高校財務檔案管理中存在的問題及對策

潘斯雯

摘要：隨著我國高等院校教育的不斷改革深化的過程中，高校財務檔案管理工作也逐漸朝著嚴格規范化方向發展。高等學校財務檔案管理的重要作用就是記錄財務狀況以及經濟活動。所以，增強高校財務檔案管理對提高高校財務案卷質量與效益有著十分重要的作用。文章將重點對高校財務檔案管理問題進行分析，對高校檔案管理工作提出了對應的解決對策和措施。

關鍵詞：高校；財務檔案；管理；問題；對策

高校財務檔案是高校所有機構全部員工進行教育、科研、教學和學校建設發展等方面，構成的具有參考、保存、使用價值的財務收支材料。財務檔案是否真實可靠、完整準確，對高校財務檔案管理質量以及高校教育事業的發展有直接影響。

一、高校財務檔案的特點

（一）真實性

學校發展當中每一次經濟業務往來的詳細情況，都經過許多張具體有效的票據憑證非常清楚準確的記錄在案。檔案擁有不能改動的特性，直接決定在任何時候產生的與經濟有關系的活動憑證都是真實可靠的，保存財務檔案就是保存高校全部財務往來的證據。

（二）檔案內容的專業性

高校日常財務活動當中包括兩個主要的收支線，與之對應的財務檔案包括兩個方面：首先是財務收支票據，例如學生學費收據、助學金以及獎學金的發放清單、科研以及教學經費支出、辦公支出單據、服務業統一收據、行政事業單位往來款票據。其次，財務核算專業憑據。例如工資獎金福利津貼發放表、單據賬表、銀行對賬單據等，財務檔案可以將高校經濟活動過程和財務狀況完全反應出來。

（三）利用性

高校財務檔案使用高校檔案的過程中，具備非常高的利用率。可以具體劃分為兩個步驟：首先，財務部門管理的開始兩年中，這個時期就是對財務內部結算進行審核以及業務查詢。其次，轉移給學校綜合檔案館之后查詢使用，關鍵是服務于高校審計、財務、后勤和高校老師、畢業生等個人需要查詢的財務憑證。特別是每年高校財務審查、不同層級和目的審計都需要大量的財務憑證的查詢，便于對有關問題進行核證，所以直接證實了高校財務檔案具備非常大的利用性。

（四）關聯性

高校應用的“統一領導、集中管理”或者是“統一領導，分級管理”的財務管理制度，按照學校發展的需求統籌安排和應用學校的各種經費和資源，各部門單位作為統一的有機整體，經濟活動當中一同進行節約、增收，構成聯系性非常高的財務檔案，不能分割，更好的將高校整體財務情況有效表現出來。同時，財務檔案可以為預算提供依據，關聯性非常好。

二、高校財務檔案管理中存在的問題

（一）財務檔案管理模式落后，檔案利用率低

如圖1所介紹的這樣，當前高校保存的大部分都是紙質財務檔案，只關注數量并未關注質量，工作量非常高的同時，有的管理者并無法按照嚴格的規范標準對憑證進行認真審核以及仔細歸檔，還有可能產生不及時歸檔的現象。因此，應用最原始的方式歸檔和檢索大量的財務檔案，造成管理效率以及使用效率變低。

（二）財務檔案管理意識淡薄

財務檔案管理意識不高作為高校財務檔案管理工作當中一直存在的問題，也是無法具體改進的問題。目前高校財務檔案管理人員編制不足、工作量大的情況下，并未真正重視財務檔案管理，加上學校經濟業務多樣化的進步發展，財務檔案管理包括多個部門協同管理，造成更加繁重的檔案資料收集任務，導致檔案資料無法完全收集、整理，沒有條理的現象經常出現。實際工作當中，大部分高校財務部門，無法根據要求將會計檔案及時移送給檔案管理部門。例如，有些會計賬簿已經超過歸檔期限兩年還無法將這些資料歸檔。

（三）高校財務檔案的內部管理制度不夠完善

長時間以來，財務檔案管理工作一直沿用傳統的方式。財務檔案收集、整理以及裝訂大部分都是由負責賬務的會計工作者兼職，財務部門也并未設置專門的財務檔案管理職位；財務檔案歸檔也無法在審計人員審查、核對后交給檔案人員接收。因為檔案人員往往不具有專業的會計知識，所以他們不太可能將財務檔案可能存在的問題發現，也就會導致財務檔案質量無法保證。

（四）高校財務檔案的鑒定銷毀難

財務檔案管理工作當中不可或缺的一個重要環節就是財務檔案鑒定銷毀工作。現實工作內容當中，這個環節往往無人進行，存在無人來銷、無人敢銷的情況。大量超期財務檔案并未及時進行銷毀的情況出現，給庫房帶來非常大的存儲壓力。檔案管理人員針對財務會計檔案鑒定銷毀工作的艱巨性和責任重大出現的畏難心理，導致學校財務檔案鑒定銷毀工作非常難進行下去。

