高職院校二級院系教學檔案管理初探

摘 要：高職院校在內涵式發展的過程中要關注二級院系教學檔案的管理，本文從高職院校二級院系教學檔案管理的意義出發，明確了教學檔案對專業建設和教學改革有重要的借鑒意義和為各項評估工作積累了原始素材，進而分析了當前高職院校二級院系教學檔案管理中存在的問題，并提出了提高二級院系檔案管理水平的方法。

關鍵詞：二級院系；檔案管理；建章立制

黨的十九大強調要“優先發展教育事業”，報告明確指出：“完善職業教育和培訓體系，深化產教融合、校企合作。加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”。高職院校進入了內涵式發展的時代，各二級院系是高職院校探索內涵式發展的主力軍，在發展的過程中要增強教學系統的檔案意識。

1 高職院校二級院系教學檔案管理的意義

1. 高職院校二級院系教學檔案對專業建設和教學改革有重要的借鑒意義。

高職院校二級院系教學檔案主要是在教學過程中產生的大量過程性材料，主要包括人才培養方案、授課計劃、課表、學生成績、教師個人教學科研等成果、教研活動記錄、教師考核材料等。這些過程性材料全面、真實地記錄了高職院校專業發展過程、特色專業的形成過程，能夠展現最新教學理念、方法、技術等在教學上的應用。教學檔案材料能夠如實記錄二級院系在專業建設、教學改革上的經驗、成果，也明確記錄了其短板，教育探索永遠在路上，這些經驗、成果、短板為高職院校專業建設和教學改革提供了借鑒意義。

2.高職院校二級院系教學檔案為各項評估工作積累了原始素材。

職業教育內涵式發展的時代，教育主管部門對各個高職院校進行了系列的評估，其中包含常規性的評估和重點項目評估，這些評估主要集中在教學領域。常規性評估以《高等職業院校人才培養工作狀態數據采集平臺》（以下簡稱數據采集平臺）為代表，高職院校每年填報一次，目前數據采集平臺共分為10大類49張單表，絕大部分內容都涉及到了二級院系。要按時按質按量填報、上傳好數據，必須要求二級院系保存好所有教學檔案材料， 數據采集平臺中的數據表格不僅多，而且質量要求高，只要一個數據填報不符合要求，整個表格無法上傳。這是一個急需詳實教學檔案為支撐的系統性評估材料，需要極大的耐心才能完成。

除了常規性的教學評估外，各高職院校還要主動申報各種重點項目，這些圍繞學校建設、專業建設、教學改革等開展的重點項目都需要詳實的原始材料支撐，這些支撐材料中就有很大一部分是二級院系教學檔案。在骨干示范高職院校、卓越高職院校、“雙一流”等重點項目的申報、建設、驗收的過程就是一個高職院校提升自己內涵的過程，也是一個收集、積累改革過程、成果等教學檔案過程。示范專業、示范特色專業群、國家藝術基金培訓項目、國家非物質文化遺產傳承培訓等重點項目的申報、建設、驗收直接就是各二級院系的項目，需要展示專業建設和改革的過程、成果，也離不開教學檔案的收集與運用。

2 高職院校二級院系教學檔案管理的問題

1.檔案意識不強

高職院校二級院系承擔著繁重的日常教學工作，同時還要負責專業建設、教學改革工作，為凸顯二級院系在這些方面的成績，還要申報相關的重點建設項目。繁重的日常管理和重點項目建設工作，導致二級院系的領導忙于應付各項工作，缺乏資料規整意識和檔案意識；二級院系教師教學任務中，年課時量基本在三百多，還要參與各項教學改革研究、企業頂崗實踐等工作，大部分一線教師還需要參與到重點項目建設，對于資料規整、歸檔，習慣性地認為是給自己增添麻煩，缺乏應有的檔案意識；二級院系教學秘書承擔了院系常規教學管理，同時還要承擔繁重的重點項目建設任務，無暇顧及教學檔案的收集、整理工作，平時積累的教學檔案比較少，只有院系領導、教師主動上交的部分材料，重點項目建設時必須要有的支撐材料才會敦促相關教師按要求上交并分類整理。

