精細化管理在醫院檔案管理中的應用

伍志新

摘 要：隨著時代的不斷發展，各類信息技術以及大數據技術的應用越來越普及。同時，信息量的逐年增大也讓網絡存儲方式逐漸取代了傳統信息資源存儲方式。基于以上變化，新時期醫院檔案管理工作者的檔案管理工作，唯有緊跟時代發展步伐，革新始終堅持精細化的管理理念，創新管理模式，如此方能有效提升醫院檔案管理工作的工作質量，從而最大限度滿足醫院對檔案的利用需求。

關鍵詞：精細化；管理理念；醫院檔案

如今，醫療技術不斷進步，醫院管理主要朝著綜合化、信息化與精細化的方向發展，因此精細化管理可滿足醫院對工作人員檔案管理的基本要求。精細化管理為目前較為先進的一種管理理念，可體現數據化、標準化與程序化等特點，也可顯著提高檔案管理質量，還可提高管理人員服務質量與工作效率。

1 醫院檔案管理的重要性

所謂的醫院檔案，簡言之，即醫院的日常工作記錄，是醫院各科室人員日常工作開展的重要依據。因而針對醫院檔案的管理不僅關乎醫院的日常工作質量，且與醫護人員工作效率亦息息相關，因而作為管理人員，應務必對醫院的檔案管理工作給予足夠重視，并在日常的管理過程中，積極將精細化的管理理念融入檔案管理過程中，以實現對醫院檔案的有效管理。隨后通過對各類檔案信息的匯總與統計，由此形成醫院檔案“大數據”，為醫護人員的日常工作開展提供有效的數據支撐，進而確保其服務質量的有效提升。

2 精細化管理的概述

精細化管理就是將管理責任具體化、明確化、精細化，對管理過程中出現的問題及時處理的一種管理模式。精細化管理是一種管理理念，體現了組織嚴謹、認真、精益求精思想的貫徹，是現代社會趨向專業分工發展的必然結果，是一種全新的管理理念。與傳統管理模式相比，精細化管理具有無可比擬的優越性。在精細化管理模式下，管理責任得到了落實，所有工作都有章可循，有據可查。對于醫院而言，醫院精細化管理是醫院提高醫療服務質量，獲得良好經濟效益的前提，在醫院管理工作中應用精細化管理，可以讓醫院的戰略規劃有效的落地并開展實施，提高醫院的運營績效，增強醫院管理人員的執行能力和運作水平，提升醫院醫療服務水平，對醫院的穩定發展有著重大意義。

3 檔案管理中存在問題

3.1 管理體制問題

利用精細化管理中的 PDCA 循環法發現，在現階段有些科室或部門還保留著落后的檔案管理體制，這極易出現管理混亂與檔案丟失等問題。若發生檔案管理問題，則能夠進一步影響醫院醫療人員的相關工作，也有可能直接影響醫學研究的開展，同時對整個醫院醫療管理的質量造成了影響。因此，落后的檔案管理體制可為醫院工作人員帶來很多的麻煩，也可顯著降低其工作效率。

3.2 檔案歸檔問題

在檔案歸檔時容易存在收集效率低、歸檔錯誤等問題。若醫院日常管理缺乏統一、規范的管理標準或檔案管理模式，則直接導致醫院檔案管理效率低、檔案內容雜亂、管理混亂等問題。如果醫院管理人員不重視醫院檔案管理，那么檔案的立卷與歸檔也存在問題。同時，醫院檔案的作用無法得到充實的發揮，醫院管理效率與管理質量很難得到提高。

4 精細化管理在醫院檔案管理中的應用

4.1 明確醫院檔案建設的目標

為實現對醫院檔案的精細化管理，首要任務便是對醫院檔案的建設目標予以明確。對此，不同醫院需依照自身實際情況來提出相對較為符合醫院發展規律的發展規劃，隨后通過長、短期目標相結合的方式，將整體目標進一步細化為階段性目標，并將不同目標下放至相關部門，待年末再對各分管部門進行統一的考核并給予適當的獎勵，以此方可充分調動工作人員的工作積極性。當然，在此過程中，醫院還應做好各部門檔案的分類工作，并指派專業人員進行管理，以及時解決其中存在的問題，進而確保醫院檔案建設工作的有序開展。

4.2 應用精細化理念做好醫院檔案整理和歸檔工作

將精細化的理念融入醫院的檔案管理工作中，作為管理人員，首先應確保其所搜集檔案資料的科學性與完整性，隨后根據不同類型的檔案采取不一樣的方式或方案來進行分別管理，以確保檔案類別的清晰。與此同時，針對不同類別或不同等級的檔案，應將檔案歸檔的全過程也完整記錄下來，從而避免檔案丟失、損壞等問題的發生，從而確保檔案后期使用的準確性與便利性。最后，以精細化的方式歸檔醫院檔案，作為醫院檔案管理人員還應務必確保檔案歸檔的條理性，并以完善醫院檔案管理模式為基礎，努力提升自身的檔案管理水平，如此方能為醫院人員的醫療工作開展提供便利。

4.3 醫院檔案精細化管理制度

醫院檔案管理人員的首要任務是通過體制建設提高其管理效率與管理水平，在新形勢下應迎合醫院檔案管理的基本要求，提高醫院整體的管理質量，將醫院檔案管理工作的基礎打牢，完善《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》《檔案材料歸檔制度》等檔案管理制度。在精細化管理下，檔案管理制度應融入精細化管理的核心理念，制定相應的檔案管理標準與管理內容，促進檔案管理效率與醫院整體管理水平的提高。同時，制定《檔案人員崗位責任制》和獎懲與考核制度，一是要樹立檔案工作的時效觀，二是要樹立檔案工作的動態觀。醫院管理人員必須采取合理的方法與措施進一步完善檔案管理制度，從而保障檔案管理的有效性。在檔案管理中，各個環節與步驟都需要進行仔細劃分，利用 PDCA 分析法，持續改進，并對對管理人員定期考核，使其職業素養與專業能力更進一步，促進醫院日常工作的順利開展。

4.4 增強法制意識

依法管理與依法行醫是醫院管理的重要準則。不管是醫學方面的科技交流、學術研究，還是醫院的法律糾紛、行政管理，都與醫院檔案管理工作緊密相關[7]。醫院檔案管理人員應在檔案工作中結合《檔案法》與實施辦法，或者是配套的有關檔案管理的行政法規，有效適應衛生體制改革，認真執行國家檔案局、衛計委《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《醫學科學技術檔案管理辦法》，同時結合衛生改革實際制訂本單位的規章制度，使檔案管理工作規范化，使其有法可依、有章可循。

4.5 建立精細化的醫院檔案管理責任體系

新時代背景下的醫院檔案管理人員，唯有積極革新自身管理理念，創新管理方式，不斷強化自身的管理意識才能滿足信息時代的發展需求。此外，無論是醫院領導或是專職的檔案管理人員，均應認識到檔案管理的重要性，從而加強對檔案管理人員的管理，如此才能充分發揮檔案的真正價值，并提升檔案管理人員的管理水平。最后，為確保醫院檔案管理各項工作真正落到實處，醫院還應建立相應的檔案管理責任體系，以明確相關管理人員的工作職責，從而確保檔案管理工作的有序開展。

5 結束語

醫院檔案管理可促進醫院的發展，也能夠直接反應醫院整體管理質量與管理人員的工作能力。尤其在醫療科技不斷發展的如今，醫院相關管理部門必須采取科學合理的方式完成檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率與管理質量，將精細化管理有效的融入醫院檔案管理。

參考文獻

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