關于提高檔案管理有效性的若干問題思考

王曉雁

【摘 要】近年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，人們對于檔案管理有效性需求也越來越大。鑒于此，論文從多角度出發，對檔案管理的重要性進行分析，并針對當前檔案管理存在的問題展開研究，進而提出提高檔案管理有效性的幾點優化策略，以期為促進我國檔案管理有效性的發展貢獻綿薄之力。

【Abstract】In recent years， with the development of social economy in China， there is a growing demand for the effectiveness of archival management. In view of this， this article from the points of view， analyzes the importance of the archives management， and researches the problems existing in the current archives management， then puts forward the optimization strategy for improving the effectiveness of archives management， hoping to promote the efficiency of China's archives management.

【關鍵詞】檔案管理；有效性 ；經濟建設

【Keywords】 archives management； effectiveness； economic construction

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0088-02

1 引言

檔案管理的有效性，對于社會經濟的建設和發展具有重要作用，是社會實踐活動的固化信息形式，是推動社會進步的重要文獻資料。但當前我國檔案管理活動中，普遍存在重視管理檔案而忽略利用檔案的問題，降低了檔案管理的有效性。因此，本文對提高檔案管理有效性的研究，無疑對于提高我國檔案利用有效性和促進社會經濟穩定發展具有重要意義。

2 檔案管理的重要性

檔案管理即是對檔案的信息、實體進行管理并利用的各項管理工作的總稱，是統計、鑒定、保管、整理、收集、提供利用的活動，包括了檔案提供利用、檔案編輯研究、檔案統計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案整理、檔案收集等管理內容。檔案管理的科學性和規范性是一個單位管理水平和業績的重要評估指標，是記載了一個單位發展史的資料，也為研究一個單位發展史提供了一手資料。為了做好檔案管理的工作，促進我國社會經濟的發展，應不斷更新管理理念，用于探索和創新管理手段，從而真實、全面地反映社會經濟發展的情況和經營成果[1]。

另外，將單位經濟的管理與檔案管理成果有機融合，能夠體現出該單位的資源配置模式，并有利于促進單位制定未來的發展規劃和商業版圖，具有發展的戰略意義，同時對于提高單位經濟管理效益具有重要的影響。同時檔案管理也是單位經濟同步發展的無形資產，在單位的各項工作中積極的發揮出了其應有的作用，促進了黨的工作順利完成。由此可見，建立一套科學的、規范的、適用的檔案管理體系，對于促進單位經濟的發展具有重要意義，并且對于單位經濟信用信息有效性也具有重要作用[2]。

3當前檔案管理存在的問題

3.1檔案管理模式較為落后

傳統的檔案管理模式以保存原始信息工作內容，實現檔案信息保存為目的。但當今信息技術發展迅速的情況下，檔案管理模式已逐漸實現了現代化自動管理，傳統的人工檔案管理也逐漸向信息化管理模式發展。另外，由于部分個體經營、企業、單位的檔案管理設備不齊全，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

3.2 檔案管理人員專業素質有待提升

檔案管理工作具有科學化的特點，要求管理人員需要具備較高的專業素質和能力，并且對檔案管理工作進行一個科學的、合理的規劃。但在檔案管理實際的工作中，由于檔案管理人員結構和招聘不均勻、規范，并且管理人員工作職責也并未明確，多數管理人員年齡較高，沒有經過系統的培訓，對檔案的管理要求、重要性、裝訂、限時歸檔等業務不是太熟悉，導致出現管理工作的混亂、管理水平不高和管理手段滯后等問題[3]。

3.3 檔案管理制度有待完善，檔案管理意識不強

雖然多數個體經營、企業、單位都建立了較為完善的檔案管理制度，但仍然有部分個體經營、企業和單位并未建立完善的檔案管理制度，在檔案管理的過程中，出現了放任自流，隨意性較強的現象。具體表現如下，首先，檔案管理部門收集的材料和文件不齊全，導致保存資料的不完善；其次，經常利用的資料和文件任意放置，管理不嚴；最后，對于上級下發的資料和文件并未及時整理和存放，造成管理滯后。難以發揮出檔案管理應有的作用，降低了檔案管理的有效性。另外，由于檔案管理工作者并未意識到檔案管理的重要性，同時在日常檔案管理的工作中，上級領導對檔案材料不夠重視，檔案管理意識不強，對檔案工作不聞不問，得過且過。部分人員甚至都不知道檔案是什么，未能發揮出檔案管理應有的作用，降低了檔案管理的有效性[4]。

