水利工程檔案管理的研究探討

摘 要：水利工程對基礎設施改造、工農業生產、生態建設等方面的作用至關重要，在水利建設工程中，水利工程檔案作為其中的一項重要工作，對水利工程整體建設過程進行一個全記錄，反映水利工程建設的始終。文章圍繞水利工程檔案管理的概念著眼，闡述水利工程檔案管理的幾個特點，分析當前水利工程檔案管理的現狀，提出存在問題與相應解決對策。

關鍵詞：檔案管理；水利工程；農田水利；信息化

1 引言

水利工程建設普遍性存在的幾個特點是參建單位多、建設周期長、建設規模大、分包總包項目多，往往是從開工到完工需要持續較長的時間。基于這些特點，在水利工程檔案管理的過程中，經常出現的幾個矛盾是管理方式的單一與高程度的復雜性、檔案管理人員流動性頻繁與項目的持續、檔案管理手段的原始性與極具差異性的工程項目內容相互之間的挑戰，這在管理上就大大提高了水利工程檔案管理工作的難度。信息化背景下，化解和應對這些矛盾，滿足水利工程檔案優化管理的現實需求成為提升水利工程建設質量的題中之義。

2 水利工程檔案管理的內涵和特點

水利工程從國家標準化委的定義涵蓋，指的是旨在為實現防洪澇、農田灌溉、水利發電、供水圍墾、民生保障等相關附屬及套工程的統稱，水利工程檔案正是這些建設項目在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，其管理水平的高低直接關系到項目建設的社會效應和經濟效應。

2.1 綜合多樣，復雜性程度高

一方面，水利工程技術復雜、投資大、工期長、規模大，因此形成了大量的水利工程的檔案資料。而工程建設過程中，會形成大量的圖紙、圖表、聲像等不同類型、不同載體的資料文件。另一方面，需要檔案管理人員具備水利基礎知識。從工程復雜程度看，水利工程是一項系統性與流程性較強的工作，包含的子工程較多，流程較為復雜，需要檔案管理人員具備基本檔案管理知識的同時還需要綜合運用水利方面的理論與實踐知識，具有復雜性。

2.2 持續時間長，不確定性程度高

水利工程建設過程中，受各個方面的影響，工程進度、施工方法等方面無法全部人為控制。檔案管理手段、流程以及管理的時間段受到自然環境、社會環境、資金、資源等方面的限制和影響，存在諸多不可抗力與不可預測因素，往往因為施工過程頻繁的產生變動，使得檔案記錄與管理方式不得不持續性的產生變化，出現不確定性。

2.3 各個項目差異性大，檔案管理方式不完全同一

水利工程建設中，從工程設計到工程施工中的各個環節，無一不是受到施工地自然條件等因素的限制和影響，因而不同的水利工程檔案存在較大的差異性。這種差異性是由水利工程建設本身決定。這些資料文件是水利工程在開展具體的規劃、科研、設計、勘測、管理施工、維護、運行、抗災等各項具體的工作的重要資料，反映某個水利工程的建設情況，相互之間差別大。

3 水利工程檔案現代化管理的現狀

3.1 多頭管理，檔案管理科學化程度不高

不同的參建單位，影響于水利工程的檔案管理的差異是不一樣的，因此多個參見單位共同集中起來考量的檔案管理就容易出現混亂的情況。一般情況下，一項具體的水利工程，都會有很多個參建單位來共同合作完成。參建的單位多元帶來管理方式的差異，有些參建的單位由于公司規模小、管理水平不高、檔案管理技術落后、沒有用信息化的方式管理檔案，有些參建單位受制于自身水平，聘用不具備專業知識的人員管理檔案，造成科學化程度低，信息化水平不夠，給檔案管理工作帶來各類問題。這種情況下導致的檔案管理工作水平容易出現參差不齊的現象，影響水利工程整體水平。