（五）管理人員素質不高，缺乏相關專業知識

高校財務檔案管理需要高水平高素質的財務檔案管理工作者，需要財務檔案管理人員具備十分熟練的財務檔案管理技巧，豐富的財務檔案管理知識。但是，目前我國高校財務檔案管理人員的總體素質并不高，專業知識不足。從事我國高校財務檔案管理工作的人員，能夠在利用現代化手段進行財務檔案收集管理，同時將紙質檔案轉化為數字檔案的人才非常少。在大部分高校財務檔案管理工作崗位中大多數配置的是臨近退休、專業水平不足的工作人員，檔案管理知識與財務知識不足。此外，大多數高校培訓和指導檔案管理人員力度不夠，掌握財務知識和檔案知識，而且可以進行數字化信息化處理的檔案管理人才少的可憐，直接對高校財務檔案管理的信息化進程有影響。

三、高校財務檔案管理對策

（一）加強財務檔案信息化建設，提高檔案利用率

信息化的財務工作可以給財務檔案管理打好基礎，可以提高財務檔案的利用率，將更好的提供檔案服務，高校要重視財務檔案管理信息化的建設工作，增強開發財務檔案管理軟件，保證檔案管理工作的整個流程可以利用信息化的平臺來實現。比如開發帶有財務檔案管理的財務軟件，保證可以使財務人員在進行做賬的同時保存財務資料影像，上傳到軟件當中，自動生成賬務附件，檔案管理者可以通過搜索憑證編號、項目名稱、經手人信息獲得有關財務資料，將其提供給查詢者，還可以按照實際情況授權給部門負責人以及經費負責人員，打造財務資源信息平臺，實現財務數字化共享目標。endprint

（二）強化財務檔案管理的認識

1.對檔案管理工作力度加強，調動全部教職工的工作主動性。從學校領導者到全體教職工都能夠充分認識到財務檔案管理工作的重要性，大幅度的宣傳財務檔案管理工作給高校發展帶來的幫助，確保所有人員真正了解高校所面臨的形勢以及檔案管理的各種要求。所有工作需要高校人員完成，人員十分重要，要營造出檔案管理人人負責的氣氛。

2.定期對高校負責人以及檔案管理者進行培訓工作。通過對財務檔案管理工作重要性的宣傳，指導人員思想，幫助高校負責人、檔案管理者提高檔案管理意識，確保所有人都能夠了解到檔案管理工作不單純是領導以及財務單位的工作，而是與全部人員密切聯系。此外，財務檔案管理人員工作不止是審核監督管理財務檔案，還要做好對所有財務工作的監督，一心一意的為財務檔案管理工作服務，發揮出檔案部門監督協調的作用。

（三）完善財務檔案管理制度

增強對財務檔案管理工作的領導，建立財務檔案的管理制度，保證財務檔案妥善管理、存放有序、便于查閱，避免銷毀、泄密。對財務檔案工作進行高度關注，實現一把手負責制度，建立完善檔案管理網絡，按照我國的法律規定制定有效的管理制度，按照高校規模將專業管理人員和兼職管理人員明確，對財務資料保密和保管工作進行負責，將人員工作范圍和責任及時明確，根據制定將財務文件資料的整理歸檔工作做好，同時將平時的財務檔案管理、查閱、登記工作做好。

（四）嚴格財務檔案的銷毀制度

財務當中需要永久性保存的包括人員工資表、年度決算報表、財務檔案保管以及銷毀清冊、未結清債權、債務的原始憑證以及未完工的工程檔案，其他財務檔案要按照制度規定在保管期限結束之后進行銷毀。銷毀前嚴格按照財務檔案管理機構和財務機構一起提出的銷毀意見，編制好財務檔案銷毀清冊。需要保留的要獨立裝訂存放，將對應記錄做好。之后將銷毀清冊上交給分管校領導進行批準，需要分管領導、檔案部門和財務部門有關人員在銷毀清冊上進行簽字。銷毀之前要嚴格根據清冊當中所列出的內容進行核對清點，避免出現失誤。銷毀的同時需要有審計部門人員、檔案和財務部門人員進行監督，確保整個銷毀制度嚴肅執行。

（五）強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力

財務檔案管理的信息化需要檔案工作人員不但需要具備對檔案的編目、分類和錄入工作能力，而且還需要熟練的掌握計算機、網絡、信息安全等能力。建設信息化檔案能否成功，直接由工作人員的專業知識和技能水平、工作過程中知識更新換代和技能培訓效果所決定。因此，高校財務檔案管理部門要主動應用多元化的途徑來實現對財務檔案管理者的業務培訓，打造一支高素質高水平的財務檔案管理團隊，改變財務人員隊伍知識結構單一的情況，增強財務檔案管理人員技能培訓力度，保證財務檔案管理人員的知識結構處在領先水平。

綜上，目前信息化高速運轉的社會經濟背景中，檔案管理也顯得越來越重要。高校經濟作為高校生存進步發展的物質前提基礎，加強財務管理十分必要。高校財務檔案管理部門需要按照財務檔案構成的規律特征，針對產生的問題，制定出行之有效的財務檔案管理措施，真正將財務檔案管理在高校當中的價值發揮出來。

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（作者單位：上海音樂學院）endprint