淺談供電企業如何提高會議效率

王琦

摘要：會議是企業信息交流、協調溝通的過程，在供電企業發展過程中，提高會議效率，能夠集思廣益、統一認識，有利于實現企業的發展目標。因此，做好會議管理工作，提高會議效率對企業的可持續發展有著重要意義。基于此，文章主要對供電企業會議分類進行了簡單的分析，并對會議管理中存在的問題進行了研究，提出了提高會議效率的措施。

關鍵詞：供電企業；會議；管理問題；措施

引言

近年來，隨著社會經濟的快速發展，時間逐漸成為創造經濟效益的關鍵因素。如何在相同的時間內創造更多的經濟價值已成為當前企業發展重點關注的問題。會議作為企業內部溝通交流的主要平臺，提高會議的效率，能夠有效提升企業的工作效率，促進企業的發展。因此，供電企業在發展過程中，應重視會議工作的開展，做好會議管理工作，為企業價值的提升奠定堅實的基礎。

1企業會議概述

1.1會議的定義

會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。

1.2企業會議作用

在企業發展過程中，會議的作用主要包括以下幾點：

第一，會議可以反映企業的組織活動。有關企業所組織的各項活動，都必須要在會議中進行安排，通過參加會議，參加者不僅僅可以產生情感上的交流與溝通，而且還可以獲得身份、地位的優越感。

第二，企業會議集思廣益。通過參加有關企業會議，與會者都會在價值觀、理想、目標上達成一致，這種一致性不僅僅可以使得與會者更好地對于會議工作內容進行溝通，還可以更清晰地進行工作分配，從而使得企業各個部門之間的聯系與溝通更加的緊密。

第三，會議可以明確企業工作目標。企業會議可以使得與會者對于工作分配有著更為清晰的認知，從而根據本部門實際需求，制定出本部門的實際工作目標，進而更好地為實現有關企業總體目標而努力。

2供電企業會議效率底下的原因

2.1會前準備不充分

會議組織者和參會人員對會議目標不清就貿然開會，難免開會時東拉西扯，浪費時間；有的會議雖有目標，但目標過于抽象和空洞，也達不到應有效果。此外，在企業會議開展過程中，有的會議議題與會議目標無關，分散與會者精力；有的會議議題排列順序不當，將重要的、緊急的、帶有普遍性的議題排在后面，將次要議題排在前面，占據過多時間，致使討論重要議題時，參會者已感筋疲力盡，往往隨便議議，草草收場，造成會議達不到應有的效果。

2.2議程設計不合理

很多會議事前沒有制定議程，或者議程制定得不合理，會議過程中，主持人隨心所欲，既不控制討論內容，又不控制節奏和時間，參會成員隨意發揮，各說各的話，難以達成共識。同時，時間安排不恰當，有的會議安排在事務特別繁忙的時候，與會人員時刻惦記著自己繁多的事情，開會時容易分心；或者把會議安排在人們即將就餐、下班、度周末的時間，與會人員或饑腸轆轆，或歸心似箭，無心開會。

2.3會中控制較混亂會后缺乏追蹤

在企業會議管理中，會議主持人缺乏觀察力、影響力、說服力，一旦與會人員產生意見分歧，主持人不能正確對待和妥善處理，就容易出現矛盾和沖突，影響會議的正常進行，使會議的目標難以實現。同時，缺乏統一認識和溝通技能的參會者往往也是導致會議失敗的原因。此外，會議對于所討論的事項及決議沒有做記錄，也沒有明確各項決議的責任人及完成會議的時間、標準等，導致會議決議事項或不了了之，或執行情況無據可查，從而無法進行反饋和修正。會后缺乏追蹤導致會議收效甚微，其成本被大量浪費。

3提高供電企業會議效率的措施

3.1做好充足的會前準備

第一，做好議題審核和確認。會議主導部門要做好參會部門提報議題的會前審核工作，確定議題在本次會議進行討論的必要性，確保上會議題在會前已與有關部門達成較為一致的意見，避免出現因事前溝通不足而在會上發生爭議的狀況。

第二，準備充分的上會材料。圍繞決策性會議主題來準備上會材料，明確提報會議審議的目的、依據，提報內容要詳實，為與會者提供充分的決策依據，提報部門匯報要直觀簡潔，論點突出。

第三，提前通知。提前預約重要的參會人員，至少提前2日將會議通知送達各與會部門和人員，同時知會會務部門做好配套的會議服務工作。

第四，確定會場管理人員，包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議督辦人、會議計時人等，可以一人多職，明確人員職責，保證會議順暢進行。

第五，做好前期會議督辦。主導部門或指定的督辦部門應掌握前期會議決議事項的執行狀況，定期向會議或有關領導通報，以敦促各決議事項盡快關閉。

3.2做好會中控制工作

首先，準時召開會議。如果無特殊情況會議必須準時召開，對于遲到的與會者不管是何種身份都要提出警告。會議的準時召開要求是提高會議效率的前提。

其次，根據會前準備按計劃進行。根據已確定的會議主題和內容召開會議、進行討論。圍繞主題進行，避免出現與會者偏離主題的現象，當出現有發言者開始偏離議題時會議主持人應及時提醒。同時也要提醒與會人員認真傾聽他人發言，尊重他人意見，盡量不要打斷發言，防止造成分歧拖延了一項議題的解決。

再次，注意強調會議時間。應對與會者的發言時間進行限制，為了使與會者有時間觀念，建議時間不安排太長。時間觀念的增強，會使得會議上討論的效率大大提高，避免無謂的浪費時間。同時要強調發言突出主題，只提有建設性的意見，如到發言時間，主持人要及時提醒、督促和限制。

最后，認真做好會議記錄，及時處理會中突發事件，避免面對突發緊急事件而手忙腳亂影響會議進程，從而保證會議效率的提高。

2.4做好有效的會后執行

第一，及時形成會議記錄。會議記錄人負責記錄會議的決議事項，如有必要相關部門可對紀要內容進行確認。安排專人跟進會議決議的落實情況。并及時公布，將會議決定落實和執行結果作為對相關責任人考評的指標之一，防止出現會議“決而不行”現象。

第二，加強督辦管理。會議主導部門或會議指定督辦部門負責將需督辦事項納入會議管理系統進行管理，并督辦決議事項的執行情況，對已經完成的事項，可根據分管審批意見給予關閉，對進度較慢的事項應提醒責任部門或責任人；同時，應定期對會議督辦事項進行匯總，擇機通報。

第三，建立配套的獎懲機制。對會前的準備溝通、會上的紀律遵守以及會后的落實執行都應該制定詳細的獎懲規范，獎勵先進和優秀的部門及個人，懲罰落后和違反規定的部門和個人，并及時公示獎懲信息。

第四，建立反饋、總結、公示制度。工作落實情況的好與壞，信息反饋、總結很重要，因為在工作的推進過程中不斷的反饋信息、總結成績與問題，可以讓決策者不斷完善工作推進思路，不斷調整工作策略，以便更高質量地完成工作任務。

結束語

綜上所述，企業在發展過程中，要想做好會議管理工作，提高會議效率，就需要做好會議前的準備工作、會議中的控制工作以及會議后的執行工作等等，以此來保證會議工作的順利進行，提高各部門之間的溝通、協調效率，為企業發展戰略及決策的制定提供基礎保障。

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