4 提高檔案管理有效性的優化策略

4.1 改變管理模式，采用信息化管理模式

隨著信息技術不斷發展，檔案管理工作也應與現代信息化管理接軌，因此需要不斷改變管理模式，采用現代信息化檔案管理模式。首先，應建立檔案管理數據庫，對檔案進行動態管理，例如：先人工整理好資料，利用軟硬件技術和設備，并結合計算機和掃描儀等設備，將資料記錄到檔案管理數據庫中，實現計算機管理檔案。其次，建立網絡化的檔案管理機制，根據檔案管理的區域進行檔案管理劃分權限，實現網絡化管理，嚴格控制檔案信息錄入計算機等環節，確保檔案信息的完整性、真實性和實效性。最后，建立電子檔案管理體系，實現自動化管理[5]。endprint

4.2 提高檔案管理人員素質，健全人才培養制度

提高檔案管理人員素質，有利于提高檔案管理工作的質量，提升檔案管理的有效性。首先，應樹立現代化的管理理念，例如將管理的人生目標與崗位緊密結合，鼓勵員工樹立積極向上的人生理想，從提高員工內在意識著手，改變員工的傳統工作思想，從而改變員工工作的行為，激發員工工作的主動性和積極性。其次，建立完善的激勵體系和績效考核機制，不斷建立和完善公正、公平、公開的企業績效考核與激勵體系，使得制度不斷健全和完善，才能有效提高我國檔案管理的水平。最后，健全人才培養制度可以從全國各地不斷引進先進的管理人才，個體經營、企業、單位應與高校建立人才培養輸送計劃，并通過培訓過程中的考核評估，為員工制定出清晰的晉升道路，從而有效提高員工的心理知識、相關知識、業務知識、工作方法等方面的水平，進而提高我國檔案管理的質量。

4.3 健全檔案管理制度，增強人員檔案管理意識

在《檔案法》的基礎上，根據自身的實際發展情況，建立符合自身的方案管理制度，使得檔案管理的工作滿足標準化和規范化的要求，使之有章可循、有法可依，形成完善的檔案管理制度。與此同時，還需要增強人員檔案管理意識，個體經營、企業、單位的檔案管理人員應深入學習《檔案法》，增強管理人員對檔案管理工作重要性的認識，充分意識到檔案管理工作與自身的經營發展有著密切聯系，深刻認識到檔案管理能為維護自身合法權益和為經濟活動發展提供可靠的依據，從而有效增強檔案管理的意識，提高檔案管理的有效性[6]。

5 結語

綜上所述，本文對檔案管理的重要性進行分析，針對當前檔案管理存在的問題提出了采用信息化管理模式、提高檔案管理人員素質，健全人才培養制度和健全檔案管理制度，增強人員檔案管理意識等優化策略。研究結果表明，當前檔案管理依然存在著檔案管理模式較為落后、檔案管理人員專業素質有待提升和檔案管理制度有待完善，檔案管理意識不強等問題。因此，在未來的工作中，還需加強對檔案管理有效性的研究，從而增強檔案管理的有效性，為提高我國檔案管理的質量做出更大的貢獻。

【參考文獻】

【1】王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，12（02）：143.

【2】楊金紅，王姣云，徐莎.試析檔案管理工作中存在的問題與應對策略[J].中國衛生產業，2017，05（19）：16-17.

【3】薛洪敏.關于加強和完善電算化會計檔案管理工作的幾點思考[J].才智，2014，11（16）：342.

【4】張曉紅.提高檔案管理科學化水平的路徑探討[J].辦公室業務，2016，10（07）：92.

【5】蘇磊.提高檔案歸類效率方法有效性的研究[J].辦公室業務，2013，11（23）：46.

【6】周雪眉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2016，10（07）：43-44.endprint