如何提升事業單位人事檔案管理水平思考

莫小玲

摘 要：有效開展人事檔案管理工作，是確保事業單位長期發展的重要保證。文章闡述了人事檔案管理工作對事業單位的重要性，分析了當前我國事業單位人事檔案管理工作的問題，并就如何提升人事檔案管理水平給出相關建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；不足；措施

隨著社會經濟的發展，事業單位在人事檔案管理方面暴露的不足愈發明顯，比如管理體系不健全、管理手段不科學、管理意識差、人員素質低等等，對事業單位造成了一定影響。因此，采取有效措施提升人事檔案管理水平，是新形勢下事業單位亟需解決的重要問題。

1 人事檔案管理對事業單位的重要意義

對于我國事業單位而言，主抓人事檔案管理工作是一項重點，是關乎事業單位長久發展的關鍵所在。人事檔案工作涉及面廣、內容量大，包含了事業單位所有在職員工的個人信息。從個人信息深入了解員工的個性特點及工作水平，并視其為合理調配工作崗位的重要依據，從而確保員工工作效率最大化，實現事業單位的長效發展。從這一點來看，加強對人事檔案管理工作的重視，完善在管理、人員方面存在的主要問題，是新時期對事業單位提出的重點要求。

2 事業單位人事檔案管理工作存在的不足之處

2.1 人事檔案管理體系不健全

意識決定行為，我國事業單位在人事檔案管理方面的種種問題，根源就在于缺乏對人事檔案管理工作的重視，導致管理體系存在諸多漏洞，進而影響到檔案的應用效率。但凡涉及到人員崗位調配，一般是由單位領導使用個人檔案查看具體人員信息資料，部分檔案所記載的信息往往是員工過去的情況，現階段內容還沒有更新，員工最近一段時期的工作水平是提升了，亦或是下降了，這些是無法知曉的。一旦領導依據錯誤的信息資料調整工作崗位，便無法達到人盡其用的效果，不僅造成工作效率低下，也不利于事業單位的持續發展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

由體系根源引發的弊病能夠對制度產生巨大影響，制度在規范生產建設方面有著不可磨滅的作用。在檔案管理方面，事業單位仍然以傳統的管理模式為主，這種管理缺乏對重點內容的強調，并且力度小、落實難。管理人員忽視了建檔的合理化標準，致使人事信息具有獨立性特點，相關部門不能針對信息進行人員調配，從而影響到整體工作效率。

2.3 人事檔案管理手段不科學

現階段我國部分事業單位還沒有脫離傳統管理觀念，紙質文檔依然是檔案管理工作的重要形式。管理人員將單位員工的個人資料一一記錄后進行歸檔，人工操作的誤差概率大，很難確保信息資料是完整的。同時，筆錄速度也很難符合具體要求，人事管理效率難以保證。另一方面，檔案管理工作并沒有引起單位領導的高度重視，相關設備設施極度匱乏，加之新形勢下人事檔案管理的工作量與日俱增，對卷宗、文件的整理保管都有著一定的影響。

2.4 管理人員專業素質有待提升

忽視檔案管理工作的一個重要體現，就是人事檔案管理人員專業素質與實際標準有著不小的距離。事業單位的人員結構不合理，資歷老、年齡大的員工干部偏多，一部分員工的業務能力有限，缺乏學習意識和相關培訓經歷，只是依靠傳統手段進行日常管理工作，不能保證較強的工作效率。一方面人事檔案管理隊伍缺乏專業性建設，另一方面相關體系制度不夠健全，員工信息漏記少記現象十分常見，影響到工作崗位的分配效率，在人才合理使用方面存在著較大缺陷。由此可見，提升人事檔案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考慮周全的前提下采取有針對性的整治、防范、強化措施，才能徹底發揮人事檔案管理職能，為事業單位謀求效益。

3 提升事業單位人事檔案管理水平的措施

3.1 加強對人事檔案管理的重視

只有認識到人事檔案管理對事業單位長久發展的意義，才能針對管理工作存在的缺陷進行補救，從而真正提高人事檔案管理水平。單位領導應時刻督促、糾正管理人員的工作作風，加強檔案的規整力度和審核力度。同時，應針對設備設施不足等加大資金投入，購置滅火器、專用檔案柜等解決火災保管隱患等問題，做人事檔案的保管與存放，提高科學管理意識避免出現檔案發霉受潮的情況。另外還需要注意到隨著時代的發展與進步，傳統管理已經不適應現代化發展需求，必須做出有效應對，從而提升管理水平，需要做好相關宣傳工作，使創新管理、優化管理深入人心。

3.2 健全人事檔案管理制度

制度是行事的依賴和準則，加強人事檔案管理制度建設才能保證事業單位與新時期、新要求相匹配。可參考國家制定的相關政策法規，結合事業單位實際情況制定一套適用于自身發展的規章制度，規范具體工作的方針方向。管理人員應主動學習《檔案法》等相關制度文件，確保人事檔案管理工作有法可依、有章可循。除此之外需要重點強調人事檔案管理的深度與廣度，因為該工作是面向單位全體職工的，所以各部門人員有義務加強協作配合，比如定期為其它部門開展學習培訓工作，提高人員思想素質，只有全體員工深切意識到人事檔案管理的重要性，并且能夠在一定程度上起到推動人事檔案管理建設的作用，才能有效避免種種問題的發生。

3.3 加大人事檔案管理創新力度

創新與改革是保證事業單位長遠發展的重要基調，創新人事檔案管理的必要性不言而喻。人事檔案面向事業單位全體員工，考慮到人事信息和人員變動的復雜性，人事檔案管理既要符合現代化管理特征，又不能從集中管理模式下分離出來，辯證看待傳統管理手段的利弊，取其精華從而與現代化管理進行高度融合。比如實現社會托管、代管，加強對電子文檔的開發與應用，降低管理壓力、提高管理效率，是未來人事檔案管理工作的建設方向。

3.4 提升人事檔案管理信息化水平

科學技術意味著高產與高效，人事檔案管理要做到與時俱進、推陳出新，就要加強對網絡技術的研用開發，讓人事檔案管理與信息化接軌，突破傳統管理模式的限制，從而走上高水平管理道路。在計算機的處理下，一個個紙質文件變成了數字文檔，將員工個人資料毫無分差地記錄于檔案之中。一方面有利于隨時對檔案進行補充更新，另一方面實現了便捷取檔、調檔，而且能夠有效防止檔案篡改等不良事件發生，保證個人信息是真實的、完整的，為事業單位科學選拔人才、調配崗位提供了重要信息依據。

3.5 做好人事檔案管理隊伍的學習培訓工作

任何與人事檔案管理相關的措施整改，還是要通過人來完成的，管理人員的專業素質，決定了人事檔案管理質量是否達標，也是衡量一個事業單位綜合實力的重要標準。所以，加強人事檔案管理隊伍素質建設是重中之重。管理人員應主動積極參加事業單位組織規劃的學習培訓活動，學習了解有關檔案管理的新理念、新手段，并且養成自主學習的好習慣，不斷充實個人專業水平。另一方面，事業單位應適當抬高入職門檻，讓每一個通過應聘、進入工作崗位的人員都能符合相關標準；再者，可提升資金待遇，面向社會招賢納士，不斷擴充人事檔案管理團隊，切實提升人事檔案管理水平。

4 結束語

綜上所述，對人事檔案管理工作的意義進行分析，針對現階段我國事業單位在人事檔案管理方面的不足提出相關建議。總之，提升人事檔案管理水平刻不容緩，需要每一個領導、管理人員給予高度重視。

參考文獻

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