企業產品檔案規范管理研究

羅莎

摘 要：企業產品檔案的主要內容就是產品的設計、制造、檢驗及包裝等各個環節形成的檔案資料，這些檔案資料對企業的經營發展有著至關重要的影響作用，能夠為企業的產品升級和各項工作的順利進行提供有利依據。然而許多企業的產品檔案管理缺乏規范性，比如歸檔資料的不完整、歸檔資料的范圍不夠明確等等，導致企業產品檔案的作用無法得到充分發揮，極其不利于企業的持續發展。鑒于此，本文就針對企業產品檔案規范管理的現狀進行深入分析，希望能為企業產品檔案管理的科學發展提高有效參考依據。

關鍵詞：企業；產品檔案；規范管理

隨著我國社會經濟的迅速發展，各個企業之間的競爭關系日益凸顯，為提高企業的核心競爭力，不斷加強了對產品的研究和創新，使得產品檔案在企業發展中的重要性越來越高，給企業產品檔案管理的發展帶來諸多契機。然而就目前來看，我國大多數企業的產品檔案管理存在諸多缺陷，比如產品檔案的歸檔整理不夠規范，比如產品檔案的開發和利用不夠規范，落后的產品檔案管理方式不僅削弱了產品檔案的利用價值，也阻礙了企業產品的開發和創新，極其不利于企業的經營發展。因此，有必要對企業產品檔案規范管理的現狀進行深入分析，從而采取有效措施使企業產品檔案管理更具有規范性，為企業產品檔案管理的有效進行提供有利依據。

1 企業產品檔案管理的現狀問題

1.1 對產品檔案管理缺乏重視

根據現狀來看，許多企業都比較重視產品的生產效率，對產品檔案方面存在著較高疏忽，以致企業產品檔案管理缺乏有效性和全面性。由于企業的產品種類較多，且生產周期較長，使得產品檔案管理的工作量較多，在進行產品檔案收集和整理的時候，很難與產品生產同步和協調，以致產品檔案的準確性和完整性無法得到保障，重生產、輕檔案的管理模式對企業發展造成了極其不利的影響[1]。同時，有些企業在進行檔案收集的時候，對項目前期的資料收集存在一定疏忽，沒有對產品檔案提出相應要求，導致在進行產品檔案管理的時候常常出現檔案丟失、檔案損壞及檔案散亂等不良現象，導致企業產品檔案的準確性、真實性和完整性等各方面不符合產品檔案的規范化要求，嚴重影響了產品檔案的開發和利用。

1.2 缺乏專業的檔案管理人才

企業的產品生產是一項較為復雜和繁瑣的工作任務，在人員流動方面存在著較強的不穩定性，且企業各個部門之間也缺乏交流溝通，一旦某個工作環節出現疏忽或失誤，就很容易造成產品檔案的丟失問題，最終難以掌握產品檔案的去向[2]。同時，產品生產和產品檔案都是具有一定專業性的工作，大多數檔案管理人員都不了解生產人員的專業知識和工作程序，甚至有些檔案管理人員缺乏實踐經驗，以致在進行檔案收集、檔案整理和檔案歸檔工作的時候缺乏規范性和時效性，極大降低了企業產品檔案管理的整體質量。

1.3 產品檔案管理建設力度較低

在市場經濟的發展背景下，有些企業的經濟能力相對有限，考慮到人力和經費等問題沒有建立專門的產品檔案管理機構，且產品檔案管理也是由行政人員或其他員工負責，以致企業產品檔案管理缺乏有效性和規范性[3]。同時，企業沒有設置專門的檔案庫房，在產品檔案工作標準方面也缺乏統一性，給產品檔案管理工作的開展帶來諸多難題，導致各個部門的產品檔案都缺乏統一性和規范性，在進行檔案收集、檔案整理和檔案歸檔的時候雜亂無章，嚴重影響了企業產品檔案管理職能的發揮。此外，在科學技術的發展背景下，許多企業都已經逐漸采用信息化產品檔案管理模式，通過信息化檔案管理使傳統檔案管理的缺陷問題得到有效控制，但是在信息化產品檔案管理中面臨著諸多其他安全隱患，這就需要加強產品檔案管理的建設，利用網絡安全防護技術保證產品檔案的安全使用。

