檔案信息化建設與檔案管理分析

李陽+姜慶玲

摘 要：隨著我國經濟技術的不斷發展，現當下各行各業都利用先進的計算機信息技術對檔案進行管理。檔案管理是企業管理工作中重要的組成部分，檔案的管理關乎著公司的發展，只有將檔案管理工作做好，才能保證需要的時候能夠將檔案調出來使用。信息化檔案管理可以將檔案資料進行長期的保存，并且不會出現損壞丟失的情況，信息化的檔案管理方式還能夠實現檔案數據的融合與共享。雖然現當下有很多的企業已經開始使用信息化檔案管理模式，但是在實際工作中還是存在一系列的問題。下文將進行詳細分析。

關鍵詞：檔案信息化管理；建設；檔案管理

檔案信息化建設指的是將現有的檔案管理手段與當下的計算機信息化技術相結合建設成一套完善的檔案管理系統，工作人員可以通過信息化管理系統對檔案進行搜索、編輯、保存及錄入數據等。相比于傳統的檔案管理方式，更加的方便，并且容易操作。不僅減少了工作人員的工作量，提高了工作效率，而且檔案資料信息化可以減少相關單位因為保存檔案而花費的成本，大大提高了檔案保存時限。摒棄了使用紙質來保存資料出現問題的種種情況，使檔案管理工作又上升了一個臺階。

1 當下使用信息化方式管理檔案存在的問題

1.1 數據具有異構性

檔案信息化管理系統接收的是從不同的單位、不同的網絡傳送送過來的數據，所以數據存在較大的異構性。這樣就會導致數據的來源、文件屬性、數據結構、文件格式都存在較大的差異，在找文獻的時候，如果忽略文件的異構性，或是尋找的文件在存儲路徑、保存格式等各個方面不符合要求，很可能會對工作造成影響。這種情況下，就會增加工作人員的工作負擔，不利于工作的順利展開。同時對于文件管理系統的建設要考慮文件的異構性，否則容易導致系統在輸入或導出時出現數據混亂，從而引起檢索范圍或對象不具有可操作性。

1.2 現當下的檔案信息化管理具有高度的分散性

由于不同的單位發到檔案信息化管理系統中的數據會出現相同的情況，所以在利用目錄功能進行搜索的時候，可能會出現很多相同名字的文件。如財務報表這一項，某個單位的下屬單位中都有財務報表這一項，除了總部，還有很多分支機構有這樣一項，在檔案信息管理系統接受信息的時候，就會導致信息既分散又重復的情況發生。若是工作人員想要在這些文件里面找出來那行有用的信息進行分享，就會面臨大量的篩選信息和數據的工作。不僅浪費了工作人員在篩選時候的時間，而且不能夠保證分享出來的數據的有效性。

1.3 管理制度的落后

檔案管理信息化系統最大的優勢在于，工作人員可以利用計算機技術，在最短的時間內搜索出來最想要的信息，現在的檔案資料都是以數據的形式進行管理和存儲的。正是由于檔案管理的工作越來越便捷，所以更需要完善的管理系統，制定科學合理的管理制度，有效的對工作人員和系統進行管理。隨著檔案管理信息化系統的不斷完善，工作人員的操作變得越來越簡單，可能之前一天的工作量只需要幾個小時就完成了，所以很多工作人員會出現偷懶的僥幸心理，導致信息不能被及時的錄入與管理，這就會嚴重影響數據使用的時間。由于沒有對工作人員進行嚴格的管理，有些數據甚至都沒有被錄入，在后期想要找或者使用數據的時候就會出現一系列的問題。

2 檔案管理信息化系統的措施

2.1 建設完善的檔案管理系統

雖然檔案管理變得越來越信息化，但是如果沒有完善的信息化系統，還是不能起到應有的作用，通常情況下，檔案管理信息系統會分為企業內部具有較高嚴密性的檔案，和對外提供服務的公眾平臺，方便工作人員查閱。另外可以通過計算機信息技術，將具有檔案管理功能的網站設置成兩個功能項，一個用來存放企業內部的文檔信息，另一個為檔案的應用進行宣傳，但是在網絡上進行這種服務的時候，技術人員一定要保證好網絡的安全性。

2.2 計算機技術科學合理的融入到檔案管理工作中

檔案管理部門的工作人員要求必須是會一定的電腦知識的人，通常情況下，檔案管理部門對接收過來的文件內容進行檢查和審核，保證所有已經保存的文件和文檔都是符合公司規定的，并且針對其不同的內容與要求進行相應的整理和分類，這個時候就需要用計算機信息技術來快速高效的完成工作。其具體的工作過程是接收符合要求的有效的電子文件，對電子文件的處理、整理，最后將最有價值的文件進行保存。并且在相應的工作需要之下，檔案的價值能夠實現自身的價值。

2.3 歸檔過的電子文件也要進行相應的管理

電子文件歸檔指的是，檔案管理工作人員在對檔案進行審核和保存的時候，需要對其記使用價值分類和保存。工作人員需要用計算機技術將保存好的文檔設置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數據的原始性。用電子信息技術保存文檔，避免了保存紙質文檔時候出現的問題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術與檔案管理的工作結合，并且保證每隔一段時間就要對檔案信息進行復制并且上傳到云盤中。這樣就能保證在發生設備發生設備損壞的情況下，不會將數據丟失。并且云盤中的數據可以進行更好的共享和保存。

3 提高檔案管理信息化系統的建設標準

3.1 提高電子文件歸檔管理的信息化水平

很多時候檔案管理部門所接收到的信息是零散的資料，并不是符合標準的文件，所以工作人員需要利用一定的計算機技術，將收集過來的資料如圖像、視頻等轉換成能夠保存的文件形式。并且針對其不同的使用價值，要對其進行相應的鑒定來確定保存量的大小與完整性。檔案管理工作人員在進行工作的時候一定要制定科學合理的操作流程與管理制度，將檔案管理工作規范化、流程化。

3.2 提高工作人員的綜合素質

檔案管理的工作雖然是特別簡單的工作，但就是因為其簡單，很多的工作人員會偷懶，對待工作的責任心不足，為避免這種情況發生，企業要不定期的給檔案管理工作人員安排相關的計算機技術的培訓，不僅要注重技術理論知識的培訓，而且要加強工作人員的思想層次的培訓，這樣工作人員才能擁有一個積極的工作態度，從而提高工作效率。想要更好的做好檔案信息化管理工作，員工自身也要不斷的進步，需要不斷的去學習，盡最大的努力去提高自身的綜合素質，對待管理工作應該不斷的推陳出新。企業可以為相關工作人員制定完善的獎懲制度，如表現優秀的員工可以多發獎金，犯錯的員工也要給予大力的懲罰制度，這樣不僅可以讓員工提高責任心，而且保證了工作人員工作時候的嚴謹性。相信在檔案管理信息化系統不斷的普及，會有越來越多的企業利用這種方法改變傳統的管理模式，幫助企業在檔案管理工作中更上一層樓。

4 結束語

信息化檔案管理不僅能夠提高管理工作的水平，而且提高了員工的工作效率，想要更好的完善檔案管理系統，企業就需要不斷的引進專業的技術人才，并且要不斷的強化工作人員的管理能力，定期的給企業員工進行檔案信息化管理的培訓，保證員工能夠在保證落實檔案管理工作的同時，不斷的創造新型的檔案信息化建設的方案。檔案是一個公司最重要的信息，所以完善的檔案管理系統不僅可以提高企業的收益，還保證了企業的信息安全性。

參考文獻

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