企業職工人力資源檔案管理工作研究

吳瑤

摘 要：隨著經濟的發展、經濟環境的變化，推行現代化管理已成為現代企業發展的必然要求，企業職工檔案管理是人力資源管理工作的基礎性工作，人力資源檔案是全面記錄企業人力資源客觀情況的文件材料，對促進企業人才的合理利用、培養、配置具有重要保障作用。本文從企業職工人力資源檔案在企業管理中的作用和工作內容出發，分析企業職工人力資源檔案管理中存在問題，進而提出人力資源檔案管理工作建議，以提高企業職工人力資源管理工作水平，增強企業核心競爭力。

關鍵詞：企業；人力資源；檔案；企業管理

一、企業職工人力資源檔案在企業管理中的作用

企業職工人力資源檔案是企業員工工作活動的信息記錄。檔案管理主要記錄職工個人基本經歷、業務技術水平、工作表現以及崗位變動等文字記載資料。檔案管理是人事管理工作的重要組成部分，是歷史地、客觀地、全面地考察員工的依據。企業職工人力資源檔案是日常企業職工工作考評、工資福利待遇、專業技術職稱的重要依據，企業職工人力資源檔案管理可以借助以往資料分析和匯總，提高企業科學決策水平，科學合理的選拔，有效配置企業員工，使企業人才各盡其能；通過績效激勵、考核培訓、職業規劃等現代化管理手段推動企業經營發展科學化；利用現代企業信息化管理手段簡化工作程序，提高企業管理效率，完善職工個體發展，維護企業的合法權益，促進企業整體管理水平的提升。

二、企業職工人力資源檔案管理中存在問題

1、對職工人力資源檔案管理工作不夠重視。當前很多企業對人力資源檔案管理工作缺乏必分的重視，管理意識淡薄。企業領導在人力資源管理工作的硬件配置和管理人員上配置不足，無法把企業戰略目標與實際工作需求相匹配，工作存在被動性，導致人力資源檔案工作缺乏強有力的物質保障和人力支持，不能很好發揮管理效能。

2、管理理念和手段落后。不少企業人力資源檔案管理仍沿襲原有管理經驗和管理手段，機械呆板，相對落后的管理方式使得管理水平不高，數據不安全，保密性差，不能及時掌握人力資源數據變化，人力資源檔案管理維持在低水平上徘徊。

3、人力資源檔案工作缺乏嚴謹性、真實性和完整性。企業職工檔案管理制度存在嚴重漏洞，在一些企業的人力資源檔案中，內容不完整、不真實，操作混亂，缺乏必要程序保障。一方面原有數據的收集整理不全面，前后矛盾不嚴謹，甚至存在虛假材料；另一方面對于人力資源調動、職務職稱變化、學歷學位變化不能及時更新，不能如實反映人力資源的實際情況，導致檔案材料失去了真實性和權威性，造成工作滯后，不利于職工檔案管理工作的開展。

4、檔案存放混亂，保管不當。部分企業在檔案管理上缺乏科學的統籌規劃，管理人員職責不明確，管理體系不健全，檔案保存隨意性大，分類不明確，造成人力資源檔案歸檔不及時，甚至檔案丟失，在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面存在許多重復無效工作，浪費了不必要的人力、物力和財力，難以高質量地完成職工人力資源檔案工作。

5、檔案管理人員素質不高。當前企業人力資源檔案管理中專業人員所占比例不高，專業技能和素質水平參差不齊，人力資源檔案管理人員缺乏必要的政策和相關法律學習，責任心不強，不能滿足現代企業對人力資源檔案管理的科學性、規范性管理要求。

三、企業職工人力資源檔案管理的工作建議

1、加強人力資源檔案管理重要性認識。大力開展職工人力資源檔案管理工作重要性的宣傳，企業領導和管理者要加大人力資源檔案管理的指導和扶持力度，增強管理者責任感，明晰崗位管理職能，加大檔案管理人力、財力和物力投入，協調企業各部門協助人力資源檔案管理工作，營造良好的檔案管理環境。

2、完善檔案管理制度，實現規范化管理。企業管理者要注重學習先進的檔案管理理念和經驗，結合企業自身特點健全和完善企業檔案管理制度，以科學規范的管理手段對人力資源檔案進行合理分類歸檔，提高企業檔案管理的統籌管理水平，避免人力資源檔案管理損失，做到人事管理與人事檔案管理相結合，使人力資源管理更趨于嚴謹、真實、完整。

3、加強對人力檔案管理人員的技能培訓。人是企業管理中起決定性作用的重要因素，人力資源檔案管理人員的專業勝任能力是保障企業人力資源檔案管理工作有序進行的重要前提。加強對人力資源管理重要性的宣傳和培訓，堅持以人為本原則，通過定期定崗培訓、有計劃的進修學習、引進高精專業技術人才、與科研院所交流合作等方式，拓寬人力資源檔案管理寬度和深度，提高管理者人力資源檔案管理水平和專業技能。

4、加快管理信息化進程，提高企業人力資源管理效率。職工檔案的信息化管理可以有效提高企業管理水平和效率，基于計算機、網絡信息系統和人力資源專業軟件的檔案信息化管理可以把管理人員從繁雜的數據歸集整理中解脫出來，更好的做好檔案信息分析、處理、決策工作，降低工作錯誤率，提高檔案部門科學管理水平，促進人力資源檔案規范化、信息化水平的全面提升。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是企業管理內容之一，企業檔案管理者要加強人力資源檔案管理重要性的認識；轉變管理思路，運用現代化管理手段，完善檔案管理制度，實現規范化管理；加強對人力檔案管理人員的技能培訓；加快管理信息化進程，提高企業人力資源管理效率和工作質量，使人力資源檔案管理工作有效的為企業經濟獲得利益最大化而服務。

參考文獻：

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