ERP系統(tǒng)在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

運(yùn)玉貞

摘要：本文以H上游水電開發(fā)有限責(zé)任公司（以下簡稱“H水電公司”）為例，分析水電企業(yè)固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀、存在的問題，從ERP系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、具體操作兩方面出發(fā)，探索水電板塊固定資產(chǎn)管理中的信息化應(yīng)用，為企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)打造全新的固定資產(chǎn)管理體系進(jìn)行有益探索。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 固定資產(chǎn)管理 應(yīng)用

一、概述

（一）研究背景

隨著水電企業(yè)的快速發(fā)展，加快轉(zhuǎn)變固定資產(chǎn)管理理念，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的全過程、精益化管理勢在必行。隨著信息化水平的提高，ERP等先進(jìn)的信息化管理手段逐漸融入企業(yè)管理。利用ERP管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)等各環(huán)節(jié)的透明化管理，完成從計(jì)劃采購到財(cái)務(wù)核算的對接。H水電公司作為黃河上游大型的水電開發(fā)企業(yè)，固定資產(chǎn)占全部資產(chǎn)總額的比例大，所以總結(jié)ERP系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，對實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在公司的全面推廣具有重要意義。

（二）研究意義

推行基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)固定資產(chǎn)管理，進(jìn)行固定資產(chǎn)全過程管理，有助于實(shí)現(xiàn)從職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮資產(chǎn)在各個(gè)階段的效能和效率，最大限度實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)綜合效能，對企業(yè)管理水平的提升發(fā)揮重要的推動作用。為實(shí)現(xiàn)公司的固定資產(chǎn)的高效管理提供有力支持，提高公司的專業(yè)化管理水平。

（三）研究方法

本文采用文獻(xiàn)研究法與實(shí)證研究法相結(jié)合的研究方法，分析利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的可行性與優(yōu)越性。

二、現(xiàn)狀分析

（一）沒有形成固定資產(chǎn)全生命周期管理的意識

固定資產(chǎn)隨著企業(yè)發(fā)展不斷發(fā)生著變化。固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門進(jìn)行的固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)管理，只有當(dāng)其單據(jù)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門時(shí)才能夠得以反映，存在著嚴(yán)重的滯后。實(shí)物資產(chǎn)管理意識薄弱，缺少運(yùn)營意識，資產(chǎn)信息變動與實(shí)際脫節(jié)，管理方式過于粗放。同時(shí)，本應(yīng)從固定資產(chǎn)進(jìn)入企業(yè)直至退出都采取全生命周期管理，但目前H水電公司固定資產(chǎn)管理中更關(guān)注采購、大修、技改等環(huán)節(jié)，對資產(chǎn)報(bào)廢處置、殘值回收等環(huán)節(jié)關(guān)注不夠。

（二）技改、大修后固定資產(chǎn)的入賬價(jià)值難以確認(rèn)

由于固定資產(chǎn)價(jià)值管理相對比較粗放，未按資產(chǎn)部件細(xì)化建立固定資產(chǎn)卡片，存在將主要設(shè)備與輔助設(shè)備合并建立為一張資產(chǎn)卡片的情況。后期進(jìn)行技改、大修時(shí)，本應(yīng)在原資產(chǎn)卡片基礎(chǔ)上扣除被替換部分的賬面價(jià)值之后新增大修、技改設(shè)備價(jià)值，但因合并建立的資產(chǎn)卡片無法明確大修、技改固定資產(chǎn)中被替換部分的賬面價(jià)值，賬務(wù)處理時(shí)往往是直接增加固定資產(chǎn)價(jià)值而不扣除被替換部分賬面價(jià)值，導(dǎo)致固定資產(chǎn)價(jià)值計(jì)量不準(zhǔn)確，一定程度上存在資產(chǎn)價(jià)值虛增。

（三）固定資產(chǎn)責(zé)任追究機(jī)制不健全

由于管理層重視企業(yè)的效益和安全生產(chǎn)狀況，對固定資產(chǎn)更強(qiáng)調(diào)使用價(jià)值上的管理，所以對經(jīng)濟(jì)價(jià)值的管理比較薄弱；由于涉及部門多、生命周期長，量化考核較為困難，對固定資產(chǎn)損壞丟失，使用時(shí)間過短等尚未建立詳細(xì)的責(zé)任追究機(jī)制；固定資產(chǎn)管理的獎懲機(jī)制不夠健全，難以調(diào)動資產(chǎn)管理人員的積極主動性。

（四）實(shí)物管理與價(jià)值管理銜接不緊密

目前各部門管理人員均從本部門職責(zé)的角度出發(fā)對資產(chǎn)進(jìn)行管理，不僅管理過程相互獨(dú)立，而且管理的側(cè)重點(diǎn)也不盡相同。這樣的管理模式就會造成沒有從“全系統(tǒng)”角度來考慮問題，沒有完整的固定資產(chǎn)管理流程在生產(chǎn)與財(cái)務(wù)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

