淺談工程項目檔案管理

劉晶

摘 要：眾所周知，工程項目檔案可清晰明了的體現出施工籌建---施工過程---竣工驗收這三個重要環節。它是工程建設的原始真實記錄，對工程建設初期、中期、后期有著至關重要的作用，本文將做詳細闡述。

關鍵詞：工程項目；檔案管理；問題；建議

1 工程項目檔案管理的概述及根據

工程項目檔案屬于根據國標《科學技術檔案案卷構成一般的要求》（GB/T11822-2008）要求，檔案相關文件《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發【2010】382號）、《關于印發<廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案的管理辦法>的通知》（粵交辦【2012】406號）等各級有關規范、標準和規定作為參照，結合工程項目實際情況為體現各個重要的環節而對應形成的有根據、有追溯的佐證材料。

2 工程項目檔案的組成部分

工程項目檔案主要的工作是由建設—監理—施工三個單位組合辦公經由建設單位統一管理的模式。根據上級主管單位下發的關于檔案的要求及文件等按不同類別進行相應的收集、整理、組卷。它是建設工程不可忽略的重要組成部分。

2.1 建設單位

立項審批、設計基礎、設計文件、工程管理、竣工、科研，此六大類文件均所屬建設單位檔案室對其負責收集、分類、整理、組卷等工作。此六大類在工程項目開始建設前就已經在組織形成了，從建設經費的落實和具體施工的實施再到項目的預算、設計招投標、現場勘查等等都是施工進程里不可分割的組合。另建設初期到竣工驗收以至營運后的所有形成的檔案不論是何單位負責組卷都統一在驗收后移交至建設單位進行管理。

2.2 監理單位

監理文件是監理單位在監管施工的過程中所產生的。這類檔案包含了施工過程監督管理、施工原材檢測、質量抽樣檢測等。工程的質量把控除了要靠施工單位的專業與自覺還與監理單位的有力監管和指導密不可分。

2.3 施工單位

施工文件是在施工過程中事無巨細的累計所產生的。這類包含了施工申報、工程質量控制、施工技術及要求、施工流程及工序、檢測達標狀況等一系列施工項目而形成的系統的連續的重要檔案。

3 工程項目檔案的重要性

最初的工程項目檔案就只有淺表的記錄不夠具體，隨著社會的不斷進步，上到政府機關下到平明百姓都必須將檔案作為前行的媒介來推動其發展。而工程項目的檔案也就有了更高更嚴格的定義和要求，為使其更具有適用性、耐久性、安全可靠性、經濟效應性和環境協調性國家有了針對的法律、法規、施工技術規范及標準等。按照這些要求工程的質量有個一個衡量的標準，而檔案恰巧是全方位印證高標準的關鍵所在。一個項目不僅僅是看它成型后的宏偉壯觀，還要抓其過程施工的每個環節，我們才知道此項目是不是合格的、安全的。工程質量把控主要靠人、機械、材料、技術、環境等諸多因素，而能直觀體現出這一切豐富全面的就只有檔案，而在我國工程項目質量出現問題而造成了人員傷亡的事件已屢見不鮮，造就了這一切不合格安全隱患工程的主要原因有偷工減料、政績，獻禮違反基建、趕工工程等情況。最令人發指的是在事發后卻找不到一套完整、系統的工程項目檔案，主體工程的質量無從查找施工流程和根據，這是工程項目的悲哀。而現在國家已經將檔案作為工程項目驗收的標準之一，如果沒有完整、系統的檔案不允許對其工程項目進行驗收。所以檔案是工程項目的關鍵。

4 工程項目檔案管理的現存問題

雖然對于檔案已經有了很多的規范和明確的要求。可是在人員組織管理、檔案工作技術等都存在著很明顯的諸多問題。為使現場質檢資料更貼合實際，與現場各環節同步、齊全、完整。但即便是這樣在其形成過程中也出現了不少問題：

4.1 參建單位檔案組織機構人員對檔案工作從上至下意識薄弱重視不足

對于質檢資料大多數參建單位在認識中缺乏一種主動意識，認為只要保證好有資料可以提供給中期計量支付即可，卻忽略了它是屬于工程建設過程的詳細記錄必須與工程同步整理、收集，作為工程合格的一個重要依據。再加上單位領導對檔案工作的不重視、不過問、不管理等情況。正因如此在竣工時就會出現很多質檢資料收集混亂、丟失、缺漏等現象。這將會在現場已施工完畢后進行投入內業檔案工作上的大面積整改，拖長了驗收時間加大了工程成本。

