淺談教育會計檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

李發(fā)文

摘 要：教育會計檔案是記錄和反映教育事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，而會計檔案管理則是日常會計工作的重要組成部分。隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用， 手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，傳統(tǒng)意義上的檔案也就變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。本文從建立教育財務(wù)檔案信息化的重要性、主要內(nèi)容及其必要措施三個方面，進(jìn)行粗淺闡述，以求探究認(rèn)識教育會計檔案信息化管理工作的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：教育；會計檔案；信息化；現(xiàn)實意義

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案。隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，傳統(tǒng)意義上的檔案也就變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。對會計信息化檔案管理，又是一門新學(xué)問，需要會計人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極探索，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，建好用好電子財務(wù)檔案，提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)工作效率。本文淺談會計檔案信息化管理中的優(yōu)勢，意在促進(jìn)財務(wù)會計檔案管理的完整化和規(guī)范化。 畢業(yè)論文網(wǎng) ht

1 教育財務(wù)檔案信息化的重要性

財務(wù)檔案的特點是“快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁”的方向發(fā)展，這對傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。從政策環(huán)境方面看，隨著國家和教育財政經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展，財務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化也越來越頻繁，甚至某些科目經(jīng)費指標(biāo)一年內(nèi)會進(jìn)行幾次調(diào)整，各種指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，每年都可能會變化，各種會計賬簿的報表與結(jié)算，每年都會有不同的內(nèi)容。在日常管理工作中，有時需要財務(wù)檔案不但能夠反映本年度經(jīng)費活動情況，而且還要能夠反映上年、下年或若干年的經(jīng)費活動情況。于是，在財務(wù)檔案中，各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項目越來越復(fù)雜。這些，都給教育財務(wù)管理工作增加了難度。

在這種背景下，建立電子財務(wù)檔案就顯示出無可比擬的優(yōu)點，能夠很好地適應(yīng)教育財務(wù)檔案的需求。電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤光碟等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案有許多優(yōu)勢：

㈠電子財務(wù)檔案易于修正，拷貝和重置，便于糾錯，攜帶和傳遞；

㈡電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可存貯于軟盤，硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；

㈢電子財務(wù)檔案便于計算、分析、快捷獲得所需結(jié)果。

2 教育財務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

2.1 搞好數(shù)據(jù)的挖掘和整理，建立數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

未來財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案數(shù)據(jù)采集的源泉和基礎(chǔ)，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立教育財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，按照教育財務(wù)檔案的內(nèi)容分類，可以建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等類別，建立若干個相應(yīng)的基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機。

2.2 搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率

建立完善財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將上級的有關(guān)文檔，以及本級各單位的相關(guān)文件，直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面，也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢，實施光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息查詢。總之，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形式上、調(diào)閱上的存在的時空差，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財務(wù)資源、人力資源，提高財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

2.3 提高財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案

財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終都要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員加以處理和運用。由于信息量大，保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的，這就必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。因此，以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)字等為手段，建立決策支持系統(tǒng)，無疑擁有其無可比擬的優(yōu)勢。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

3 教育財務(wù)檔案管理信息化應(yīng)采取的措施

財務(wù)檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

3.1 各級教育部門領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視和大力推動

領(lǐng)導(dǎo)是財務(wù)檔案管理信息化的真正推動者，領(lǐng)導(dǎo)信息化意識的高低直接決定著檔案信息化建設(shè)的力度、進(jìn)度和深度。領(lǐng)導(dǎo)要樹立科學(xué)的管理理念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識到計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)檔案工作的真正意義。

為此，教育主管領(lǐng)導(dǎo)要投入一定精力，關(guān)心和支持財務(wù)檔案管理信息化這一事務(wù)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，并把財務(wù)檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍。分管財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，要隨時關(guān)注此項工作，了解財務(wù)檔案工作情況，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)財務(wù)檔案人員依法開展工作，及時而又切實地幫助并督促檔案人員解決工作中存在的實際困難。

3.2 加強教育財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件

教育檔案信息資源的開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的紐帶和橋梁。在工程規(guī)劃初期，應(yīng)該有財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路，考慮各方面的需要，避免在系統(tǒng)進(jìn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，從而提高管理效益。

在財務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全措施，實行電子簽單制度，建立健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制，完善電子文件簽入簽出制度，從而保障財務(wù)檔案不被篡改，也便于追溯和查實使用過文件的人員。

3.3 提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務(wù)管理信息化是需要不斷完善、優(yōu)化的工程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高

建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。對于在職財務(wù)檔案人員，要重視加強繼續(xù)教育學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，來提高他們掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。

還要建立合理的財務(wù)檔案管理人員的績效考核評價方案，對那些財務(wù)檔案管理信息化工作能力強、成績好的單位和個人，要及時進(jìn)行表彰，激勵主管人員學(xué)好信息化，用好信息化。

總之，加強會計檔案信息化管理工作，是教育各級各部門當(dāng)前亟待布局和健全的重要財務(wù)工作，各直屬單位都要高度重視，積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)檔案信息化管理工作水平，更好地為社會主義教育事業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉雪晶《淺析會計信息化檔案安全與維護》（《財會通訊》2008年第12期，時間：2010-06-04）

[3]《行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理工作實務(wù)全書》endprint