淺析業務費用管理系統建設意義

郭素芹 吳高杰 林昱成 張延輝

摘 要：本文分析了傳統業務費用管理模式的弊端，探討了建設新型信息化管理模式的必要性與迫切性，總結了設計與建設過程中所需關注的要點，對新模式下的業務費用管理系統的設計與建設提出了指導意見。

關鍵詞：信息化 業務費用 管理系統 功能設計

中圖分類號：G31 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）08（a）-0021-02

在當前信息化管理浪潮下，大部分企業已漸漸由傳統的手工管理模式，轉向廣泛利用現代信息技術、充分開發信息資源的高效管理模式。企業借助現代化技術實現管理信息化，對于企業的長遠發展具有重要意義[1]。

企業在行政管理和生產經營組織等方面均會產生管理費用。業務費用管理是一家企業經營管理的重要指標，搭建業務費用管理系統，通過信息化的流程管理規范企業的成本控制，增強業務費用收入管控，減少不必要開支，提升人力物力使用效率，提高企業競爭力，正是業務費用管理系統的意義所在。

1 傳統業務費用管理模式的不足

傳統的業務費用管理，通常存在以下不足。

1.1 人力成本偏高

傳統的業務費用管理，多為財務人員通過電子表格、紙質文檔的形式對業務的收入、支出等情況進行記錄，需要人工統計，電子化程度低。一旦業務量激增，需大量財務人員來支撐企業的正常運轉，且需要反復校驗數據準確性，消耗了大量人力資源。

1.2 管理手段落后

對財務人員而言，長時間、大批量的人工記錄，即便經過反復校驗，也難以保證數據不出現失誤；對其他員工而言，需按照制度，分門別類進行相應收入單、支出單的填報、填寫，線下操作繁瑣，不同的人為習慣，難以確保單據的規范性，反復校驗也只能降低錯誤發生的概率。

1.3 決策者信息不足

傳統的管理模式，難以系統展示業務費用的收支情況，決策者往往只能根據單獨的項目信息、某一類費用信息或單純的匯總信息進行判斷，在信息不健全的情況下，難以做出正確、理性的決策，從而出現管理缺漏。

2 構建業務費用管理系統的必要性

通過信息化手段，搭建業務費用管理系統，利用填入的基本信息完成數據引用、超級鏈接、模塊化管理，實現數據共享，權限分配，統一管理，不僅性能卓越，而且使用簡單，有助于提升企業的經濟收益、管理效率等，改善傳統管理模式的弊端。

2.1 提高經濟效益

在人力方面，財務人員可以利用系統輕松實現各項費用的收支結算，完成財務報表的生成，業務人員按照系統提示逐步完成信息的創建、費用的申請和報銷等，減少中間環節，降低人力成本；在物力方面，通過費用管理系統使用，降低紙張等辦公用品的使用，節省類似開支。

2.2 提高管理效率

對大多數企業來說，層級多、結構臃腫、橫向溝通困難的弊端一直存在。在信息化系統手段的支持下，建立與層級、制度相匹配的業務費用管理系統，實現對企業業務費用流程和組織機構的改革與簡化，使企業部門間的信息傳遞更加迅捷，業務流程更加公開、透明，從而減少因溝通信息不暢而導致的滯后，提升管理效率。

2.3 提升決策水平

通過完善企業信息費用管理系統的建設，令管理者對企業內外信息的掌握更加及時、準確、完整，做出更加周全的決策。還可根據系統反饋的收支情況，實現對市場的快速反應，從而更加從容地適應日益復雜、變化多端的市場環境，提升決策水平。

3 新型業務費用管理系統功能設計

企業由于自身業務性質的不同，搭建的業務費用管理系統在功能上也有所差異。傳統的業務費用管理系統，作為整個費用管理系統的一環，參與到企業的整個費用管理當中。功能通常包括業務項的基本信息，如項目的總金額、預計收入和支出金額等，業務人員的權限主要在項目信息的填報、業務收支申請和費用報銷等；財務人員根據項目信息，主要對支出費用進行審核，安排后續打款；管理者則對整個業務流程與費用的使用進行把控。

