事業單位人事檔案管理問題及對策分析

劉莉華

摘 要：在事業單位基礎工作中，人事檔案管理是重要的組成部分，它能夠反映出個人經歷、工作表現、獎懲情況、歷史背景等，能夠對企業經濟利益的合法權益起到較好的維護作用，同時在選賢舉方面，其發揮的作用舉足輕重。隨著我國事業單位面臨的人事改革，很多新問題和新情況出現在人事檔案管理工作中，對企業基礎工作管理造成一定程度的影響。所以，事業單位要對當前人事檔案管理中存在的問題進行科學的分析，針對出現的問題及時采取行之有效的措施進行解決，從而確保事業單位人事檔案管理朝著標準化、規范化和精細化的方向發展。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理對策

任何一個事業單位的人事檔案管理都會經歷“從無到有，從粗到細”這樣一個過程，在前期的檔案建立期間，資料相對分散，在一定時間的集中整合后能夠使檔案管理走上軌道，經過日積月累的整理，能夠實現檔案工作的規范化、現代化和制度化。在我國事業單位中，人事檔案管理工作所發揮的作用舉足輕重。

1 建立人事檔案工作的重要性

1、為人力資源管理提供基礎保障。人事檔案能夠對員工的成長歷程中每一個環節進行真實的記錄，確保每一個步驟都準確無誤，能夠對員工的基本資料進行真實的反映。這些依據均將事實作為依據，其說服力較強，有較好借鑒意義，能夠使企業的管理者對員工的實際情況有一個全面的了解，在進行人事調動和上任的時，可以減少了對于相關人員的考核時間，將其安排到合適的崗位，使其能夠更好的履行職責；同時還能夠根據個人的專業，有針對性的提升員工個人素質和業務能力，從而使工作效率效率得到提高。

2、為人事任命提供參考依據。事業單位如果需要任免、調動人員，都需要全面的掌握相關人員的品性、性格和才能等，還需要實地考察個人經歷和工作經歷，但這些信息在人事檔案中都有所體現。所以事業單位只有做好人事檔案的管理，使檔案內容更加系統和全面，才能夠人事調整調動和人事任命時有理有據。另外，通過對人事檔案的了解進行人事任命，能夠使人才的專業和特長得到發揮，使人事任命更具有專業性。

3、作為個人考評的基礎信息。目前，我國大部分事業單位都將個人考核作為日后職務晉升的加分項，因此做好檔案管理工作密切聯系著每個員工的利益，檔案的參考數據不僅能夠肯定每名員工的成績，而且能夠避免無成績、無學歷、無特長的“關系戶”被安排到重要崗位，給工作造成被動。在人事變動時，新單位也能夠通過人事檔案對員工的個人經歷信息進行及時了解，在適當時機合理判斷員工的工作能力，從而使人力資源管理效率大大提高。

2 事檔案管理中存在的問題

1、缺乏對人事檔案管理的重視。人事檔案管理看似簡單且不出成績，因此很少有領導和同事對其關注并對該項工作存在一定的誤區，認為人事檔案管理作為保管的事務性工作，只是簡單的抄抄寫寫，沒有任何管理的難度，且沒有創造出任何經濟效益，只需要做好歸檔工作，確保檔案信息的安全性即可，因此導致經費不足、人員較少、場所簡陋，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，檔案管理人員也越來越懶散，檔案收集意識淡薄，對檔案管理水平造成嚴重影響。

2、缺乏先進的管理設備。由于人事檔案管理工作沒有受到重視，因此檔案管理人員大部分都是沒有經過專業培訓直接上崗的，這些工作人員對人事管理工作的崗位職責、管理要點都含糊不清，檔案收集意識淡薄。而且很多檔案管理人員屬于兼職，沒有充足的精力投入到檔案工作中，在日常工作中只是將檔案材料隨意放在檔案盒內，并未在歸檔后進行整理。另外有些事業單位由于辦公室場地緊張，就將檔案室安排在閑置的儲物室或倉庫內，這些地方由于陰暗潮濕，環境相對惡劣，對檔案內容造成一定的損壞。另外，檔案室的防火、防盜等手段具有較低的水平，信息化管理等軟件設施不齊全，鐵窗、鐵柜等硬件設施也不完善，傳統陳舊的管理手段導致工作人員使用手工操作方式進行檔案的調閱，對原件造成一定的影響。在信息化建設過程中，也有檔案部門對信息管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統不了解。