2 規范企業產品檔案管理的具體措施

2.1 規范檔案收集和歸檔工作

為確保檔案收集和歸檔工作的有效進行，檔案管理人員需要將產品檔案文件的形成、整理和歸檔等各項工作融入到企業管理、產品生產、產品開發和產品銷售等各項計劃中，明確相關人員和相關部門的職責和權限，使檔案收集和歸檔工作能夠順利完成，有效保證產品檔案的整體質量[4]。同時，產品檔案的收集工作較為復雜，且檔案內容也比較多元化，想要保證產品檔案的完整性就必須要對檔案收集的范圍進行合理劃分，其中主要包括有以下五項：①市場調查表、產品比較表、產品開發計劃、開發構思方案以及可行性研究報告等等文件材料。②產品工藝和產品設計等文件材料。③產品實驗、產品鑒定等文件材料。④工藝裝備圖紙、產品圖紙、計算材料、技術文件等文件材料。⑤產品銷售報告、用戶反饋單、改進意見書、產品商標及市場開拓計劃等文件材料。此外，在進行產品文件收集的時候，也要對臨時材料進行收集，并做好檔案丟失的防范和補救工作，從而有效確保產品檔案的準確性和完整性，使產品檔案的價值得到充分發揮。

2.2 加強制度建設，規范檔案利用

想要充分發揮產品檔案的作用，就必須要建立完善的檔案審批制度和檔案利用制度，為企業產品檔案管理的順利進行構建有利環境。例如在查閱產品檔案的時候，需要在經過相關部門和領導的批準之后才能夠使用產品檔案，且在利用產品檔案的時候要做好保密工作，對于一些許可范圍的產品檔案可以開放使用，對于機密檔案要限制使用，從而有效避免檔案泄漏等風險問題[5]。同時，在利用計算機技術和互聯網技術提供檔案查詢和檔案共享服務的時候，需要根據產品檔案的保密級別進行權限設置和加密處理，并嚴格規定產品檔案的借用時間，避免產品檔案借出時間過久造成丟失問題。此外，檔案管理人員也要加強檔案數據庫的安全防護工作，利用防火墻技術、防毒殺毒技術提高檔案數據庫的安全性，從而有效促進企業產品檔案管理的正常運行，為企業產品檔案管理的發展奠定良好基礎。

2.3 提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員作為企業產品檔案管理的執行者，其能力水平對產品檔案管理的效率和質量有著至關重要的影響作用，企業應采取多種措施提高檔案管理人員的整體素質，為企業產品檔案管理的有效進行提供有利支持。首先，企業要積極加強檔案管理人員的培訓工作，不僅要確保檔案管理人員掌握必要的檔案專業知識，也要深入了解產品的生產、銷售和研發等各個工作階段的實際情況，從而準確掌握產品檔案的形成規律，有效確保產品檔案管理工作的順利進行。其次，檔案管理人員也要熟練掌握計算機技術、互聯網技術、軟件操作技術等各種現代化技術，將其靈活運用到產品檔案管理中，這不僅能夠提高產品檔案管理的效率和質量，也能夠有效促進產品檔案管理的創新發展，使企業產品檔案管理的整體水平得到有效提高。最后，企業應積極提高檔案管理隊伍的建設力度，根據企業的發展情況展開檔案管理人員的招聘活動，根據產品檔案管理的要求選用掌握現代化技術的復合型人才，從而有效促進企業產品檔案管理的科學發展。

3 結語

綜上所述，為促進企業產品檔案管理的有效進行，使產品檔案管理更具有規范性和有效性，企業應積極規范檔案收集和歸檔工作，加強制度建設、規范檔案利用，提高檔案管理人員的整體素質，從多方面提高企業產品檔案管理的效率和質量，為企業產品檔案管理的科學發展奠定良好基礎。

參考文獻

[1]孫昕.優化企業產品檔案管理工作研究[J].蘭臺內外，2017（05）：70.

[2]呂敏.產品檔案管理人員如何為企業發展提供優質服務[J].陜西檔案，2016（01）：54.

[3]郭同萍.芻議企業產品檔案的開發利用[J].現代經濟信息，2014（19）：154.

[4]廖蕙.規范企業產品檔案管理的實踐[J].浙江檔案，2013（09）：64.

[5]秦佩君，伍康平.產品開發過程中的檔案管理[J].浙江檔案，2012（10）：59.endprint