高校檔案在學生中的宣傳利用研究

摘 要：高校檔案的創造者和形成者是全體師生員工，然而利用者卻鮮見有廣大學生的身影。文章就如何吸引高校學生積極參與檔案事業的建設和發展提出了自已的建議。

關鍵詞：高校檔案；學生；宣傳；利用

高校檔案是高校師生在社會實踐中自然形成的真實歷史記錄，是高校辦學歷史和辦學特色的積累和沉淀，也是無法彌補的不可再生資源，對于高校各項管理工作而言，具有十分重要的參考和憑證作用[1]。長期以來，高校檔案在科研、教學、基建、黨政管理等活動中提供了重要的資源保障，對學校各項事業的建設和發展起到十分重要的作用。高校檔案的形成主體是全校師生，但是利用檔案的主體是高校教職員工，廣大學生作為學校建設和發展的主要群體，卻一直游離在檔案的服務對象之外，不僅普遍缺少積極主動利用檔案的意識，不能充分利用珍貴的檔案資源，而且對檔案是什么，有什么作用，與他們的學習和生活有什么關系，一概缺少清晰而明確的認知。

1 不了解檔案的歷史和現狀

檔案作為歷史的有價值的原始記錄，始終伴隨人類社會的發展而不斷變遷。自原始社會的“結繩記事”、“刻木為契”伊始，檔案工作便有了最初的雛形。殷商時代，甲骨文字已經出現，甲骨文書是我國最早的檔案文件。甲骨檔案是以龜甲和獸骨為材料形成的古代檔案，商代甲骨檔案是我國最早的系統的官府文書[2]。商代掌管文書檔案工作的是“巫”和“史”，他們擁有知識，主要任務是“持書記事”，同時也承擔著祭祀和占卜的工作。秦漢時期，社會在不斷進步，公文書日益增多，檔案也在大批形成，政府設立了“長史”負責文書檔案工作，所謂“圖籍秘書”，實際上就是指檔案文件，處理檔案文件的部門名為御史臺和尚書臺。為了更好的保護檔案，漢王朝政府設立了儲藏檔案文件的庫房，比如石渠、蘭臺、東觀等。其中蘭臺是王室儲藏圖書和檔案的地方，這個名稱迄今還在使用，成了檔案的代名詞。魏晉南北朝時期，漢代保存檔案的處所——東觀，已經逐步發展成為國家機構之一——王家檔案庫。而三省制度的形成，建立了中央文書檔案工作系統，對后世的文書檔案工作產生了深遠影響。隋唐時代，掌管檔案的機構不光有三省，還有翰林院，出現了專門保管現行官員檔案的專職管理機構——甲庫，相當于現在的干部人事檔案。隋唐時期是我國封建社會中國力強大，文明發達的頂峰時期，文書檔案工作也體現了這一點。不僅文書檔案界人才輩出，而且制度建設也得到了很大的發展，從“四禁”制度、用紙制度、貼黃制度、一文一事制度到公文簽押制度、郵遞、歸檔制度、統計、鑒定銷毀制度，形成了一套嚴密而又完整的系統。而唐代特有的文書檔案監督檢查制度——勾檢，則保證了整個系統的卓有成效的運行。宋代文書檔案的主管機關是中書門下，文書工作制度已日趨完善健全，并且以法律的形式確定下來，而各級機關檔案專業機構——架閣庫普遍設立，除此，宋王朝還設立了中央檔案庫用來集中保管各類檔案。明代把專門保管檔案的庫房稱為黃冊庫，而清代最重要的檔案庫是內閣大庫，它保存著內閣和宮庭最重要的檔案文獻。新中國成立后，中國檔案事業史翻開了全新的一頁，其主要為統治者維護統治、編史修志、文化傳承的功能變成了一項維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。目前，全國共有各級各類檔案館4107個，其中國家綜合檔案館3196個，國家專門檔案館、部門檔案館、企業檔案館、文化事業單位和科技事業單位檔案館911個，從中央至地方已經形成了多門類多層次的檔案館網絡，在祖國建設的各條戰線上，日益發揮著法律憑證、歷史依據、信息資源的保障作用。

