淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策

牟琳

摘 要：隨著人們生活水平的提高，經濟的繁榮，科技的發展，促進了我國醫療衛生改革的不斷創新。檔案對于醫院來說是不能丟失的資料，為了增強對檔案的管理，我們應該從當前醫院對于檔案管理的具體情況來進行具體分析。應該建立一支具有正規化的的檔案分支系統管理，完善檔案管理制度加強檔案管理，依法歸檔的提高工作人員的主動性，還應該加大對在職人員的培訓規模。開展檔案信息自動化，重點抓好相關數據庫的建設。只有促進檔案管理工作的信息化、便利化系統建設發展，讓醫院的檔案信息工作做到自動化管理，才能更好的幫助提高檔案管理員的工作效率。

關鍵詞：醫療單位；檔案管理現狀；信息自動化

對于醫院的基層建設中的來說，檔案管理是非常重要的一部分，加強檔案信息的管理制度，能夠讓醫院的制度變得緊跟時代步伐。醫院檔案醫院管理工作的重要的憑據，是醫院在對外做廣告的時候的一種手段。如何讓檔案管理適應現代化市場的需求，改變檔案的傳統管理模式，引進檔案管理自動化，就需要先了解醫院檔案管理的基本內容要求，了解醫院管理檔案目前的情況和所出現的問題，分析問題的出現原因，并且采取一些相應的措施解決。其中應該利用信息技術加快檔案管理的自動化進程，提高檔案管理的總體效率，只有這樣，才能夠在國家的帶領下做好醫院檔案管理的基本工作，促進醫療衛生的改革進步。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 醫院檔案的工作制度缺失，檔案的整理缺乏自主性

在眾多醫院當中，根據國家相關大方向的條例制定了較為齊全關于財政、治療、人員等方面的管理制度，但是在這個過程當中，醫院中許多比較具體的管理部分，并沒有在國家的規章和制度中提及。比如說醫院檔案管理方面的制度并沒有充分在國家的制度中提及，這就導致了醫院沒有引起足夠的重視，在檔案管理方面會缺乏較為完善和齊全的規定，同時缺少與之相關的工作人員。少部分醫院甚至都沒有將檔案管理的質量高低作為相關工作人員的考核成績，最終導致長期以來醫院對于檔案管理工作的忽視，進而造成工作人員覺得檔案管理工作并不重要，對于檔案管理工作持有懈怠和輕視的態度，甚至有不少管理人員不清楚檔案的相關法律，缺乏依法歸檔的自覺性，認為檔案的管理可有可無。使得醫院的檔案管理因為制度的不完善出現許多重要的檔案歸檔不及時、檔案遺失、存檔率較低等問題，同時這些問題的發生也會在一定程度上影響醫生們使用檔案的次數，檔案沒辦法得到充分利用。

1.2 醫院檔案管理人員的基本素質，綜合能力不高

目前在我國許許多多的醫療單位中，尤其是處于基層的醫療單位內的相關醫療工作者，對于已經在全國范圍內開始實施的檔案信息自動化管理的相關政策，并沒有充足的認識和理解，因此對于檔案管理的自動化并沒有真正落實到實際，許多醫院的工作人員對于計算機的運用和掌握更是一籌莫展。而檔案信息的自動化是在利用計算機的數據處理基礎下，將檔案資料與之結合起來，進行統一運用，這樣才能夠更好的保證醫療單位對于檔案信息的管理。但是目前很多工作人員的計算機使用能力以及檔案管理自動化的適應能力都存在著許多問題，而且部分人員并不擅長接受新的知識，無法做到不斷提升自己。這種對于現代化的管理處于不接受、不去學習的狀況，讓眾多醫療單位的檔案信息自動化管理工作很難跟緊時代的步伐，對整個醫院的發展產生一定的阻礙。

