淺談基層檔案管理的現(xiàn)狀與建議

劉芳

摘 要：基層檔案管理指的是基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心，通過科學(xué)合理的方法進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護(hù)等工作。基層檔案管理是全部檔案工作的基礎(chǔ)，對(duì)基層單位各項(xiàng)工作有重要的意義，因?yàn)闄n案是各單位歷史面貌的再次體現(xiàn)，是單位工作的重要依據(jù)和資源，所以不能忽視基層檔案的管理。當(dāng)前基層檔案事業(yè)的發(fā)展落后，基層檔案的管理工作存在著諸多問題與缺陷，本文從基層檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，提出改善基層檔案管理的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：基層檔案；管理；現(xiàn)狀；建議

1 基層檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識(shí)問題

對(duì)基層檔案的不重視，是一種在基層非常普遍的現(xiàn)象?；鶎宇I(lǐng)導(dǎo)未對(duì)檔案高度重視，也直接影響整個(gè)集體對(duì)檔案的重視程度，檔案建設(shè)所需的人力、財(cái)力、物力就很難到位，就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)檔案的疏忽管理。對(duì)日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹，從而影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對(duì)檔案工作的積極性和進(jìn)取心。

1.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施問題

基礎(chǔ)設(shè)施是保障，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層單位的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差。有的單位受辦公條件的限制，沒有設(shè)置專門的檔案室，而是與辦公室在一起，既影響正常辦公又不利于檔案工作的開展，同時(shí)也影響檔案的安全性與保密性。有的單位雖然設(shè)置了檔案室，但存在著防水防火不到位、通風(fēng)性能不好、安全措施沒落實(shí)、防蟲防霉設(shè)備不配套、檔案柜陳舊老化、計(jì)算機(jī)配置不全等諸多問題。

1.3 檔案制度問題

基層單位檔案法制建設(shè)不完全，檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。很多基層單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全。有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案工作人員法制意識(shí)淡薄，工作過程中未對(duì)我國(guó)制定的《檔案法》引起高度重視，不了解其中的工作規(guī)范，最終出現(xiàn)工作人員違反法律的不良現(xiàn)象，對(duì)基層檔案造成難以彌補(bǔ)的損害。

1.4 檔案人員問題

檔案管理人員是檔案工作的基石，如果檔案管理人員存在問題，那么直接影響到檔案的收集、整理和利用，對(duì)整體的檔案管理工作非常不利。基層檔案管理人員存在的問題可以概括成以下兩點(diǎn)：一是檔案人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。基層檔案管理人員由于體制的問題，基層檔案管理員沒有專職的，大部分是兼職，一身多任，對(duì)檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時(shí)間去管理或整理本單位大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。同時(shí)，很多單位的檔案人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案人員的綜合素質(zhì)低。由于對(duì)基層檔案管理的重視不夠，基層單位在選拔聘用檔案人員時(shí)，沒有進(jìn)行嚴(yán)格的挑選，同時(shí)檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，很多干部都不愿干，導(dǎo)致有些業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識(shí)不佳的人員擔(dān)任檔案管理職務(wù)，對(duì)基層檔案的管理工作帶來極大的麻煩。

1.5 檔案的收集、整理問題

由于基層單位檔案管理人員的變動(dòng)以及業(yè)務(wù)水平低，導(dǎo)致基層檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。對(duì)材料的歸檔重視不夠，了解不夠，很多人認(rèn)為只有上級(jí)來文，紅頭文件才是檔案，致使很多應(yīng)該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案的收集、整理不齊全。還有的檔案管理人員對(duì)檔案的保管期限劃分不夠準(zhǔn)確，還有檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范等等問題，最終導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范。

2 基層檔案管理的建議

2.1 要加強(qiáng)檔案意識(shí)

加強(qiáng)檔案意識(shí)不單單是要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，還要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的支持。要找準(zhǔn)檔案工作與當(dāng)前工作的結(jié)合點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展有著重大的貢獻(xiàn)，重視檔案工作有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。同時(shí)要主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和單位的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和單位了解、重視檔案工作。要加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。

2.2 要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

完善基層單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施勢(shì)在必行，基層單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，加大投資，搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基層單位要積極爭(zhēng)取上級(jí)部門和財(cái)政的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜或密集架，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，并配備空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理。

2.3 要加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

完善基層單位檔案法律或規(guī)章制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作人員的法律意識(shí)。要大力普及宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》，通過法律宣傳和長(zhǎng)期的培訓(xùn)班等一系列活動(dòng)，提高檔案工作人員對(duì)《檔案法》和其他法律的認(rèn)識(shí)，明確違反法律規(guī)章制度的后果，實(shí)現(xiàn)檔案室管理工作有法必依的目標(biāo)。

2.4 要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

想要做好基層檔案的管理工作必須要具有質(zhì)量高的檔案隊(duì)伍，檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)體現(xiàn)他們的整體質(zhì)量，所以基層檔案的管理必須要重視檔案工作人員的選拔和聘用。要加強(qiáng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)教育。檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)水平直接影響基層檔案的管理，所以必須抓緊對(duì)人員的培訓(xùn)教育，安排定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高人員的綜合素養(yǎng)。要完善檔案工作人員的考核制度?；鶎訖n案工作人員的選拔聘用不能隨意進(jìn)行，必須要通過嚴(yán)格的考試和審查引進(jìn)高水平的專業(yè)人才，提高檔案管理后備隊(duì)伍的整體質(zhì)量，減少兼職工作人員，使檔案工作人員的配置更合理和專一。

2.5 要加強(qiáng)檔案的收集、整理

檔案的收集、整理不是一個(gè)檔案工作人員能完全做到的，要多加宣傳，把檔案的重要性宣傳到位。只有各單位各部門都意識(shí)到檔案的重要性，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案管理人員手中才能做好檔案的收集、整理工作。還要建立崗位責(zé)任制，將文件材料收集、整理工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中，并進(jìn)行年度考核，更好的督促檔案的收集、整理。

2.6 逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息時(shí)代的到來，文件電子化、辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)愈加明顯，檔案信息化的進(jìn)程進(jìn)一步加快。當(dāng)前，在基層檔案管理工作中必須以科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)，不斷向電子檔案機(jī)制發(fā)展，做好專業(yè)素質(zhì)過硬的人才儲(chǔ)備工作以及建設(shè)電子檔案所需設(shè)施的配備工作。

3 結(jié)語

總之，基層檔案是基層單位不可缺少的歷史財(cái)富，對(duì)基層單位各項(xiàng)工作有重要的意義，基層檔案管理是全部檔案工作的基礎(chǔ)，所以千萬不能忽視基層檔案的管理工作。要努力改善基層檔案管理目前存在的問題，必須要做到管理的規(guī)范化，重視基層檔案的管理工作，這樣才能使檔案管理有序、高效地進(jìn)行。

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