淺談醫院如何做好醫療設備檔案的管理

張臘梅

摘 要：醫院進行現代化建設，要配備許多科技水平較高的儀器、裝備、器具、機械裝置等產品，而醫療設備的檔案管理是管理好、使用好醫療設備的基礎；檔案管理的水平直接影響醫院的實際醫療質量、技術水平；并且高水平的檔案管理能夠提高醫療設備的利用率，有效的減少醫療設備故障的發生，促進醫院現代化建設更好更快發展。醫療設備檔案管理是醫院管理中的一個重要組成部分，建立完整的醫療設備檔案，實現信息化管理，對于最大程度提高設備的使用效益具有重要的價值。

關鍵詞：醫療設備；檔案；綜合管理

科學技術的不斷發展，使得很多的過去不能醫治被診斷為絕癥的疾病也能夠進行醫治，在醫療水平的不斷提升中，各種各樣的先進的醫療設備隨之而誕生，而對于這些醫療設備的檔案管理在慢慢的得到人們重視，并且在醫院中檔案管理方面得到很大的發展。各種信息技術廣泛應用到不同醫療設備中，性能的優化提升使之在臨床發揮更加重要的作用，但隨之帶來各種不同形式、不同介質的相關技術檔案材料。完整的原始技術資料直接關系到設備的正常運行和維護，影響到設備充分發揮效益和醫院業務的有序開展。所以，做好醫療設備檔案的綜合管理，開展基于設備檔案的應用成為醫院管理非常重要的工作內容。

醫療設備的檔案資料按照設備安裝運行過程大致分為三部分內容：一是設備購置前期準備階段的有關論證資料，主要包括科室申請、論證報告、招標文件等；二是設備購置后安裝調試階段的相關資料，主要包括訂單合同、詳細配置清單、安裝調試報告等；三是設備正式使用及連接相關信息系統的相關資料，主要包括詳細操作說明手冊、相關信息系統接口文檔、維護記錄、維修記錄等資料。醫療設備的檔案資料按照文檔內容分類，大致可分為商務合同、技術文檔、詳細配置清單、安裝調試報告、維修維護記錄等。醫療設備的檔案按照各自運行過程中產生存儲介質不同，大致包括文字文檔、圖紙、照片、光盤、移動硬盤等各種載體資料。

醫療設備的檔案管理的原則：一是明確檔案資料征集的范圍。凡作為醫院固定資產的儀器、設備，在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機材料均屬儀器設備檔案。二是儀器設備檔案堅持集中統一管理的要求，以便于開發利用，確保其完整、準確、系統和安全。三是堅持儀器設備檔案是醫院的主要基礎技術儲備，是醫院儀器、設備管理工作的重要組成部分和重要環節。儀器設備檔案工作要納入醫院檔案管理和設備管理的雙重管轄，與設備計劃管理、設備采購供應和設備使用等工作緊密結合，保證設備文件材料的完整、準確，要作為醫院的重要工作內容之一，醫院有重大設備的驗收必須有醫院檔案管理人員現場參加，根據資料審核具體配置清單。四是要有專門機構并指定專人負責設備檔案的管理工作。醫院檔案室是醫療設備文件材料的形成積累、匯總部門，檔案管理員要協調器械科工作人員集中收集管理醫院的設備文件材料。醫院的設備計劃、采購供應、使用科室都應指定專人負責設備文件的收集、積累、管理工作，并把按要求整理好的設備檔案材料移交到醫院檔案室。

醫療設備檔案技術性強、實用性高，是因為醫療設備管理貫穿于醫療儀器設備的購置使用到報廢全過程之中，而要想使此項管理工作能夠有效的、合理的落實，需要每臺醫療設備檔案支持。因此，醫療設備檔案要嚴格歸檔范圍，提高歸檔質量要求。一是堅持歸檔的設備管理工作和儀器設備申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料，要對醫院當前與長遠具有參考價值和憑證作用。二是歸檔的儀器設備文件材料，必須反映設備管理和儀器設備項目從申購到改造的全過程，保證完整、準確、系統。三是歸檔的儀器設備文件材料必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，必須與實物一致并有成套性。四是要求列為醫院固定資產的各種醫療儀器設備說明書等文件材料，均須歸檔，若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機使用；若僅有一套、使用科室又確需經常使用的，使用科室復制一套，原件存檔，復制材料使用科室隨機使用。五是歸檔的重點是儀器設備項目，特別是價值較高、技術先進的儀器設備，對其各個環節形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣都要歸檔。六是設備儀器檔案歸檔的內容包括但不限于，綜合管理、儀器設備項目依據性材料、驗收報告、安裝調試手冊、運行維修說明及記錄、隨機圖樣等。

醫療儀器設備檔案整理的原則和方法。一是設備驗收完成后，設備計劃、采購供應部門的負責人員應及時協調檔案員將形成的設備文件材料進行收集、并按規定對文件材料進行鑒定、分類、填寫歸檔文件目錄；整理按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的程序進行。二是根據設備文件材料的形成規律以及設備文件材料的內容、價值數量和載體形式等實際情況，在堅持文件之間有機聯系和便于利用查找的整理原則下，將每項設備的文件材料進行系統整理，裝入一盒或若干盒。三是設備檔案順序要把能反映設備購置概況的文件材料，如申購報告，批復文件，論證文件，投資文件，訂購合同，驗收報告，索賠文件等整理好后，放在每項設備文件材料的前面，其余設備技術文件材料按設備的工作程序及重要程度，依次系統排列。四是設備文件材料中的非紙質載體材料，除密不可分者外，應放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明案卷號。五隨著信息化技術的不斷發展，信息化管理已逐步運用到醫療設備管理之中，信息化管理的運用，不僅適應了管理科學化、規范化的要求，而且大大地提高了醫療設備檔案管理的綜合水平和應用。

醫療設備從購置到報廢需要幾年或十幾年的時間，期間難免出現一些與醫療設備相關的問題，如設備運行狀態檢查、警示信息的注釋、外部信息系統接口參數設置等等，此時查詢利用醫療設備檔案就會發揮重要參考依據的作用，技術工作人員可以通過查閱設備技術檔案找到相應的解決建議，即使醫院自身技術人員不能立即解決，但也可以憑借檔案信息配合生產廠家的工程師進行設備調試或維修。另外，通過查詢設備檔案中的有關合同，可以跟相應條款與供應商要求售后服務。再就是通過對醫療設備檔案的綜合分析可以作為醫院購置大型醫療設備的決策依據。通過查詢醫療設備技術檔案，了解以往醫療設備采購的目的及其產生的綜合效益，進而制定可行性更高的醫療設備采購決策，這也是醫療設備檔案在醫院工作實際中發揮的重要作用之一。

總之，做好醫院醫療設備檔案的綜合管理，對于醫院的整體業務發展和提高醫療技術水平起到非常重要的作用，也是醫療設備檔案管理工作的工作重點和目的。因此，要確保醫療設備的正常運行，維護醫院業務的良好運轉，不斷提高醫療質量和醫技水平，更好的服務人民群眾的健康需求，應當高度重視醫療設備檔案的綜合管理。

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