長尾理論在檔案工作中的應用研究

唐合文 李薇 陳懷芬 孫康燕

摘 要：長尾理論是經濟學中概念，但其也可借鑒到檔案工作中來。檔案是國家進行經濟、文化建設的可靠依據，做好檔案工作意義重大。本文分析了目前檔案資源建設與管服務中存在的典型問題，并在此基礎上，結合長尾理論的核心思想，討論并提出如何應用長尾理論來提高檔案管理服務水平的幾個方面。特別是引用了部分高校的現實例子，對高校檔案工作具有一定的有針對性的借鑒意義。

關鍵詞：長尾理論 檔案工作 檔案管理服務 檔案資源建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）08（a）-0114-02

長尾理論（也稱為長尾效應）起源于經濟學理論，最早是用來描述諸如亞馬遜和Netflix之類網站的商業和經濟模式。但其對于提高檔案管理、服務水平也有一定的借鑒意義。

1 長尾理論的概念

2004年10月，《連線》雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）在“連線”雜志上發表的文章中首次使用了“長尾（The Long Tail）”一詞[1]。

長尾理論是對互聯網上各種產品和服務的消費數量的分布及其變化趨勢的描述，其基本原理是：只要存儲和流通的渠道足夠大，需求不旺或銷量不佳的產品所共同占據的市場份額可以與那些數量不多的熱賣品所占據的市場份額相匹敵甚至更大，即眾多小市場聚成可與主流大市場相匹敵的市場能量。它描述的是“無盡的選擇如何創造無限的需求”[2]。

目前長尾理論應用最為成功的行業是互聯網、娛樂和媒體業。

2 檔案管理服務目前存在的問題

檔案管理服務目前存在的突出問題是檔案資源建設與檔案服務兩方面的問題。

檔案資源建設是檔案工作的基礎，是檔案工作賴以生存和發展的必要因素。加強檔案資源建設，充分挖掘、整合檔案信息資源，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案部門的中心工作及服務社會、服務公眾的根本途徑。

然而檔案部門常年負責檔案信息搜集整理、保管服務等工作，枯燥而瑣碎，檔案工作又常常不被重視，這些都直接影響到檔案工作積極性，從而進一步影響到檔案工作質量與服務水平。

同時，由于許多單位缺乏大檔案意識、受傳統管理模式與思維定勢影響、有些單位檔案人員業務水平也還不夠高、有的檔案管理技術比較落后等原因，檔案資源建設當前的主要問題是檔案資源不豐富、檔案結構不合理。同時檔案服務主要是被動地提供查詢服務，再加上檔案工作人員在單位的地位不高，往往被認為是非重點人員，這就直接導致在檔案工作中檔案服務的積極性、主動性不夠這一突出的問題。

3 利用長尾理論提高檔案管理服務水平的幾個方面

安德森在“長尾理論——為什么商業的未來是小眾市場”一書中指出，“長尾主要以一種網絡現象顯現出來，但其起源要早于亞馬遜和eBay，甚至比網絡還要早”“長尾無處不在”[3]。長尾現象在檔案工作中也存在，根據長尾理論可畫出如下的檔案工作中的長尾示意圖。

這對于檔案管理服務也有一定指導意義，提高檔案管理服務水平可從以下幾個方面去考慮。

3.1 促進加強各單位的大檔案意識

檔案被搜集加工存入檔案館后，只有被利用才能稱其為檔案資源，才能充分發揮檔案對各項事業建設發展的支撐作用，這樣也才能讓使各單位充分認識到檔案工作的重要性與必要性。然而絕大多數單位完成歸檔工作后，能夠利用到的檔案所占比例往往很少，長期以往就容易導致檔案工作可有可無的觀點（反正歸檔后利用的檔案也很少）。