2 缺少對學生檔案的認識

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，它是大學生在校期間學習、生活、社會實踐的真實記錄[3]。學生檔案是高校檔案中利用價值最高，利用最頻繁，作用最重大的部分。學生檔案主要包括高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲材料、黨團組織材料、畢業生登記表等[4]。學生檔案對每個學生來說至關重要，利益攸關，沒有高中檔案，就無法順利辦理高校入學手續；沒有畢業生檔案，那就無法到通過用人單位的審核和考察。學生檔案記錄著每一個人在校時期的成長和進步，學生檔案管理是貫徹執行黨的教育方針，為培養、選拔、錄用人才服務的一項經常性的基礎工作。所以每個高校學生都應該認識到檔案的重要性，有責任維護自已檔案的真實完整準確，為祖國選拔人才留下原始的記錄。

3 缺少對高校檔案最基本的了解

高校檔案是高等學校在各項管理活動中從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄[5]。高校對于學校固然有著原始憑證和參考作用，對于廣大學生來說，同樣也是一個巨大的可以開發利用的資源寶庫。一是檔案珍貴的原始性可以作為學術研究的素材，為編史修志、撰寫論文提供依據，特別是一些史料獨特，具有鮮明收藏特色的高校檔案更是值得深入挖掘。如華東師范大學檔案館收藏的“冷戰檔案”；復旦大學收藏檔案館收藏的“網藏字畫”；同濟大學檔案館收藏的“紡織史”檔案；上海理工大學檔案館收藏的“印刷史”檔案等等，無不體現出高校檔案在編史修志、學術研究方面的巨大價值。高校在檔案收藏、編研及展覽方面所取得的成就和形成的整體合力，正在越來越大的范圍內和越來越深的層面上積極影響和推動著我國高校的檔案事業[6]。二是高校檔案中有優秀碩博士論文檔案可以為撰寫畢業論文提供參考。作為教學檔案主體之一的碩博士論文，具有重要學術參考價值，不僅研究涉及面廣，而且“其中不乏很有創見的理論論述或有突出成就的應用成果”[7]。三是高校檔案庫中各學科的試卷檔案可以作為學習參考之用。這些試卷都是歷任教師智慧的結晶，是全面深入學習各學科知識的好幫手、好參謀。

4 不了解高校檔案的閱覽和利用流程

根據《中華人民共和國政府信息公開條例》，公民享有查閱檔案和政府公開信息的權利，中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案和政府公開信息。利用檔案信息的方式多種多樣，比如閱覽、復制、摘錄等。而了解和熟悉高校檔案的利用流程，則有利于提高檔案的閱覽利用效率。如果前住檔案館查閱，必須持有有效證件，比如身份證、工作證、學生證等，然后向工作人員提出要查閱的內容，檔案人員根據要求，到庫房檢索調出所需檔案，利用者簽署閱覽登記后，在閱覽室閱覽，然后再歸還檔案，最后要填寫利用效果表。在利用檔案過程中，利用者必須著裝整潔，語言文明，動作輕緩，遵守檔案法律法規，。如果是電話、信函和網絡查詢，那么可以致電、致函或者發電子郵件給檔案館咨詢，同時可以登錄檔案館網站查詢。endprint

由于傳統觀念的影響，高校檔案的宣傳力度不足，檔案部門服務意識淡薄，加之廣大學生利用檔案的意識不強，導致高校檔案沒有充分發揮它為學生服務的作用和潛力。檔案工作作為一項服務性的工作，其價值的體現主要要落實到利用上，落實到服務效果上。為了吸引更廣大的學生參與到檔案事業的建設和發展中來，高校檔案在宣傳和利用上要采用強有力的手段，跨出更大的步子。