3、缺乏規范的檔案材料制作方式。在檔案管理中，各地方對檔案材料的規格有統一的要求，檔案材料需要16開規格的辦公用紙，檔案管理人員需要及時裁剪、裱糊加工不規則、破損、卷角、折皺的材料。但近年來，歸檔的材料中經常會出現A4紙，這些材料具有較大的裁剪難度，且浪費大量的人力、物力和財力。在行政機關辦公活動中，一般是紙質檔案與電子檔案并存，但電子檔案的可讀性、安全性和原始性等問題需要檔案管理部門解決。

3 新時期人事檔案管理工作的對策與思考

1、提高人事檔案管理重要性認識。一是要加大對《檔案法》的宣傳力度，使各級管理人員及工作人員的人事檔案管理意識得到有效提高，使檔案工作氛圍逐步向好，使企業的決策者對人事檔案工作進行充分認識，使他們認識到人事檔案管理工作在單位中所發揮的重要作用；二要豐富形式載體，對人事檔案工作的重要性進行廣泛宣傳。作為檔案管理人員，要通過自學、參加培訓等方式不斷提高自身的專業素質水平，對檔案工作的各個環節和基本要求全面掌握和熟悉，探索一套科學有效的檔案管理方法，使檔案質量和工作效率得到提高，確保檔案工作更實用、更科學。

2、加強檔案管理人員隊伍建設。在單位管理過程中，為使客戶檔案工作能夠滿足其需要，事業單位要及時進行獎勵機制的建立，對檔案人員的職級和待遇問題進行妥善解決，使檔案人員工作的積極性得到進一步提高，確保有一個穩定的檔案隊伍。另外，事業單位還需要不斷加強業務培訓，通過定期培訓的模式使檔案隊伍綜合素質得到提升，使其能夠向各部室橫向覆蓋，對下屬的基層單位進行縱向覆蓋，確保實現全員培訓，使人事檔案管理的認可度得到增強，進一步促進檔案管理能夠更高的服務企業發展和管理。

3、健全人事檔案管理制度。對于人事檔案的管理工作來說，健全的人事檔案管理制度具有關鍵性作用。事業單位要按照國家相關要求，制定、完善、健全適應單位工作實際的制度，特別是在建立人事檔案計算機輔助管理制度時，要明確檔案材料的收集和查詢流程，嚴格人事檔案材料審查，避免材料內出現弄虛造價內容，對事業檔案整理工作細則進行不斷完善，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備，集中統一管理各種門類、載體檔案，認真保存照片、錄音帶、錄像帶等有價值的實物，將人事信息及時準確地傳輸，使人事信息管理的時效性進一步提高。

4、加強人事單位信息化建設。想要使工作效率得到提高，利用計算機等現代設備和現代技術是今后檔案管理的發展趨勢，在計算機內整理檔案資料，不僅能夠文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質材料與數據信息雙存，而且有利于檔案的查找和翻閱，能夠及時向各個部門共享人才檔案信息資源。但是隨著信息化技術的發展，人事檔案的信息化管理需要加強保密工作，且只允許有相關權限的人員對人事檔案進行查，使檔案管理更加科學有效。

4 結束語

總言而之，隨著社會的不斷發揮，人事檔案管理工作也要與時俱進，從而進一步服務人民群眾，促進事業單位發展。檔案管理部門要不斷提升管理水平，使檔案室轉變為檔案信息中心，實現檔案資料數據共享，方便用戶和各部門隨時查看檔案情況，給事業單位管理者重大事項的決策提供依據。各部門要對檔案管理工作加強重視，相關部門要認真配合，工作人員要認真努力負責的工作，從而增強人事檔案信息的時效性，為事業單位發展提供基礎保障。

參考文獻

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