新時期中學檔案管理信息化建設的思路探究

陳麗

摘 要：在新時期的背景下，對中學檔案管理進行信息化建設，對檔案信息的儲存提供了便利條件，提高了檔案信息的安全性與利用率，對學校的發展具有重要意義。基于此，本文將闡述新時期中學檔案管理存在的問題，以基礎建設、工作標準、安全維護以及引進人才為切入點，深入探究新時期中學檔案管理信息化建設的思路，旨在能夠發揮信息化的作用，提高中學檔案管理的科技化水平，為中學的檔案管理參考。

關鍵詞：中學檔案；檔案管理；信息化建設

在中學，如果實現了檔案信息化管理，能夠為學校開展相關的工作提供保障，同時能夠促進中學學校長久發展。在新時期的大背景下，信息技術以較快的方式推廣、普及，同時傳統的管理方式已經不適合中學檔案管理的需求，因此可以將信息化引入檔案管理之中，建立更加科學的檔案管理系統，全面提高中學檔案管理的有效性。

1 新時期中學檔案管理存在的問題

雖然我國的科學技術發展較快，但是受傳統思想的影響，部分中學并沒有積極引進信息化的檔案管理方式，具體表現在以下幾方面：

（1）管理理念滯后。目前，在新時期的背景下，中學的辦學規模不斷增加，所以應該加大對檔案管理的重視。但是，在當前的檔案管理中，由于傳統觀念、方式的限制，很難提高檔案管理的質量。同時，中學的校領導在很大程度上并未重視檔案管理工作，所以很難提高檔案管理的信息化水平；

（2）基礎設施不完善。在部分中學中，由于資金、技術等因素的限制，基礎設施較為薄弱，很難落實信息化建設。出現這一現象的主要原因就是，中學將大部分的資金投入到教學中，如采購教學設施、擴展校園規模等，無法及時將檔案管理軟件、掃描儀、刻錄儀等信息化檔案管理設備引進校園，直接制約了檔案管理信息化建設；

（3）認知不充分。缺乏對數字化概念的認識，僅僅人為檔案信息化建設就是將原本紙質的信息錄入計算機中，并且大部分以人工的方式開展工作，所以無法發揮信息化管理的作用。

（4）專業性較弱。目前，中學并沒有引進專業的檔案管理信息化建設人才，并將人才培養的重點放在教學工作中，其目的就是提高教學質量。由于工作人員并不具備專業的技能，所以就會直接影響信息化建設的程度[1]。

2 新時期中學檔案管理信息化建設的思路

2.1 重視中學檔案信息化建設的基礎建設

為了提高中學檔案管理的信息化水平，工作人員應該加大對檔案的管理力度。同時，在日常的管理工作中，還需要將檔案的信息化建設納入工作流程中，以便從根本上發揮管理工作的價值。在實際工作中，中學校園需要加大檔案管理的基礎設施建設，進而完善檔案管理的制度內容，前面記錄學校中教師出勤、工作情況以及學生的日常出勤情況等。

在中學檔案信息化建設的過程中，應該加強對相關的條例、制度進行完善，為檔案的管理工作提供保障、監管，并結合中學的實際需求，確定檔案信息化建設、管理的流程，充分利用信息化技術，優化中學檔案管理工作，并將管理工作的內容落實在具體的工作人員上。另外，為了能夠促進檔案信息化建設的步伐，中學應該加強辦公室自動化建設，以便更好的發揮信息化管理的作用，使相關的工作人員能夠通過計算機，對檔案內容進行修正、查閱以及儲存，從根本上提高中學檔案信息的利用率。

2.2 完善中學檔案信息化建設的工作標準

在檔案管理的信息化建設中，需要基于信息化的方式，對中學檔案信息進行全方位的管理。但是，在管理的過程中，如果想要將傳統的紙質檔案信息錄入計算機中，就需要耗費大量的精力、時間。同時，紙質檔案在類型方面存在著一定的差異，就需要電子數據設置不同的文件類型。如今，由于電子文檔的管理方式在功能、結構等方面具有顯著的差異，因此很難實現共享檔案信息的目的，并且檔案管理工作的開放性、通用性依然有很大的進步空間。

例如：當中學開始使用某一種檔案管理軟件之后，經過一段時間以后就會對其進重編、放棄，這樣的方式不僅增加了學校成本支出，還會影響檔案管理信息化建設的信心，嚴重影響信息化建設的效率。因此，為了保證中學檔案信息化管理的兼容性，就需要對文件的格式、業務規范進行統一掛辦理，從而加強檔案管理的效率。在信息化建設的過程中，應該明確具體的建設目標，優化檔案管理的程序，進而完善中學檔案信息化管理的工作標準。

2.3 做好中學檔案信息化建設的安全維護

在中學中，檔案通常記錄著教師的科研成果、實踐教學經驗等，具有較高的應用價值，并且與中學學校的發展有著密切的聯系，為了避免檔案信息發生泄露，在信息化建設的過程中，應該重視中學檔案信息化管理的安全維護。具體來說，在建設信息化檔案管理的工作中，工作人員應該充分認識到檔案當前面臨的風險、為了可能發生的風險。對此，在建設的過程中可以采用防病毒入侵技術、電子信息恢復技術、加密技術等安全防范技術，以此來保證中學檔案信息的安全性。

除此之外，中學的檔案管理工作還可以采用異地備份的方式，即在異地存放該學校的檔案信息，由于外部、內部等因素而造成檔案信息的泄露、損壞，從而保護檔案信息的完整性、安全性。例如：對于中學中較為珍貴的檔案資料，可以將同質備份、異質備份兩種方式結合起來，相互彌補其中的不足，同時采用縮微品形式增強檔案信息的保護效果。

2.4 引進中學檔案信息化建設的優秀人才

中學檔案信息化建設的成功效果與工作人員的技能、素質有著直接的關系，因此需要引進專業的技術人才。在新時代的大背景下，中學檔案管理的工作人員需要具有較高的創新能力，并且需要深入掌握信息化管理方式的重要性。另外，在實際工作中，中學學校應該重視對檔案管理人員的培訓工作，其培訓的內容包括：基礎計算機知識、實踐操作技能等。經過一段時間的培訓以后，能夠有效推進中學檔案管理信息化建設的進程，優化學校的管理工作。

同時，為了保證檔案管理信息化建設的進程，中學還應該積極引進專業的、高素質的技術人才，以此來推動檔案信息化的建設。此外，在信息化建設的過程中，還需要充分利用全新的、先進的管理軟件、管理技術，并在正式入職以前進行崗位培訓，增強工作人員的能力，并強化思想素質。對于檔案管理的工作人員而言，應該具有保密的基本素質，嚴禁將中學檔案中的信息泄露，全面提高檔案管理的質量，為學校的發展奠定基礎[2]。

3 結語

綜上所述，目前部分中學檔案管理工作中，依然存在很多問題，需要一起中學領導人員的重視，積極引進信息化管理方式。以此為基礎，中學更加重視了檔案信息化管理的基礎建設，完善了檔案信息化管理的工作標準，同時加強了對檔案信息化管理的安全維護，引進了更多先進的技術人才，為實現檔案信息化管理的目標提供了保障。所以，在中學的發展中，可以將文中的方式應用在檔案管理信息化建設中。

參考文獻

[1]王婷婷.淺談信息化時代對中學檔案工作者素質的要求和提高途徑[J].黑龍江史志，2014，（03）：97.

[2]馬春芳.論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑[J].科技資訊，2006，（02）：113-114.endprint