淺議信息化條件下的醫院檔案管理

閻加華

摘 要：在當前經濟社會快速發展，醫院管理水平日益提高的大背景下，醫院的檔案管理工作顯得尤為為重要。隨著現代信息技術的普遍應用，醫院檔案管理的信息化日益受到重視。本文就如何加強醫院檔案的信息化管理工作進行了探討，以為實際工作提供參考。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

伴隨著信息技術的迅速發展，醫院工作也開始通過現代信息化技術進行相應的處理，而作為醫院管理工作中重點的檔案管理也采用了信息化管理模式。現代信息化檔案管理能夠保證檔案工作多層次開展，同時還能夠更好地體現醫院檔案管理的服務效用，這樣信息系統化的檔案管理方式，能夠使得醫院檔案管理工作效用得到最大程度的施展。

1 醫院檔案管理的內容

檔案管理是醫院整體管理內容的重要組成部分，檔案工作要求對于醫院所有工作的開展都要進行一個記錄整理。醫院檔案管理內容主要包括以下幾點：第一是行政檔案管理，主要包括對醫院各個科室、組織以及管理部門的相關事件會議記錄進行管理，并且對每個科室、組織以及部門的工作內容進行記錄存檔；第二是財務檔案管理，主要是針對醫院財務資料進行管理，設計內容包括人員工資、藥品及設備購置維護費用以及患者就診費用等；第三是人事檔案管理，人事檔案管理又主要包括工作人員合同管理、人事資料以及醫保等材料，同時還包括工作調度；第四是患者檔案管理，所有就診科室的患者相關診治資料都在患者檔案管理的范疇之中，處理好相關的患者檔案可以為患者以后繼續治療提供可靠的醫療數據；第五是科研檔案管理，醫院不僅需要為患者提供優秀的醫療服務，還需要醫療科研單位，因此在實際醫療科研過程當中，所獲得的相關科研結果都需要進行歸檔管理，并且相關科研重要數據還需要備份保密處理。醫院檔案相較于其它檔案，價值作用還包括原始記錄、實時查詢、有效增值以及價值存儲的作用，并可用作醫院科研人員以及高層管理人員的重要工作依據。

2 信息化條件下加強醫院檔案管理的對策

2.1 提高高檔案管理人員的綜合素質

相關管理人員的素質缺乏，會直接影響到醫院信息管理的檔案。在醫院檔案管理當中，國外對于醫院檔案管理工作者的要求往往很高，必須專業的高學歷人才。而我國現有的情況是大部分的醫院檔案管理工作人員非科班出身，對自己的工作沒有清晰和完整的認識。因此會在具體的檔案管理工作中出現很多問題和錯誤。因此，醫院必須有意識地去提高醫院檔案管理工作者的專業化水平。第一，應該讓醫院檔案管理工作者認識到醫院檔案管理是一項可以終身學習和追求的事業工作，讓醫院檔案管理工作者看到自己職業的發展前途和愿景，從而加強醫院檔案管理工作者的知識水平和專業素養。同時進行專業化的考評制度，建立有效的激勵制度等等。只有應用了高素質的人才，其管理手段才能有效地提高醫院信息化管理水平。另外，負責文件管理的工作人員需要保持文件信息建設工作所有者的態度，有關規章制度要積極推進。清理醫院信息檔案的建設是每個醫院工作人員的需要和支持。

2.2 建立完善的信息化檔案管理體系

為了全面發揮信息技術在醫院檔案管理中的作用，促進醫院檔案管理工作借鑒信息化的手段實現現代化的目標，應當立足醫院信息化建設的整體情況，加快轉變提高醫院檔案管理工作水平。首先，根據醫院的實際發展情況，以及對檔案管理工作提出的具體要求，建立符合醫院信息化發展實際需要的檔案管理現代化的發展規劃，有計劃地逐步提高檔案管理工作的現代化水平。其次，成立必要的檔案管理組織機構，加強檔案現代化的檔案管理，從更深層次制訂并完善檔案管理使用的制度，全面加快檔案管理的現代化步伐。最后，建立完善的檔案管理人員考核體系，進一步對檔案管理工作進行規范監督，督促醫院相關人員提高檔案工作的嚴肅態度，提升檔案管理工作質量，發揮出檔案管理的應有作用。

2.3 建設檔案管理的網絡機構，進行資源共享

伴隨信息技術的不斷成熟，計算機技術已經應用在各行各業中，醫院檔案管理實現信息化的前提是建設完善的網絡機構和計算機基礎設備，不斷將紙質版檔案轉化為電子版檔案，并且通過先進網絡技術合理利用這些資源，同時構建一個網絡互動平臺，幫助醫院之間進行檔案資源的整理與查詢，方便醫院內部信息的流通與共享，盡量避免重復工作的出現，節約資源，降低檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，給醫院帶來更多的業務。實現醫院檔案管理信息化是整個醫院的共同需求，也是醫院未來發展的必然趨勢，只有實現信息化和現代化，才能滿足醫院內部工作人員和醫院外部群眾百姓的要求。這個過程是醫院改革的必經之路，其中必然會出現一系列問題，但是我國醫院必須重視這些問題，并在不斷探索中解決問題，建設完善的檔案管理信息機構，提高醫院各方面信息水平，實現醫院的現代化。

2.4 建立完善信息化條件下檔案管理的標準

在醫院檔案管理工作中要提高標準化，無論是最初的數據收集，還是最后的歸檔工作，都要認真的完成和審核，這就需要建立一套完整的檔案管理信息化管理體系，做到井然有序，因為醫院的檔案種類比較繁多，所以在檔案信息歸集的時候一定按照順序對號入座，才能把檔案的作用充分的發揮出來，在檔案管理中還要提高檔案的利用率，為工作人員營造便捷的工作模式，完善檔案管理的信息檢索功能提高工作效率。各個部門之間還要加強溝通和交流，以最大限度維持檔案信息的真實性和完整性，所以各個部門之間相互合作，發揮各自優勢，更好地協助檔案管理部門完成歸檔工作，最大限度減少失誤發生。

2.5 提高信息平臺的安全性

在信息化環境下進行醫院檔案管理工作，也給醫院檔案管理提出了新的安全工作重點，那就是防止網絡環境帶來的信息安全問題，應當使醫院檔案管理要求提高適應信息環境的能力。首先，加強醫院檔案管理的制度規范，明確檔案管理人員和檔案使用人員的職責，引導規范安全地使用檔案。其次，定期對檔案管理信息系統的漏洞進行修復，時刻關注檔案管理信息系統的運行狀況，發現問題后及時采取補救措施。最后，高效地使用防病毒技術，有效防止計算機病毒給檔案帶來的安全隱患，及時做好檔案數據庫的備份工作，切實保證檔案管理系統的平衡運行。

3 結語

醫院的檔案管理信息化是一項十分復雜、長期的工作，在信息化背景下，實現對醫院檔案管理工作的信息化建設尤為重要。我們必須提升醫院檔案信息化管理意識，加快醫院檔案管理軟件開發的力度，制定出統一的管理規范標準，對管理人員的整體素質進行不斷的提升，進而優化醫院檔案管理信息化的建設，提升醫院檔案管理信息化的水平，促使醫院運營與時代共同的發展。

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