（五）缺乏通暢的信息共享平臺

各個(gè)分、子公司業(yè)務(wù)性質(zhì)類似，故購買和儲備的物資也存在很高的相似度，使某些固定資產(chǎn)得不到有效配置和充分使用，造成資產(chǎn)的綜合利用效率不高。

三、基于ERP進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的總體框架

（一）基于企業(yè)文化、管理制度的總體框架設(shè)計(jì)

隨著公司的不斷發(fā)展壯大，對固定資產(chǎn)管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足公司的發(fā)展需要，為了解決當(dāng)前固定資產(chǎn)管理過程中存在的各種問題，提高固定資產(chǎn)管理效率，H水電公司落實(shí)集團(tuán)公司管控一體化總體要求，以水電板塊為切入點(diǎn)積極推進(jìn)ERP系統(tǒng)，以企業(yè)文化為基石，不斷整合和完善管理流程，依托ERP系統(tǒng)在公司內(nèi)部建成以業(yè)務(wù)流為驅(qū)動，形成流程處理閉環(huán)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、數(shù)據(jù)統(tǒng)一共享的信息系統(tǒng)。

（二）ERP系統(tǒng)管理流程及各模塊的相互關(guān)系

1.ERP系統(tǒng)管理流程

ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)處理是以流程為導(dǎo)向的，業(yè)務(wù)流程是業(yè)務(wù)處理中步驟、角色和職責(zé)的載體。建立科學(xué)合理的ERP系統(tǒng)管理流程，有助于規(guī)范下屬各企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高整個(gè)公司業(yè)務(wù)處理的效率。

2.ERP系統(tǒng)各模塊的相互關(guān)系

ERP系統(tǒng)是多種模塊的集成，它可以實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)和管理，就固定資產(chǎn)全生命周期管理來說，從項(xiàng)目模塊開始進(jìn)行工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、開工，其間通過物資模塊、應(yīng)付模塊進(jìn)行工程項(xiàng)目成本費(fèi)用的核算，然后將全部費(fèi)用歸集到項(xiàng)目模塊完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)固，項(xiàng)目完工轉(zhuǎn)固后再通過資產(chǎn)模塊對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，這使得項(xiàng)目管理與資產(chǎn)管理緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目到資產(chǎn)的有效對接。

四、固定資產(chǎn)管理各階段重點(diǎn)內(nèi)容

（一）規(guī)劃設(shè)計(jì)階段

項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)包括技改項(xiàng)目、資本化的信息化及科技項(xiàng)目、零購項(xiàng)目以及小型基建項(xiàng)目。不通過項(xiàng)目立項(xiàng)直接在“資產(chǎn)模塊”中增加的包括基建暫估及公司內(nèi)部劃轉(zhuǎn)等。各核算單位申報(bào)年度項(xiàng)目需求后，計(jì)劃審批部門要嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目可行性和必要性論證，充分了解公司現(xiàn)有資產(chǎn)運(yùn)行狀況、生產(chǎn)需求、技術(shù)條件，在此基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和自身專業(yè)知識嚴(yán)格把關(guān)。對確定實(shí)施的項(xiàng)目，會同有關(guān)部門開展項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)修訂、預(yù)算編制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全程管理和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

ERP系統(tǒng)中的操作流程，首先由各基層單位實(shí)物資產(chǎn)管理的前端業(yè)務(wù)人員根據(jù)計(jì)劃在“項(xiàng)目模塊”中依照模版新建工程項(xiàng)目，通過搭建項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)（工作分解結(jié)構(gòu)）歸納和定義項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，以項(xiàng)目成果為導(dǎo)向?qū)㈨?xiàng)目分解為詳細(xì)的工作任務(wù)，編制工作任務(wù)節(jié)點(diǎn)。以項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析為中心建立FBS結(jié)構(gòu)（財(cái)務(wù)分解結(jié)構(gòu)），將一個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值構(gòu)成或核算分類層層細(xì)分形成分解結(jié)構(gòu)，以規(guī)范項(xiàng)目的整體管理。FBS結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目預(yù)算成本及項(xiàng)目實(shí)際成本追蹤的基礎(chǔ)，同時(shí)也是采購與生產(chǎn)模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其設(shè)定后，要求項(xiàng)目物資采購、項(xiàng)目工單策劃等均按照該結(jié)構(gòu)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以方便項(xiàng)目決算、資本化及項(xiàng)目成本歸集和查詢，從源頭上實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)物管理和價(jià)值管理的標(biāo)準(zhǔn)化、可控化。endprint