根據長尾理論，需求不旺或銷量不佳的產品所共同占據的市場份額可以和那些數量不多的熱賣品所占據的市場份額相匹敵甚至更大。在檔案資源中，短期內利用率較低的檔案累得起來，其利用率也是不容忽視的；另外，一些短期內利用不到的檔案在長期來看，某個時間點也可能被需求，其對單位的意義可能還很重大。比如：某高校學生食堂建于2000年，2017年進行升級改造。在升級改造過程中因給水情況不熟悉，造成了漏水無法修復的情況。最后到檔案館查詢當年的建筑工程檔案才徹底解決漏水問題。在歸檔10多年后才被第一次利用，而僅這1次利用就對提高學校食堂管理服務水平起到了關鍵性作用。

3.2 促進加強各單位的檔案管理意識

有些單位檔案工作人員為兼職人員，檔案管理工作薄弱。隨著崗位輪換、人員流動頻繁，兼職人員事多且繁雜，主觀上也無太多精力去學習檔案專業知識，檔案業務素質總體上也不高。根據長尾理論，那些很少利用到的檔案累積起來，其被利用的次數也不會很少。檔案工作人員認識到這點，就可以大大改變檔案管理軟弱渙散的現狀，推薦他們積極學習檔案專業知識，提高業務素質，管理好所有檔案而不是只將重點放在常規上所謂的重要檔案。

3.3 促進先進技術在檔案管理領域的應用推廣

目前，電子檔案有逐步替代傳統的紙質檔案的趨勢；隨時代的發展，檔案數量也在呈現急劇遞增趨勢。以前傳統的檔案管理方法已完全不能適應時代的需要。當前信息技術飛躍發展，信息技術的進步促使我國檔案管理工作從以前的手工管理時代，轉移到以信息技術為核心的數字化管理時代，并逐步實現網絡化、智能化。

要使檔案管理適應時代需求，必須借助先進的信息技術。然而檔案管理人員大多不具備信息技術類的教育背景，有的年齡還偏大，學習信息技術難度較大。只有讓他們充分認識到，那些不常被利用的檔案累積起來的利用次數也不一定比常規重要檔案的利用次數少，才可增強他們學習新技術的動力，也才有利于先進的信息技術在檔案管理里充分利用。

3.4 提高檔案工作人員的服務意識，創新工作方法

檔案工作人員的日常工作瑣碎、枯燥。傳統意義上的檔案服務也只是為上門尋求幫助的需求者查詢、借閱、復印檔案。

目前，與西方發達國家相比，我國檔案利用工作在滿足社會公眾需求方面差距較大。在西方發達國家，80%以上的檔案用戶是普通公眾；而在我國，檔案利用的對象則大多為機關、企事業單位[4]。

根據長尾理論可以認為，普通公眾用戶對檔案的需求累積起來也是非常可觀的。由于自身素質、表達能力或者及檔案部門人為障礙等原因未能成功表達出來的檔案利用需求是不容易覺察的。

美國學者埃文斯在1985年就指出“現代信息時代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一就是檔案這種記錄信息最古老而持久的形式，雖然對于每個國家和每個民族都是惟一的和至關重要的，卻很少為人們所知道和了解，因而，這個信息資源從總體上說，還很少得到有效的利用[5]。”

檔案工作人員積極地改變服務理念，從市場角度、高科技角度出發，創新工作方法，多種途徑挖掘這些不易覺察到的檔案潛在用戶，去主動尋求客戶需求，可大大提高檔案的利用率，真正貫徹“以人為本，一切為利用者服務”的理念，極大地提高了檔案服務水平。

在此基礎上對檔案服務的目標與內容進行明確，從利用者的實際需求出發，制定出具有針對性的計劃，更好地為廣大的群體服務。

參考文獻

[1] 呂劍，冷洪霞.論長尾理論與基層檔案工作[J].航空檔案，2009（3）：491-499.

[2] 胡新華.長尾理論在圖書館電子資源管理中的應用[J].中國信息導報，2007（11）：42-44.

[3] （美）克里斯·安德森（Chris Anderson），著.長尾理論——為什么商業的未來是小眾市場[M].喬江濤，石曉燕，譯.北京：中信出版社，2015.

[4] 楊靜.檔案潛在用戶研究[D].安徽大學，2013.

[5] 薛匡勇.檔案館論[M].上海：第二軍醫大學出版社，2002.