高校教務檔案存在的問題及處理對策

摘 要：目前高校教務檔案管理存在一些不足之處和需要解決的問題，隨著高校檔案管理工作的建設和更高的要求，這些問題的解決迫在眉睫，需要一些教務管理人員提出有意義的解決對策。

關鍵詞：高校管理；教務檔案；解決對策

高校教務檔案肩負著記錄整個教學的所有具體過程，是高校教學過程的真實痕跡留存，反映了高校的辦學過程、辦學水平、辦學層級和辦學質量。隨著高校教學改革的不斷深入，特別是近年本科教學水平評估不斷的提出新的要求，對高校的教務檔案管理的要求也不斷提高。教務檔案管理工作是否高效直接影響到教務處作為職能部門作用的發揮和教學管理目標的完成。

一、 目前高校教務檔案管理的問題

（一） 教務管理人員管理意識薄弱

部分高校教務檔案管理工作人員對本職工作認識不足，認為教務處的本職工作是教學安排、教學管理和教學監管，教務檔案的收集和整理工作不是重點，教務檔案的管理應該交由專門的檔案部門負責，于是不重視教學檔案的收集、管理；另外，由于教務檔案都是教師和學生在教學過程中產生的，經常會翻閱，收集難度大，所以對歸檔工作不積極。

（二） 教務管理工作人員專業知識缺乏

當前部分高校沒有專職的檔案歸檔工作，人員沒有經過專業的培訓，都是兼職人員，沒有經過專業培訓，只把教務檔案工作理解為簡單的資料收集，沒有專業的理論知識。

（三） 教務檔案管理混亂

高校的教務檔案按照內容可以分為以下幾類：教學管理類檔案、學籍管理類檔案、考試類檔案、教師工作類檔案。教學管理類檔案主要包括上級部門的教學管理文件、日常學年內的培養計劃、教學大綱、教學執行辦法、教學進度表、教學任務下單表、教學日歷、教學檢查材料、各類聽課記錄、學術活動資料、教學工作量統計、教材使用情況統計、試題庫建設、考試相關資料：試卷、考試安排、考場安排、考場記錄、試卷分析報告、學生畢業論文和畢業答辯資料等。學籍管理類檔案包涵入學登記的表格、學生的名冊、學籍異動材料、學生獎罰資料。教師工作類檔案包括教師介紹、教學研究情況、科技情況、培訓材料、獎項記錄等。教務檔案的管理就體現在材料收集、管理、編目和統計等很多方面。當今高校的教學檔案管理出現很多的問題：資料收集不全面。

（四） 教學檔案利用率不高

目前很多高校的教學檔案管理者對教學檔案的重視程度不高，嚴重影響了教學檔案的利用，利用程度低對學校新的教學管理工作起不到影響作用，對以前教學中存在的問題不能很好地規避，嚴重影響了教學檔案的開發和利用，教學檔案的意義沒有充分發揮出來。

二、 進一步加強教學檔案管理工作的對策

（一） 提高教學檔案工作人員的重視程度

教學檔案的管理是大學教務處管理工作的重要組成部分，每一位涉及教學工作的人員都應該有這個意識，提高對教學檔案的重視程度。一方面學校管理工作者要加強檔案管理工作重要性的宣傳工作，加強制度和工作性質的培訓和宣講，提高每一位教學參與者的重視程度。另一方面，作為高校教務檔案管理者必須提高自身的工作意識，完善工作制度，積極地參與檔案專業知識的培訓，提高自身價值，做到對教務檔案的歸類心中有數，制度心如明鏡，提高自我重視程度，從思想上和業務工作上都有所突破。最后，教務處檔案歸類的工作人員應該以身作則對涉及教學的各類人員傳播檔案歸類的知識和意識，按照教務檔案集中管理的原則，明確劃分各部門負責的教學活動范圍，將其所有涉及的整理工作全部保存下來，做到事事有記錄，件件有回音，完善高校的檔案歸檔工作，提高全校工作人員的教學檔案歸類意識。

（二） 制定完善的教學檔案管理制度

為了讓高校的教學檔案管理工作切實的做到有章可循，按照我們國家檔案局及教育部的相關法律和法規，再與本校的實際情況相結合，制定出完善的教學檔案管理的規章制度，同時各部門都要按照制度執行，具體責任落實到個人，學校主管部門的領導是教學檔案管理的第一負責人，學校教務處是教學檔案管理的第二負責人，學校各教學單位是教學檔案管理的第三負責人；各部門的教學科是教學檔案管理的第一執行人，各教研室是教學檔案管理的第二執行人。各部門都要明確職責，嚴格的履行學校教學檔案管理制度，切實的把教學檔案管理工作落到實處。同時，把教學檔案管理劃到各部門領導的目標責任書中，從學校管理層面到各部門建立起一套切實可行的懲罰制度，明確責任，定時對教學檔案管理工作進行檢查和驗收。并不斷更新管理觀念，組織人員研究和開發新型的檔案信息資源庫，建設具有本校特色的教學檔案管理發展模式，走新型的檔案管理創新路。

（三） 提高教學檔案工作人員的專業技能

隨著網絡信息的普及化，高校教學檔案的管理也必須跟隨信息化和現代化的腳步與時俱進、不斷更新。這就要求教學檔案管理工作人員必須不斷學習、在自身思想意識素質和專業技能、工作能力方面下工夫。一方面，教學檔案管理工作人員應該自我認識到知識更新的緊迫性和重要性，主動的走出校門學習新的檔案整理知識和技能，使自己的本職工作更加專業化和技能化。另一方面，高校管理層應該重視教學檔案的整理和歸類工作，給教學檔案管理工作人員更多的機會進修學習，參觀兄弟院校的檔案工作情況，及時交流，改進本校的管理制度。對于在檔案整理工作中出現的不配合或者不完善的部門要落實賞罰機制，從上到下提高全校的教學檔案管理能力。

參考文獻：

[1] 吳彬，王大本.高校檔案管理建設芻議[J].今日南國，2009，（4）.

[2] 周學穎.淺議高校敦務檔案的特點、作用及其管理[J].貴州財經學院學報，1995，（6）

作者簡介：呼俊迪，陜西省西安市西安醫學院。endprint