事業單位人事檔案管理現狀與對策

陳爽

摘 要：人事檔案是人才識別、選拔及考核的執行標準。事業單位在人事檔案過程中，應堅持“以人為本”的服務原則，提升管理質量，完成人力資源合理調度的義務。本文通過分析人事檔案在事業單位中的管理現狀，總結了當前事業單位管理存在的問題并提出解決方案，旨在提升事業單位人事檔案管理水平，為其更好發揮人力資源管理作用提出建設性意見。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；人力資源

人事檔案是我國人事管理模式的重要組成部分，既包含了個人身份信息，又收集了當事人學歷、資歷、信用記錄、勞動保障等各個方面的情況信息，在個人職稱申報和社會保險的辦理過程中都是必不可少的依據。隨著事業單位體制改革的不斷推進，對事業單位人事部門的管理任務提出了更高的要求。加強對人事檔案管理的研究，有助于事業單位人才管理的提高，對保障人力資源合理調度，促進社會和諧發展具有重要意義。

1 人事檔案管理的意義

人事檔案收錄了公民的族籍、受教育水平、工作經歷、重要功績及榮譽、資信情況等重要信息，是事業單位識別、選拔人才的重要依據。此外，部分人事檔案還記載著個人思想道德、業績、成長過程等信息，是組織考察和管理人才的途徑之一。人事檔案管理工作的主要內容是對人事檔案進行收集、整編、調度、保存和統計。做為事業單位，完整高效的人事檔案管理是其平穩運行的基礎和保障，同時肩負著重要的社會義務和管理價值。隨著國民經濟的發展，社會節奏逐漸加快，人事檔案的調動和信息收集工作日趨頻繁。此外，由于計算機技術和信息化水平的不斷提升，對事業單位人事檔案管理人員工作提出了更高的要求。隨著事業單位改革的逐漸深化，提升人事檔案管理水平成為了社會密切關注的課題[1]。

2 我國事業單位人事檔案管理現狀

2.1 缺乏對人事檔案管理工作的重視

長期以來，事業單位管理機構對人事檔案的管理重視程度不夠，把人事檔案的管理工作當作一種常規業務以外的輔助工作，忽視了事業單位作為社會服務機構的社會職責與義務。人事檔案管理工作不僅意義重大，其管理內容也相對復雜，通常而言，檔案管理工作應包含從收集到統計一系列的流程，但部分事業單位管理部門僅將工作重心維持在保存檔案這一個方面。只需做到領導審查時不出現檔案丟失或損毀即算達成工作任務，基層管理人員工作積極性不高，領導部門缺乏重視，沒有起到模范帶頭作用。一些事業單位甚至必要的管理設備和人員補充，每年的議事日程與結算統計也缺乏對人事檔案管理工作的匯報內容，檔案管理缺乏主動性，由于事業單位區別于企業不具備自我盈利的職能，在總結工作時不涉及人事檔案管理的項目，也就缺少檔案管理所必須的設備、資金和人才，進一步加劇了人事檔案管理的漏洞，限制了事業單位人事檔案管理水平[2]。

2.2 檔案管理人員業務能力不高

長期以來，由于事業單位組織形式的特殊性，經費統一來源于財政部門批款補助，不實行經濟核算，因此其工作人員主體大多是通過事業編單位考試選拔而來，這類工作人員具有較強的適應能力和綜合業務能力，但在人事檔案管理方面，由于領導機構缺乏重視，錯誤估計了人事檔案管理的專業性，使事業單位內部的檔案管理工作呈粗放化趨勢，從事檔案管理工作的人員包括從其他事業單位臨時調動，或企業單位租借而來，甚至包括一些應屆的大學生和兼職人員，由于工作崗位流動性強，而檔案管理工作繁瑣而復雜，崗位交接過程中缺乏溝通和資料的整理，沒有對檔案管理完成度進行數據整合，嚴重影響了工作效率。此外，由于管理工作以人工為主，加上調度工作的頻繁，檔案文件出現氧化發黃、褪色變色也是屢見不鮮，使人事檔案管理工作不僅沒有完成其整理任務指標，連最基礎的保管和調度工作都難以保障[3]。