2.檔案人員水平不高

高職院校二級院系檔案管理工作人員基本上是由教學秘書兼任，教學秘書一般以教學管理相關專業畢業生為主，鮮少有專門的檔案管理專業的畢業生。高職院校由于人員編制有限，只有學校檔案室才有檔案管理專業人員。同時教學秘書的職責主要是日常教學管理和重點項目建設，檔案管理基本上沒有納入工作職責范圍。加之高職院校和二級院系均忽視了對教學秘書檔案管理知識的培訓，導致教學秘書本身的檔案水平不高，教學管理過程中哪些資料要歸檔，哪些資料以紙質稿的方式歸檔，哪些資料以電子文檔的方式歸檔，收集的檔案資料如何分類歸檔都沒有明確的標準，檔案管理處于自發狀態。

3.檔案管理不規范

高職院校檔案室有嚴格的檔案管理規章制度，但這些好的經驗沒有推廣至二級院系，二級院系教學檔案的收集、分類、使用上都無“法”可依，沒有標準可以參照，處于混亂狀態。例如收集一學年學生、教師獲獎情況，有些院系按照每個賽項整理歸檔檔案材料，有些院系按照每個人整理歸檔檔案材料，還有些院系按照獲獎級別整理歸檔檔案材料。沒有統一的標準，各二級院系教學檔案材料看得人眼花繚亂。

3 提高高職院校二級院系教學檔案管理水平的方法

1.提高二級院系全體人員的教學檔案意識和水平

提高二級院系教學檔案管理水平一定要先從檔案意識下手，讓二級院系所有的教學活動開展都留下痕跡，把活動開展的方案、前期準備、開展過程、活動取得的成果、收獲到的獎勵和認可都整理歸檔。無論是二級院系的領導、教師，還是教學秘書都樹立好檔案意識，每項活動開展完成后要主動整理上交教學檔案，教學秘書需要核查、整理收集到的檔案材料，經院系領導審核材料后歸檔。教學秘書要敦促教師按時按質按量完成檔案規整、上交工作，甚至可以把教學檔案的整理、上交情況納入教師的年度考核指標體系。

直接收集、管理、使用教學檔案的教學秘書更加要增強自身的檔案意識與水平，主動加強業務學習，提高自己的檔案管理能力，從建檔、整理檔案、使用檔案等方面全方位進行學習。

2.建章立制，規范二級院系檔案工作

高職院校二級院系檔案工作的混亂現象要得到徹底解決必須要有一個建章立制的程序。

二級院系教學檔案管理要納入學校檔案管理的工作中去，建立好一支兼職檔案管理隊伍，通過走出去向兄弟院校學習經驗或者參加專門的教學檔案管理培訓，或通過邀請相關專家來校進行理論與實操培訓等方式，提高兼職檔案工作人員的業務素養和業務水平。

教學檔案，必須出臺專門的教學檔案建檔、管理、使用的規范。哪些材料要納入教學檔案，哪些材料一定要用紙質稿的檔案存檔，檔案材料的分類方式，檔案材料的保管年限等都要有明確的規定。筆者所在的湖南工藝美術職業學院就碰上了這樣的尷尬，有幾年數據采集平臺上由教師或者二級院系教學秘書填報的教師科研成果非常少，但第二年科研處統計的科研獎勵成果非常多，有時候甚至數據采集平臺中填報的成果只有實際成果的三分之一。針對這種教學檔案收集嚴重不完整的情況教務處和科研處聯合下文，只有上報院系、填報了數據采集平臺的科研成果才納入科研成果獎勵的范圍。這一制度出臺后，教師再也不會忘記上交二級院系檔案材料，再也不會忘記填報數據采集平臺了。

在高職院校內涵建設的時代里，二級院系也要加強內涵建設。內涵建設的過程不僅僅是專業建設和教學改革的深化過程，也是教學檔案管理全面提升的過程。

參考文獻

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作者簡介

王飛（1979-），男，漢族，湖南寧鄉人，中級職稱，職業教育學碩士，湖南工藝美術職業學院，研究方向：職業教育和英語教育。endprint