3.2 管理方式落后，信息化管理水平難以跟上

信息化的檔案管理工作落實不到位，管理缺失，管理方法落后，容易出現在一些參建單位。而且在管理過程中，由于管理責任人不明確，管理工作人員的工作能力低，工作責任心不強，對檔案管理的重要性認識不到位，因此不愿意主動去學習信息化的管理方式，導致了檔案的信息化建設難以落實到位。在具體的檔案管理過程中，還保留著傳統的管理方式和管理思想，很多單位對檔案管理工作的重要性認識不夠，對政府出臺的相關政策、文件上所要求的信息化管理規則置若罔聞，因此導致很多檔案管理工作得不到應用的重視，信息化管理工作難以落實。

3.3 重視程度不一，檔案管理資金投入不夠

水利工程檔案管理是一個復雜的過程，需要配置的東西很多，在項目建設過程中，特別是在工地前期，準備完備的檔案管理場所是至關重要的，完備的管理設備也是基礎條件，而且持續時間相對較長，人員經費也就對應很多，這些就都需要資金的投入。由于對管理資金的投入不足，所以導致管理設施的缺乏，管理場所簡陋，存在大量管理安全隱患。基礎信息化設備缺失不能滿足基本的工作需要，當面臨惡劣的工程環境時，紙質版的檔案一旦遭到水災、火災、腐蝕、蟲噬等災害，就會導致這些資料出現災難性的損毀。

4 水利工程檔案管理優化的思考

4.1 集中管理、統一指導——科學化檔案管理體制

水利工程檔案管理的優化涉及到解決多頭管理，最后出現混亂的問題，對于這一問題需要針對性的采取手動。一方面，要根據檔案管理規章制度的制度規范要求，建立健全水利工程檔案管理體制，要嚴格地按照相關的政策規定來建立統一的檔案管理體系，完善檔案管理人員隊伍。在建設某一個水利工程時，可以成立專門的檔案管理部和或者檔案督查部門來對各個參建單位的檔案的管理、規范管理和人員管理工作進行統一的指導，從體系上集中。

4.2 立足長遠——培育專業檔案信息化管理人員

很多水利工程項目的管理方思想觀念落后，認為水利檔案管理是一個看家、照顧資料的事情，隨便安排人去做就，導致檔案管理過程中人員綜合素質不高，對檔案的管理工作的重要性認識不強。因為要提高重視程度，招聘具有一定的專業技術的工作人員來從事信息化的管理工作，熟悉相關的軟件、具備檔案數字化相關知識水平和基礎來進行檔案管理。另外，可以聯合城建檔案館，通過參加他們組織的不定期歸檔培訓學習，不斷提升檔案人員工作技能，才能更快更好地推動水利工程的信息化管理工作。

4.3 增加投入——厚植管理基礎

加強對水利工程檔案管理的重視程度，很大一方面就是增加資金的投入和使用程度。一方面，水利建設過程中的相關單位都應提高對檔案管理的重視度，從管理層起強調檔案管理的重要性，并在具體工作中安排與檔案管理相對應的工作開展。在管理體系上責任到人，并設置相關的檔案管理質量評價指標，組織人員對不同單位、不同工作內容下的檔案管理工作進行評價，以監督和管理檔案管理具體實施情況。另一方面，對檔案管理的資金投入不但要在具體的信息設備上，更要在檔案信息化管理的軟件的購買和開發上的投入，因為水利工程的檔案信息很多都涉及到國家的重要的民生工程，因此很多水利工程的信息化的檔案管理的資金從一開始就要列入預算，加大對水利工程的檔案的信息化管理的財政投入，實現一個基礎性的保障。

總體上說，水利工程檔案管理水平的提高，要立足于水利工程檔案這一工作本身的特點，強化信息化管理工作、強化人員管理、強化體系管理，以資金作保障，在信息化管理的動態過程中，實現水利工程檔案管理水平和管理效率的提高，從而推動水利工程建設。

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作者簡介

陳欣（1980-），女，山東省泰安市東平縣人，本科，畢業于山東師范大學，助理館員，研究方向：水利檔案管理或水利建筑檔案管理。endprint