（二）采購建設(shè)階段

項(xiàng)目采購時(shí)嚴(yán)格遵照H水電公司物資分類采購管理范圍的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資產(chǎn)價(jià)值最大化。項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，嚴(yán)格按照錄入ERP系統(tǒng)的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行工程進(jìn)度管理，對項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，準(zhǔn)確核算項(xiàng)目的初始成本支出，做好事前預(yù)控，重點(diǎn)解決設(shè)計(jì)、物資材料、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)的問題，在保證施工質(zhì)量和施工工藝的前提下最小化項(xiàng)目建設(shè)成本。在采購、建設(shè)環(huán)節(jié)需建立全生命周期成本評價(jià)決策機(jī)制，以及基于良好信息反饋的項(xiàng)目管理決策機(jī)制。

具體到ERP系統(tǒng)中的操作流程，項(xiàng)目實(shí)施過程中如操作人員未按照項(xiàng)目既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成相關(guān)業(yè)務(wù)或項(xiàng)目支出超過預(yù)算，ERP系統(tǒng)就會發(fā)出預(yù)警信息，提醒項(xiàng)目管理人員進(jìn)行維護(hù)。使用者應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度在ERP系統(tǒng)中及時(shí)更改實(shí)施狀態(tài)，準(zhǔn)確反映項(xiàng)目進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的全過程管理。同時(shí)，應(yīng)付模塊進(jìn)行發(fā)票審核入賬和賬款支付，材料模塊進(jìn)行材料出入庫和成本歸集。待工程項(xiàng)目完工結(jié)算時(shí)，再由資產(chǎn)會計(jì)審核前端業(yè)務(wù)人員維護(hù)好的資產(chǎn)信息，確認(rèn)資產(chǎn)分類、費(fèi)用分?jǐn)偤笸瓿身?xiàng)目轉(zhuǎn)增資產(chǎn)。

（三）運(yùn)行與維護(hù)階段

運(yùn)行與維護(hù)階段是固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)，這一階段的主要任務(wù)是確定固定資產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)成本。通過建立全面完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系和模型，對影響資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)目標(biāo)的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、分析與評估，確定具體風(fēng)險(xiǎn)及其影響程度優(yōu)先級，制定控制措施。將資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評估的結(jié)果和與資產(chǎn)運(yùn)維成本評價(jià)相結(jié)合，應(yīng)用于資產(chǎn)投資、設(shè)備檢修、技改、退役等重大運(yùn)維決策。

具體到ERP系統(tǒng)中的操作流程，項(xiàng)目申請立項(xiàng)以后，首先進(jìn)行工單的申請，再依據(jù)工單提請物資計(jì)劃，從項(xiàng)目到工單再到物資，通過明確責(zé)任部門和責(zé)任人，使項(xiàng)目費(fèi)用可以實(shí)現(xiàn)逐級審核、分級預(yù)控，當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施情況偏離既定目標(biāo)時(shí)，ERP系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警信息，提示相關(guān)操作人員及時(shí)采取糾正措施，將預(yù)算、項(xiàng)目、工單關(guān)聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化控制。

（四）退役報(bào)廢階段

當(dāng)固定資產(chǎn)進(jìn)入退役報(bào)廢階段，需要依據(jù)資產(chǎn)退役報(bào)廢鑒定標(biāo)準(zhǔn)，來判斷資產(chǎn)是否滿足退役報(bào)廢條件，對于滿足退役報(bào)廢條件的固定資產(chǎn)，按照公司業(yè)務(wù)流程嚴(yán)格履行審批手續(xù)，及時(shí)完成賬務(wù)處理。

具體到ERP系統(tǒng)中的操作流程，各基層單位組織實(shí)物管理部門提出報(bào)廢申請組織技術(shù)鑒定，并填制固定資產(chǎn)報(bào)廢鑒定表，交由管理部門進(jìn)行審核。審核部門依據(jù)批復(fù)文件負(fù)責(zé)在ERP系統(tǒng)中對報(bào)廢申請進(jìn)行相關(guān)的信息審核，在ERP資產(chǎn)模塊完成資產(chǎn)報(bào)廢處理。

五、基于ERP的固定資產(chǎn)管理成果

（一）形成全新的固定資產(chǎn)管理模式

ERP系統(tǒng)的建設(shè)使得資產(chǎn)管理流程中的各個(gè)部門重視固定資產(chǎn)管理，從而實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目、物資、財(cái)務(wù)、設(shè)備管理一體化，為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的整體優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

管理人員可以從源頭開始監(jiān)控企業(yè)固定資產(chǎn)的投資情況、運(yùn)行情況和退役情況等，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程管理取代了原來孤立的職能管理，真正實(shí)現(xiàn)了從整體角度整合企業(yè)資產(chǎn)，提高企業(yè)管理能力，最終實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）固定資產(chǎn)實(shí)物管理和價(jià)值管理同步