1.3 硬件投入不足，管理模式相對落后

在當前我國信息化技術的快步發展當中，人們已經開始廣泛的使用計算機網絡技術來幫助自己解決在生活或者工作當中遇到的問題。作為醫院同樣是緊跟科技的步伐，使用信息技術幫助實現檔案信息的自動化。但是在這個升級換代的過程當中，有著相當一部分醫院因為缺乏資金、設備的緣故，檔案管理還處于較為傳統的手工管理階段，沒有通過建立醫院檔案管理局域網來進行電子化管理，這樣就使得醫院各個科室之間無法通過局域網來實現信息的共享。這種檔案管理的落后會嚴重影響到醫院對于檔案工作的管理，無法達到便捷、安全的檔案信息管理。

2 提高檔案信息自動化的管理對策

第一，要加強對于檔案管理自動化的理念，在信息化時代的發展趨勢下，加強醫院的檔案管理工作必須要做到與時俱進、思想開放，用先進的理念來為醫院檔案管理進行創新優化。在這個發展的過程中，善于將醫院管理檔案的具體知識與當前先進的科學技術進行有機融合，相互促進，不斷進步，為檔案的信息化管理做出改變和提高。在進行檔案管理的工作過程中，要轉變單純只是為了做檔案而做檔案的思想，朝向開放式、靈活性的檔案管理思維，在做好檔案工作的服務同時進行不斷學習，積極參與到檔案工作的內部，不斷關注醫院的建設，為醫院檔案管理進行多層次的延伸，更好的做到檔案的收集和保管，提高醫院檔案信息管理的自動化。

第二，對于專業強化培訓相關信息的管理，在檔案管理、人事檔案管理的信息化意識薄弱的醫療單位中，對檔案管理的重視不足等問題，針對這些問題，加強人事檔案管理的培訓，同時信息自動化相關專業人士可以進行招聘，加強檔案管理人員綜合能力。檔案管理工作態度和能力是醫院檔案管理水平的重要組成部分，職工可以參加教育學習新知識，或到其他醫院更進行交流學習。鼓勵員工提高技能，參與檔案管理工作。同時，作為醫院檔案管理者，應了解醫院經濟發展的現狀，利用醫療設備，可以在實習期間進行實地考察，在學習中不斷提高工作效率和質量。

第三，我們應該加大資金的投入，對檔案管理，目前，國內的大多數問題與醫療單位分配住房少，存儲和信息設備放置環境缺乏安全感，他們很多不符合防火要求，高溫、防水等問題，很多信息沒有進行升級，設備也不進行更換。因此，應加大資金投入，改善檔案資料的存儲環境，確保其安全。應分類檔案存儲設置一個單獨的文件中的數據倉庫，建立檔案借閱室和辦公室，同時購買先進設備，以及相關的電子信息公司，開發一套軟件，適用于醫院的檔案信息管理。應安裝局域網，方便醫院所有部門和信息共享。設備儀表需要配備一個高分辨率掃描儀，可用于管理文件數據。

第四，重點建設數據庫。信息時代的大多數文件都是電子文件，許多文件都是數字存儲的。因此，需要一個高質量的數據庫。數據庫不僅可以滿足網絡傳輸的要求，檔案管理的操作習慣的需要，還容易理解，在網絡如此發達的年代，檔案信息將越來越多，其不安全指數也在上升，因此，必須不斷提高檔案信息的安全機制，以提高對檔案安全。

3 結語

總之，檔案是醫院非常重要的數據，檔案的完整性、準確性、安全性，關系到醫院未來的的經濟發展。因此，提高檔案信息自動化管理系統，需要提高檔案管理工作的監督、審查，同時還應該讓工作人員進行綜合能力的提高和管理人員素質的提升，提高檔案管理經費，建立完善的檔案信息數據庫，提高了文件的存儲環境，方便于檔案的檢查和管理。確保醫院檔案管理的規范化和統一化，提高檔案信息自動化的質量。

參考文獻

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