行政事業單位電子檔案管理創新路徑探析

王靜

摘 要：作為信息化社會發展的必然產物，電子檔案已經成為行政事業單位檔案管理的發展趨勢。想要確保行政事業單位檔案管理的工作質量與工作效率，檔案管理者就需要明確電子檔案的特點，能夠找到其問題所在，這樣才可以提出相應的措施，做好問題的油畫，確保電子檔案管理的有效性。

關鍵詞：行政事業單位；電子檔案；管理；創新

實現檔案信息電子化，不但可以方便相關數據的錄入與檢索，同時也可以提升工作的簡便性，降低檔案工作人員的工作壓力，提升工作效率，最終提升行政事業單位的整體工作質量，確保單位的發展能夠與社會發展相互協調，進一步提升服務水平。

1 電子檔案的特點

在傳統的檔案管理中是利用手工抄寫以及整理的模式完成的，不僅工作效率地下，同時也浪費時間，不利用保存和查閱，直接影響整體的工作效率。但是計算機網絡技術和信息技術的融入，不但可以降低檔案工作人員的勞動強度，同時也可以實現對信息的利用與提升工作效率，其主要的優勢表現在：

（一）信息處理速度快

電子檔案工作模式，可以直接將相關的初始信息錄入電腦，無論是文字，還是圖片方式都可以，之后，在計算機之中設置好程序，就可以實現對檔案資料的分析、整理與歸檔，在降低人工操作失誤的同時，也可以節約時間，提升工作效率[1]。

（二）查閱方便

在錄入檔案信息之后，會自動的生成目錄與檢索，這樣可以實現檔案的自動分類整理，完成工作的編排。在查閱信息的時候，只需要將相關的關鍵詞輸入進去，就可以及時查閱到相應的信息，這樣也節約了查找信息的時間。

（三）存儲穩定

傳統的紙質檔案管理，不但會浪費空間，同時還需要適宜的環境支持。但是電子檔案本身的存儲就很穩定，可以直接存放在光盤、存儲卡、云盤等載體之中，不會受到過多的外界環境影響，并且存儲的時間較長，穩定性較高。

2 行政事業單位電子檔案管理中存在的問題

目前，行政事業單位在進行電子檔案管理的時候還面臨諸多問題，這些問題會直接影響檔案管理工作的整體質量與效率，同時對于檔案資料信息的可靠性與安全性也會帶來威脅。第一，無法確保電子檔案的安全性。利用電子檔案進行信息的收集、整理與傳輸的過程中，都需要借助計算機與網絡來實現，雖然提升了工作效率，但是難免會存在安全隱患。如，當計算機遭受到黑客入侵、病毒襲擊的時候，就可能出現檔案信息被竊取、刪除等問題。第二，在配制檔案管理人員方面，因為大部分行政事業單位缺少綜合素質能力強的復合型人才。在開展電子檔案管理工作的時候，需要管理人員擁有較高的素質、寬闊的事業以及較強的能力。具體來說，也就是管理人員需要擁有檔案業務能力以及較高的職業素養，這樣才可以對行業的工作情況進行全面的了解與掌握，同時還能夠具有信息技術、互聯網相關方面的重視，能夠熟練的操作計算機。但是就目前的實際情況來看，管理人員素質與能力不達標是很普遍的現象，另外，行政事業單位不重視檔案管理人員的再教育培訓工作，缺少相應的工作制度的支持，沒有針對檔案管理人員進行職業方面的規劃，都可能影響檔案管理人員的工作積極性，磨滅其工作熱情[2]。

3 行政事業單位電子檔案管理的創新策略

（一）建設電子檔案管理安全保障體系

安全問題一直都是電子檔案管理系統的主要內容，從而受到行政事業單位的廣泛關注。除開相對應的檔案管理制度完善之外，對于電子檔案安全性的重視度也是行政事業單位需要注重的方面。在建立電子檔案安全保障體系方面，行政事業單位可以從下述幾個方面入手：第一，強化硬件的保障工作，做好電子檔案管理系統的及時維護，并且設定好網絡設施保障屏障以及安全保障屏障。第二，維修人員需要定期針對服務器、設備以及線路進行維護，避免電子檔案管理硬件系統出現問題。第三，提升應用系統的安全保障意識，及時的建立單獨的用戶訪問平臺以及穩當中心，并且針對相關的應用安全性進行定期的檢查。通過特定的瀏覽器，做好病毒的檢查，及時的使用專業的殺毒軟件進行監控和掃描處理。第四，電子檔案還需要做好專業防火墻的網絡系統管理設置，避免出現網絡黑客盜用重要檔案信息的問題，直接威脅行政事業單位的發展。

如，某事業單位在電子文件加入數字簽名技術，希望通過這樣的方式能夠確保電子文件的安全傳輸，具體見圖1所示[3]。

（二）確保檔案文件真實性

檔案文件本身的原始性與真實性，可以采用嚴密的制度與先進的計算機技術來實現。第一，行政事業單位可以借助國外先進的文件加密技術，這樣就可以完完全全的記錄每一次檔案修改的具體內容和時間，通過電子檔案內部結構以及背景等諸多元數據的保留，就可以方便后續的追蹤和查詢工作的開展。第二，在制度上也需要進行合理的設置，在相關人員修改檔案的時候，需要上級批準，然后利用身份驗證管理系統進行操作，避免無關人員惡意的篡改數據信息，具體而言，主要包含了數字證書認證、用戶信息驗證、輸入密碼口令等方法，這樣就可以限制用戶的權限，確保檔案數據本身的原始性和真實性。

（三）建立嚴格的保管制度

在完成電子檔案歸檔之后，需要一套嚴格的保管制度來確保其安全性。第一，嚴格把控存儲載體的質量關；第二，規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管需要遠離強磁場或者是存在有害氣體的環境，并且建立一個滿足磁、光保護的物理保管環境，同時保持良好的濕度與溫度環境。第三，注重對計算機病毒的檢測，確保電子文件載體不會帶有任何的病毒，并且將載體放置在保護的狀態下。同時也應該注重對加密電子檔案的管理。第四，保證信息內容的可讀性和完整性，確保載體無任何的損傷。定期對電子檔案進行安全方面的檢查，一旦出現載體損壞或者是信息損壞，需要及時的進行維護，做好修復與拷貝等處理。

（四）規范統一格式

針對行政事業單位來說，想要在文件共享與傳輸的環節盡量的減少的不兼容的問題，只有在各個單位之間建立出統一的標準，針對格式做好相對應的規范與統一，避免使用特殊格式的軟件，保證文件類型的一致性。通過電子檔案規范制度的建立，就可以嚴格的規定電子檔案的收集、整理以及保存等多個方面的細節問題，進而在方便行政事業單位整體工作效率的同時，也能夠提升事業單位的服務質量。

4 結束語

總而言之，對于行政事業單位而言，檔案管理工作是其穩定發展的基礎，為了提升檔案管理工作效率的要求，就應該順應時代的發展，能夠利用高效的電子檔案工作模式。而電子檔案憑借其諸多的優勢，在提升檔案管理工作效率的時候，必定會面臨一定的風險影響電子檔案的真實性和準確性。所以，找到有效途徑，強化電子檔案管理的創新，才能確保其為行政事業單位貢獻更大的力量，促進行政事業單位與社會發展同步接軌。

參考文獻

[1]王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.

[2]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]王麗蘋.探析新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展前景[J].科技資訊，2014（36）：205.endprint