4.2 參建單位人員配備不足、不穩定性、專業技術不強、無計劃蠻干

各單位的檔案人員配備并不能滿足日常的檔案工作需求，而且出現因各種原由檔案人員更換頻繁不穩定的情況，這就不難解釋為何檔案出現五花八門的狀況了。檔案工作是系統的繁瑣的環環相扣的如果一個不具專業技術的人來處理檔案工作，將會使檔案工作進入一個惡性的死循環中永遠找不到解脫出來的方法。所以我們一直強調檔案人員的專業性。有些檔案人員獨立思考，辯證能力強，可是這并不是一個人一個部門可以做得好的，所以檔案人員對檔案工作應懂得合理分配、計劃、組織、協調等各方面的能力，細心的、有計劃的去完成每一項檔案的收集。專業的檔案員在進場時已經在盤算，過程形成就已按照竣工檔案的標準去處理檔案工作了。

4.3 監理單位監督力度不夠、監管方法不到位

多數的監理單位對于怎么監管施工單位都有著自己的看法和要求。每每談到他們監理職責都滾瓜爛熟、能說會道、長篇大論、侃侃而談，可是真正將這些書面的理論放置實踐來管理實效卻總是不盡人意。監理單位的專職檔案員的工作相當復雜不僅僅要監管施工單位檔案，并且要組織管理好自己單位的檔案，所以監管力度要把握好，方法也要制定對。把每一項關于檔案的點和面都計算好。對自己單位所收集的類別清楚了解。制定好每個駐地監理抽檢資料的移交時間，對收集的資料進行內容審核，確保每一個相關聯的數據對應。對施工單位檢查時應先將上次檢查出現的問題進行核查，再結合現場施工進行檔案的及時、準確等細致查閱。不能光查問題不解決問題，如遇到問題突出且影響大的不僅要及時講解令其修正，并應組織所轄施工單位進行學習了解。

4.4 參建單位沒有預立卷的概念

我們在檢查過程中查看到有的參建單位案卷七零八散資料亂堆亂放的情況，為何會出現這樣的情況就是參建單位沒有一個預立卷的概念。我們前面說到檔案人員必須具有專業性，在專業的檔案員進場的第一時間就會對應圖紙協助好工程師完成單位、分部、分項的劃分，并可根據此兩樣按照建設單位下發的管理辦法制定好預立卷，在資料形成的過程當中就已經在添磚加瓦的將形成的資料往預立卷里組卷、歸檔。這樣更貼合內外業同步并大大的縮減了竣工檔案形成的時間，給工程驗收一個完美結尾。

5 檔案工作的建議

社會一直在以極速前行，如今已經是大數據時代。幾千年前有誰會想到現如今的一切，連戰爭都已經是數字化，遙看我們身邊的一切都已經是數字信息更何況檔案。過硬的專業知識如還能掌握相關的信息化系統是專業檔案人的加持。作為檔案人員我們既要思路清晰又要溝通能力強，并且熟悉自己所涉及的檔案的專業知識是必須的。廣東省在建的所有的工程項目中最能體現檔案意義和分量的“金冊獎”也成為了我們檔案人員的目標和追求。現在的檔案要求多元化、信息化、規范化，將來要求會更高，更新會更快，查閱會更便利，應用會更便捷。所以我們也應該緊跟時代的腳步，不斷的提升自己的工作能力，讓自己成為一名合格的檔案人員。以下為自己對檔案工作積累得出的小建議：

1、根據檔案管理的經驗，查閱一切可查閱的有關材料做好案卷的預立卷工作，有完整的檔案登記的各類臺賬及預立卷的案卷目錄等。

2、對進場、臨建、施工過程、后期竣工等檔案收集必須做到類別清晰，對收集的文件材料等要及時，并且專職檔案員要做到審核檢查，檢查出發現的問題要及時整改要保證其真實性。出查出缺漏要及時通知補充齊全完整，如達不到管理辦法要求要及時重新核查整理方能組卷歸檔。

3、在檔案員收集文件材料時必須要嚴格按照監理下發的工序用表做好排序組卷工作，與各部門制定好文件材料定期移交的必要制度。

4、在整卷檔案完成之時應按照要求進行預立卷的內部質量控制，例如按照管理辦法加入合格的編目正確的卷內目錄。保障整卷檔案的完整。

5、為保證竣工檔案盡可能的與現場同步、順利的驗收，在過程形成中要按照規范要求及時、準確、完整的控制好檔案工作的節奏。endprint