2.3 信息化水平低

人事檔案管理是一個長期而復雜的過程，我國人口基數大，人口密度分布不均衡，對計算機技術及信息化管理的要求更高，隨著社會一體化的推進，各事業單位之間人力資源的調動更為頻繁，提升事業單位人事檔案管理部門信息化水平已經成為了亟待解決的問題。手工收錄信息存在著工作效率低下，誤差率高，對紙質檔案資料存在破壞性等一系列弊端，先進技術手段在企業單位很早就有運用，但時至今日事業單位尚未普及資料檢索、大數據調閱等基礎功能。此外，手工錄入還存在勞動強度過高、機械系強的問題，容易使基層工作人員產生倦怠感和抵觸心理，影響了人事檔案管理工作效率和信息收集質量[4]。

3 人事檔案管理問題的解決方案

3.1 加強檔案管理部門建設

引導管理人員正確認識事業單位人事檔案管理的重要性，是推進事業單位改革及解決人事檔案管理問題的根本前提。事業單位領導應當起到帶頭表率作用，正確認識人事檔案管理工作的積極作用，建立健全事業單位人事檔案管理人員責任制，制訂正確的考核和崗位責任制度，樹立事業單位社會服務義務標桿，將人事檔案管理工作同事業單位的日常職能同步回歸到正確的建設軌道上來。例如，吉林省人力資源與社會保障廳在一次公開聽證會上收集到來自單位內外及社會多部門的反饋，表示該單位人事檔案管理工作人員存在服務態度差，檔案管理不專業等問題，領導部門經過討論后決定召開部門內部討論會議對基層管理人員進行調換和撤崗，規范檔案管理制度，并申請向全省范圍內開展管理人員監督工作，正確認識人事檔案管理問題；改進粗放化人事資源調度，實行企業化、精細化人員管理，杜絕人事檔案的損壞和不當保存等現象發生，確保事業單位完整履行社會義務[5]。

3.2 增加資金投入，提升信息化管理水平

由于事業單位不具備自負盈虧、賺取利潤的職能。因此事業單位領導部門要加強與財政機關的協調與溝通，在項目總結和管理過程中，要將引進現代化信息管理設備更新和專業管理人才建設提上日程，提升財政補貼水平，將更多資金投入到人事檔案管理項目當中來，引進先進管理人才和計算機信息管理人員，定期開展事業單位內部計算機檔案管理資料錄入培訓與講座，引導現有基層工作人員積極學習計算機技術與人才檔案管理的實踐結合，掌握必要的軟件操作能力，培養基層工作人員綜合素質。運用互聯網+大數據思維，對人事檔案影像、圖像資料進行甄別和分類，將檔案數據進行信息化處理，同時要注意網絡安全建設，避免事業單位數據儲存信息被不法分子利用，保證人事檔案非可見信息安全度，保障數據管理完整性和密鑰權限不被破壞，提升人事檔案管理信息抽取效率。

4 結論

人事檔案是我國公民資料的集成，是社會識別與應用人才的依據，對個人發展及享受社會福利具有重要意義。目前，我國事業單位在人事檔案管理過程中，存在著管理水平落后、重視程度不足、信息化水平低等問題，需要深化事業單位改革，提升人事檔案管理水平、加強信息化技術應用。希望本文得到事業單位管理及工作人員的重視，建立健全檔案管理制度，為保障公民履行社會義務，促進社會和諧發展共同努力。

參考文獻

[1]馮艷.事業單位人事檔案管理現狀與對策[J].檔案管理，2015，12（2）：87-88.

[2]朱琳.事業單位人事檔案管理的現狀與對策[J].城建檔案，2017，23（9）：10001-10002.

[3]張忠源.淺談如何提升事業單位人事檔案管理水平[J].現代經濟信息，2016，18（15）：127-127.

[4]孫麗媛.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察，2015，45（34）：49-50.

[5]張小蘭.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策建議[J].卷宗，2015，5（12）：61-61.endprint