1.加強檔案在新生中的宣傳。高校檔案宣傳工作的最佳窗口，就是新生的入學教育。每年秋季新生入學，各大高校都會開展“新生如何利用圖書館”的講座，這種講座能夠在短時間內就高校學生了解圖書館，以最快的速度學會如何利用圖書館，起到立竿見影的效果。檔案館也可以采取類似方式，加強對新生進行檔案的基本知識培訓。今天入學的大學生，明日就是國家各行各業建設的生力軍和主力軍，同時，也是產生檔案、利用檔案的主要力量。大學時代越是對檔案有深入了解，那么他們走上工作崗位上就越能自覺保護檔案，更充分的利用檔案。另外，定期、分批次組織新生參觀檔案館也是一種切實可行的方法。實踐出真知，身體力行走進檔案館，近距離的接觸檔案，有利于打破學生們對檔案的神秘印象，比宣傳起到更直觀更有說服力的作用。利用高校新生們進校時一切都充滿新奇，求知欲望很強烈的時期讓他們走進檔案館，能起到事半功倍的作用。

2.利用重大活動日進行檔案宣傳。比如說每年6月9號就是國際檔案日，作為國際檔案界的一個盛大節日，為各級檔案工作者為推進檔案事業的發展提供了一個展示和宣傳的機會。高校也應該抓住契機，利用宣傳板、宣傳畫、條幅、櫥窗等方式展示檔案界所取得的成就、檔案的價值和作用等，還可以印刷精美的檔案知識小手冊分發給學生，以圖文并茂的方式讓學生在愉悅中學習和掌握檔案知識。除此外，還可以利用“12.4法制宣傳日”宣傳檔案的法律法規，以及其它一些重大的活動，檔案工作人員都可以選擇恰當的時機進行宣傳.

3.定期聘請檔案界專家學者進行講學。檔案事業是一個開放發展的事業，要學會“走出去”，“請進來”?！白叱鋈ァ笔侵敢洺Ｅ汕脖拘５臋n案工作人員外出培訓和學習；“請進來”是指要經常請一些檔案界的術業有專攻的學者和專家來校進行講學和交流。聽眾對象不僅是高校的專兼職人員，還應該包括廣大對檔案知識有興趣的教職員工和學生。

4.開設檔案學選修課。開設檔案學選修課在很多高校已經踐行，并且取得了很好的效果。開設檔案學選修課，不僅是讓學生初步了解檔案的基本知識和基本作用，而且對檔案的業務流程、檔案的編研、檔案的數字化等進行更深入的了解和學習。

5.利用網站宣傳檔案。一般的高校檔案館（室）都建立有獨立的網站，并且定期有人維護。網站的建設如果版面靈活多變，內容豐富多彩，勢必會引起更多的關注，對檔案的宣傳也會有一定的促進作用。

6.組織學生參與檔案館一些事務性的工作。檔案工作是辛苦、繁瑣、勞動強度較大的一項工作，有很多事務性的、要求手動操作的事情要做。比如對檔案文件編頁碼、輸入打印文件目錄等，這些工作可以組織部分工作認真細致負責的同學參與，在這種深度的參與檔案工作過程中，學生們可以掌握更多的檔案知識。

高校檔案是全體師員工智慧的結晶，勞動的體現，同樣，高校檔案事業只有全體師生員工共同積極主動的參與進來，才能迸發出強大的生機和活力，才能讓檔案的價值得到更大的體現，從而實現可持續性的健康發展。

參考文獻

[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設[j].合肥工業大學學報，2012，（4）：145-150

[2]周雪恒.中國檔案事業史[M].中國人民大學出版社，1994.

[3]張志敏.高校學生檔案利用的現狀問題及對策[j].蘭臺內外，2010，（2）：31-32

[4]國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[EB/OL].2008（8）

[5]國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[EB/OL].2008（8）

[6]章華明.高校檔案館的功能定位與發展路徑選擇--以上海高校為例[J].池州學院學報，2009，（3）：154-157

[7]嚴建南.高校碩士論文檔案的鑒定與優化[J].上海檔案，2003，（6）：51-52

作者簡介

汪佐民（1976-），漢族，男，湖北省咸寧市人，現職稱：館員，學歷：大學本科，研究方向：檔案管理學。endprint