通過ERP系統(tǒng)的建設(shè)，將設(shè)備系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行集成，理順了業(yè)務(wù)流程，把原來的資產(chǎn)實(shí)物管理職責(zé)和資產(chǎn)價(jià)值管理職責(zé)進(jìn)行整合，各固定資產(chǎn)管理部門使用一套系統(tǒng)，共享信息，減輕了工作量，保證了數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

（三）實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期管理

依托ERP系統(tǒng)，整合了固定資產(chǎn)管理各個(gè)階段，真正實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)總成本的有效控制。利用系統(tǒng)掌握固定資產(chǎn)的使用情況和主要性能，根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對固定資產(chǎn)使用做出正確的判斷，對已經(jīng)喪失生產(chǎn)能力的固定資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢處置，避免資源浪費(fèi)，提高固定資產(chǎn)整體使用效能。

（四）提供固定資產(chǎn)信息共享平臺

通過ERP系統(tǒng)中內(nèi)部采購信息的共享，規(guī)范物資采購價(jià)格，逐步實(shí)現(xiàn)同一物資同一價(jià)格體系，從而建立規(guī)范有序的價(jià)格體制，降低項(xiàng)目采購成本，進(jìn)而降低固定資產(chǎn)成本。統(tǒng)一的資產(chǎn)編碼為全公司建立了一個(gè)大集中的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，各單位資產(chǎn)狀態(tài)實(shí)時(shí)展示，為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥奠定基礎(chǔ)，有效盤活公司資產(chǎn)。

（五）奠定固定資產(chǎn)精細(xì)化管理基礎(chǔ)

為提高固定資產(chǎn)精細(xì)化管理水平，公司各單位、各部門與ERP實(shí)施緊密協(xié)作，按固定資產(chǎn)部件細(xì)化拆分固定資產(chǎn)卡片，細(xì)化拆分后，更加準(zhǔn)確地反映資產(chǎn)價(jià)值，有助于解決技改、大修后固定資產(chǎn)入賬價(jià)值難以確認(rèn)的問題。

六、如何提升ERP系統(tǒng)應(yīng)用水平

H水電公司作為國家電投集團(tuán)首批ERP系統(tǒng)試點(diǎn)單位，通過不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)操作、擴(kuò)展系統(tǒng)功能、開發(fā)相關(guān)報(bào)表等，水電板塊ERP系統(tǒng)應(yīng)用取得了一些成績，提升了資產(chǎn)管理水平。但要進(jìn)一步發(fā)揮ERP系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理優(yōu)勢，利用ERP系統(tǒng)提高固定資產(chǎn)管理效率，優(yōu)化資產(chǎn)成本效益，還需從以下三方面不斷完善改進(jìn)，為更好地實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全公司推廣提供條件、奠定基礎(chǔ)。

1.盡快轉(zhuǎn)變管理理念

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變原有的管理理念和管理手段，積極推廣全新的管理模式和管理流程，管理人員要盡快適應(yīng)全新的管理模式，通過對ERP系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，了解管理流程的設(shè)定，各管理部門應(yīng)明確業(yè)務(wù)流程中涉及的崗位職責(zé)，盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想。

2.提高前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量

前端業(yè)務(wù)部門需加強(qiáng)資產(chǎn)價(jià)值管理方面的知識學(xué)習(xí)并與財(cái)務(wù)部門緊密配合，做好知識的相互轉(zhuǎn)移，推動固定資產(chǎn)管理端口前移，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，建立標(biāo)準(zhǔn)管理。

3.實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的四碼關(guān)聯(lián)

四碼關(guān)聯(lián)是指在ERP系統(tǒng)中建立KKS編碼（電廠標(biāo)識系統(tǒng)）、物資編碼、設(shè)備編碼、固定資產(chǎn)編碼之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以編碼為關(guān)鍵詞實(shí)現(xiàn)相互穿透查詢。四碼關(guān)聯(lián)是一項(xiàng)重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作，初期可實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)、設(shè)備、物資主數(shù)據(jù)的逐層穿透查詢，未來可基于獲取的海量信息資源進(jìn)行集成性數(shù)據(jù)挖掘，逐步實(shí)現(xiàn)諸如固定資產(chǎn)使用效能分析、設(shè)備預(yù)知性維修策略評估，以及輔助備品配件安全庫存制定等跨模塊綜合績效評價(jià)功能，對企業(yè)前瞻性地組織固定資產(chǎn)管理、設(shè)備管理、物資管理具有重大意義。

（作者單位：黃河上游水電開發(fā)有限責(zé)任公司）endprint