傳統的業務費用管理系統往往不能適應企業的個性化需求，如發生涉外業務費用時，業務費用管理系統功能在設計上將變得更加復雜。下面以招標公司的招投標業務為例，設計業務費用管理系統功能模塊，功能主要包含四大部分：投標人信息管理（對外）、內部管理功能、電子發票開具功能、保證金管理。

3.1 投標人信息管理功能

系統開發時，應預設投標人信息管理功能，實現對投標企業或個人的管理，具體子功能如下。

（1）注冊和信息錄入功能：用戶名注冊功能，還包括錄入企業名稱、統一社會信用代碼、企業所在地、法人信息、企業賬戶與企業發票信息等。

（2）信息維護功能：如信息出現變更時，對信息進行變更維護。

（3）信息校核功能：關鍵信息完整度校核功能，督促投標人規范填寫信息。

（4）在線支付、退還和下載功能：在線支付費用購買標書，以及支付保證金的支付、退還功能，標書文件、電子發票下載功能。

（5）狀態查詢功能：基本信息、公告信息、標書購買信息、支付、保證金信息的查詢功能。

3.2 內部管理功能

招標公司內部管理人員在管理時，應設置相應功能。

（1）錄入和上傳功能：招標項目信息的錄入和文件上傳功能，可開展個性化設計，按批次或按單個項目展現。

（2）信息發布功能：設定信息發布起始時間和終止時間功能。

（3）查詢功能：標書購買情況查詢功能。

3.3 電子發票開具功能

系統應具備在投標人購買標書成功后，于系統中開出電子發票的功能。系統應能自動提取投標人的注冊信息，開具符合要求的電子發票，并且在發票信息有誤時，收到重新開票請求時，再次開具發票（原有票申請作廢），財務管理人員具備對發票沖紅功能。

3.4 保證金管理功能

（1）錯誤的保證金款項，管理人員的退款申請功能。

（2）財務人員審核退款申請，完成保證金退款功能。

4 新型業務費用管理系統建設建議

4.1 提高對信息化管理的重視程度

企業信息化管理系統的建設，不僅是單純的技術問題，而是涉及到了企業的各個方面。信息化的過程，是一個使得管理模式發生由“人治”向“法治”轉變的過程。而更重要的，其是一種管理思想的更新，是一項新的管理手段，管理者只有認識到其中的緊迫性與重要性，結合實際加以支持與運用，才能充分發揮效用[2]，建設新型的管理系統才會物有所值。

4.2 強調系統拓展性與適應性

建設新系統，需要系統能夠提供基礎數據導入、導出的接口，以便于與公司其他系統形成項目對接與數據傳遞（如OA、ECP、ERP等管理系統），還需考慮到系統日后的拓展、功能完善等，需要確保系統的可拓展性與適應性，也就是該系統適應變化的能力。以前文的招投標費用管理為例，應具備日后拓展為全流程電子招投標系統的能力。

4.3 注重系統的整體性

在傳統的勞動分工原則下，企業流程被分割為一段段分裂的環節，每一環節僅關心單項的任務或是工作，而非整個流程的最優解。建設新型業務費用管理系統，不應僅僅以系統化模擬舊的業務流程，而應按照現代信息化處理的特點重新設計流程，使之成為提高企業運行效益的途徑之一。

5 結語

隨著世界一體化，知識經濟、網絡經濟和信息社會的到來，世界范圍的經濟競爭愈加激烈。信息化系統的作用將愈加彰顯，功能將更加完備，應用將更加廣泛。企業要在這樣的大環境下提高收益，取得成功，就必須推行管理的全面信息化，業務費用管理系統的建設只是其中的一小步。逐步積累經驗，完善信息化系統建設體系，才是推動企業發展最重要的因素。

參考文獻

[1] 韓曉艷，劉維剛.利用物資信息化系統提高原材料采購工作效率探討[J].現代商貿工業，2012，24（14）：25-26.

[2] 翁光聰.高校人力資源管理信息化建設探析[J].寧波大學學報：教育科學版，2010，32（1）：79-82，101.

[3] 王興伯.高校食堂采購核算信息化系統功能分析[J].價值工程，2014，33（31）：243-244.