如何做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作

竇智慧+孫振偉

摘 要：在檔案資源中，文書檔案作為其重要組成部分，其主要產(chǎn)生于行政管理事務(wù)活動(dòng)過程中，由文書轉(zhuǎn)化而來，其所包含的內(nèi)容較多，是對機(jī)關(guān)單位管理發(fā)展的全程記錄。在當(dāng)前信息化時(shí)代，文書檔案現(xiàn)代化管理水平有了大幅度的提升，文書檔案的信息化管理工作越來越完善，這為文書檔案工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢；具體措施

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，信息技術(shù)在各行業(yè)中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，這也使文書檔案現(xiàn)代化管理水平了有了較大程度的提升。由于文書檔案主要產(chǎn)生于行政管理事務(wù)活動(dòng)過程中，因此通過加強(qiáng)對文書檔案現(xiàn)代化管理，可以有效的增加文書檔案的數(shù)量，豐富文書檔案的載體形式，加快推動(dòng)文書檔案管理工作的規(guī)范化和信息化發(fā)展進(jìn)程。

1 文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

通過采用現(xiàn)代化技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行管理，可以有效的提高文書檔案管理的水平，提高文書檔案工作的效率。通過利用計(jì)算機(jī)可以對文書檔案進(jìn)行即時(shí)整理，文件管理效率大幅度提高，而且檔案歸檔人員工作強(qiáng)度降低，使文書資料的收集、保存、分類和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)更為便利，使整個(gè)文書檔案管理流程更具簡潔性。

（二）提高檔案的查閱速度

在文書檔案檔案現(xiàn)代化管理工作中，主要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案資源可以隨時(shí)檢索，有效的提高了文件的查閱速度，檔案使用者不需要受時(shí)間和空間的制約，能夠隨時(shí)對自己所需要的信息資源進(jìn)行查詢，不需要大量的人力和物力資源，有效的提高了文書檔案的利用水平。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

由于文書檔案數(shù)量較多，在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，在對日常公文歸檔過程中，文件的傳遞過程中極易發(fā)生丟失的現(xiàn)象。通過在文書檔案管理工作中引入現(xiàn)代化技術(shù)后，通過網(wǎng)絡(luò)即能夠?qū)崿F(xiàn)文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，文件在傳遞過程中不僅速度較快，而且有效的保證了文件的安全性。同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中，還可以針對檔案的密級(jí)來設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，這樣查檔人員可以在自己權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查檔操作，有效的保證了文書檔案信息的安全。而且利用現(xiàn)代化技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行管理過程中，不僅檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度減輕，而且不需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，可以有效的保證文書檔案信息的完整性，提高文書檔案管理的質(zhì)量。

2 做好文書檔案現(xiàn)代化管理的具體措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

在文書檔案管理工作中，文件與檔案質(zhì)量的影響作用較大，所以，必須要高度重視兩者銜接的規(guī)范化，這同樣也是推進(jìn)文書檔案工作開展的前提條件。而在實(shí)踐管理中，一定要增強(qiáng)對于文書檔案管理工作的重視程度，認(rèn)知文書檔案管理的重要作用，確保文書材料歸檔與立卷更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作發(fā)展的一體化。其中，審核文件材料的過程中，一定要檢查紙張文體與大小，增強(qiáng)文件的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，以免出現(xiàn)字跡不清晰與胡亂涂改的問題。為此，需要對各種材料進(jìn)行全面收集，確保文件發(fā)放的準(zhǔn)確性，根據(jù)詳細(xì)的要求登記并補(bǔ)充，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案工作的開展，增強(qiáng)檔案管理水平。

（二）建立健全現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

在當(dāng)前文書檔案管理工作中，需要通過建立健全現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，以此來規(guī)范文書檔案管理工作，并對文書檔案工作流程進(jìn)行細(xì)化，保證文書檔案管理制度的實(shí)用性和可操作性。在具體文書檔案管理制度建立過程中，需要做到與時(shí)俱時(shí)，增強(qiáng)制度的科學(xué)性、合理性和靈活性，并能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作提供新的工作形式，構(gòu)建完善的文書檔案管理體系。另外，還要完善文書檔案檔案的編修制度，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。并在實(shí)際工作中要做到發(fā)文稿紙和文件處理內(nèi)容的準(zhǔn)確性和簡潔性，使文件發(fā)放范圍更具合理性，以上來對文件數(shù)量進(jìn)行控制，為文書檔案管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）提高文書檔案檢索效率

首先，通過對當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價(jià)值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。

其次，通過對文書檔案進(jìn)行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個(gè)類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因?yàn)閷?shí)施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（五）打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍

在文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，需要打造一支專業(yè)化的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，以此來提高文書檔案現(xiàn)代化管理水平。在實(shí)踐工作中，需要重視對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定完善的檔案管理人才招聘機(jī)制，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)人才的培養(yǎng)，以此來加快推動(dòng)文書檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程。在實(shí)際工作中還要幫助檔案管理人員樹立現(xiàn)代化的服務(wù)理念，增強(qiáng)文書檔案管理人員的競爭意識(shí)，使其在對文書檔案管理工作中對現(xiàn)代化技術(shù)給予充分的重視，不斷的提升自身的綜合素養(yǎng)，從而為文書檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

機(jī)關(guān)單位文書檔案管理水平與其基礎(chǔ)性管理工作的水平息息相關(guān)，因此在當(dāng)新信息化環(huán)境下，文書檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)際工作中要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，完善現(xiàn)代化文書檔案管理制度，全面提高文書檔案的檢索效率，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來推動(dòng)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要作用。

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