新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

霍瑞艷

摘 要：近年來，在我國的事業(yè)單位中，檔案資源的作用越來越重要。因此如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作、逐步提升檔案管理水平成為事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文從新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀入手，對創(chuàng)新檔案管理的思路進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供良好的支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作方式；發(fā)展；創(chuàng)新

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化的同時(shí)提高信息化水平。從現(xiàn)在來看，我國的事業(yè)單位比較特殊，它們本質(zhì)上是公益性的，所以其和政府機(jī)關(guān)存在根本性差異。而要想實(shí)現(xiàn)和社會發(fā)展的相適應(yīng)，就要不斷完善現(xiàn)在的檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識薄弱

作為國家的特殊部門，事業(yè)單位與一般的廠礦企業(yè)有所不同，部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員一味追求工作效率與結(jié)果，缺乏正確的檔案管理工作意識。首先是領(lǐng)導(dǎo)干部層面，其普遍認(rèn)為管理工作屬于簡單的文員差事，對檔案管理缺乏長遠(yuǎn)完備的工作計(jì)劃。其次，在這種影響下，管理人員對于檔案資料往往會以裝進(jìn)檔案袋并放入柜子作為唯一工作任務(wù)，而不會具備重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏的意識。這可能會導(dǎo)致檔案的丟失或遺漏，在需要指定檔案資料卷宗時(shí)手忙腳亂，無法及時(shí)找到所需資料。在極少數(shù)出于考核要求進(jìn)行檔案達(dá)標(biāo)升級評定的單位中，也只是被動(dòng)進(jìn)行，缺乏思想意識上的認(rèn)識。

1.2 檔案管理信息化技術(shù)手段應(yīng)用不足

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對于檔案管理工作提出了新的要求，怎樣更加有效地把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的實(shí)踐中，成為了眾多學(xué)者和專家研究的課題，也是檔案管理人員不斷探索的問題。但是，由于相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)性不足，所以導(dǎo)致相關(guān)工作的開展和進(jìn)行受到一定的阻礙。這樣就會導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用有效性不高，難以發(fā)揮其促進(jìn)作用，直接影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了檔案的查閱和利用效率。

1.3 檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能

不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案管理工作比較無聊，但正是因?yàn)槿绱耍嚓P(guān)的工作人員更要認(rèn)真對待，樹立責(zé)任感，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，相關(guān)的工作人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才可以更好的開展檔案管理工作。現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理人員工作比較隨意，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，對這一工作的了解程度不夠，還存在一些工作人員態(tài)度不端正，工作散漫，這些都會對事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。

1.4 事業(yè)單位的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理制度

現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理工作只是一種形式主義，缺乏相關(guān)的管理制度，這客觀的體現(xiàn)了對于檔案資源的重視力度不足。所以，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)必須加大重視力度，完善相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作積極性，只有這樣才可以提高現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理水平。

1.5 硬件設(shè)施落后

事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)檔案發(fā)霉或者損壞等問題，這也反映了我國事業(yè)單位在檔案管理與投入存在的問題，不僅體現(xiàn)在管理人員的設(shè)立上，也體現(xiàn)在配件設(shè)施的匱乏上。一些事業(yè)單位沒有配置電腦，或者檔案盒供不應(yīng)求，使得檔案歸類模糊，擺放凌亂，為檔案查找工作增加了難度。此外，部分檔案室建設(shè)與擺放不符合規(guī)范要求，甚至存在堆放易燃易爆物品的現(xiàn)象，增加了火災(zāi)隱患。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新分析

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識

首先，要從單位領(lǐng)導(dǎo)層面入手，改變其過度看重業(yè)務(wù)而忽視檔案的思想，幫助其糾正錯(cuò)誤觀念：事業(yè)單位的工作既包括顯耀的人前工作，也包括檔案管理這樣的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。如果單位的領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理工作方面意識淡薄，過度重視能看到成績的工作，就難免會引領(lǐng)基層工作人員發(fā)生認(rèn)識和行為上的偏差，導(dǎo)致檔案管理工作難以落到實(shí)處，達(dá)不到真正的管理目的。其次，要在領(lǐng)導(dǎo)干部的引導(dǎo)下，加大投入力度，逐步加強(qiáng)檔案管理人員的工作意識，力求更好地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 積極應(yīng)用信息技術(shù)

人類社會已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，所以在開展事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的時(shí)候，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)成果，采取更加有效的方式，充分借助信息技術(shù)的便捷和高效，努力提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該重視信息技術(shù)的應(yīng)用，組織相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，提高信息技術(shù)的應(yīng)用效率。通過這樣的方式，會使檔案管理工作的效率不斷提升，并且檔案的檢索會更加方便。

2.3 完善檔案管理相關(guān)制度

為了更加有效地開展檔案管理工作，首先應(yīng)該注重完善檔案管理相關(guān)的制度，為檔案管理工作提供制度上的保證。在具體的工作中，應(yīng)該從制度上對于檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，從而更好地滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要。同時(shí)，應(yīng)該注重加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視程度，完善相關(guān)約束機(jī)制，確保相關(guān)人員對于檔案管理工作給予足夠的重視。在制度上對于相關(guān)人員的行為進(jìn)行約束，使其能夠嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，這樣會使檔案管理工作的科學(xué)性不斷提升。

2.4 改進(jìn)檔案管理手段

政府部門和事業(yè)單位要加大對檔案管理的資金投入，改進(jìn)檔案管理的手段。一方面，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，諸如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等，另一方面，可以加強(qiáng)事業(yè)單位之間的交流，探討彼此的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)取長補(bǔ)短。工具的創(chuàng)新是檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位要積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大技術(shù)優(yōu)勢，依托先進(jìn)的檔案管理工具，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理的不同層次要求，采用綜合性的技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行有針對性的管理工作，以確保檔案管理工作的保密性和高效性。最后，事業(yè)單位要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在確保檔案管理保密性的基礎(chǔ)上，積極進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，拓展檔案管理的范圍。

2.5 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

作為檔案的直接管理者，檔案管理人員必須從各方面加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，不斷提高管理工作質(zhì)量。首先，檔案管理人員帶著全心全意為人民服務(wù)的精神，在平凡的檔案管理崗位上不計(jì)得失，默默奉獻(xiàn)。其次，管理人員必須具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以專業(yè)的檔案管理知識來開展相關(guān)工作，做到科學(xué)整理與存放檔案。與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理人員還需要具備的是相應(yīng)的觀察能力與分析能力，做到敏銳觀察、有效分析辨別檔案利用者的別有用心，爭取更好更快地掌握檔案管理工作的規(guī)律。

2.6 逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

要想保存好檔案原文件，就要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，通過一定的信息手段保存好信息資源，進(jìn)一步建立事業(yè)單位的檔案資源數(shù)據(jù)庫，有利于為信息需求者提供良好的服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

3 結(jié)語

在新時(shí)期的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展關(guān)鍵是要?jiǎng)?chuàng)新思路。因此，考察事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在著的問題，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大技術(shù)優(yōu)勢，從多方面拓展事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新，滿足新時(shí)期事業(yè)單位對檔案管理工作的要求。

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