高校檔案管理的多元化發展構想

□王 娜,荊 媛

(1.山西廣播電視大學運城分校,山西 運城 044000；2.山西廣播電視大學,山西 太原 030027)

檔案在人類的社會發展史上存在著重要的查考作用，也是科學研究中的重要歷史憑證，而在學校教學工作中也是一項必不可少的信息資源工作，隨著高等教育體制的改革，檔案工作在高校教育中的地位也越來越重要，做好檔案管理工作是非常重要的，高校檔案管理工作相對比較單一主要表現在:檔案載體的形式單一、檔案資源體系單一、管理模式單一和利用服務方式單一等方面，而社會經濟的快速發展和科技的不斷提升，舊的檔案管理模式不能適應這種新時代的發展要求了，不能適應社會多元化的發展模式，所以檔案管理向多元化模式改進是很有必要的。

一、 檔案多元化發展的背景

自動化辦公的不斷推進和新的科學技術的應用，社會的發展人們生活方式不斷地改進，網絡的不斷普及人們的需求形式多樣化，在這樣的社會發展背景下，多元化成為高校檔案發展的必然趨勢。

(一) 高校教育事業單位改革的推進

事業單位的改革在《中共中央國務院關于分類推進事業單位改革的指導意見》發布后拉開了序幕，我國很多高校都開始了不同程度的教育改革，而這次事業改革的核心更加重視績效在員工工作考核當中的地位和比重。在高校教育事業改革的影響下,高校檔案管理也開始漸漸重視自身管理的績效、效益，這種趨勢帶動了檔案管理的多元化發展，需要檔案管理模式進一步滿足用戶需求實現更好的服務管理模式，才能完成教育改革對管理工作績效的要求。

(二) 高校檔案用戶需求多樣化

高校檔案最初主要服務于高校的學生群體以及高校組織管理用戶，不對外開放，但隨著檔案館的不斷開放，更多類型的群眾例如普通公眾和研究人員漸漸走進高校檔案。高校檔案館面臨的用戶類型以及檔案服務模式更加豐富和復雜。同時，檔案用戶對于信息獲取的形式和內容等方面的要求逐漸嚴格和挑剔，一些用戶要求用更加靈活的方式獲得更加系統性的、深入性的檔案信息，在當前的信息社會的條件下，用戶更希望和更迫切于各種多媒體檔案信息資源。因此高校檔案用戶類型的復雜化和要求獲取信息方式的多樣化推動高校檔案管理向多元化趨勢發展。

(三)檔案信息化的推進

檔案管理正在向信息化方向發展。檔案信息化就是指為了可以實現檔案信息資源的有效利用和合理配置，將檔案信息資源數字化和檔案管理過程網絡化后進行網絡上的傳輸和系統加工，實現檔案信息資源共享。目前我國很多學校的檔案管理部門都有良好的硬件基礎設備，便于管理人員使用，高校具有信息化檔案管理的基礎和設備支持，并隨著計算機網絡的發展還出現了相應的檔案管理軟件，能更好的協助檔案管理工作，一些檔案的收集、保管和利用等都可以通過軟件完成，這就要求檔案管理模式向信息化推進，從而進一步促進了檔案管理的多元化發展。

二、 高校檔案管理的多元化趨勢要求

多元化實際來說和多樣性是一致的，都表現為同一個事物對于不同的問題所表現不同的觀念和方式同時存在。檔案管理本身就存在較多的問題，在對待相似的問題時，由于服務群體的需求不同，要求管理形式也不同，所以就需要多元化的改變。

(一) 檔案管理人員結構多元化

一個檔案館的發展與檔案工作人員的知識結構、業務素質和思想政治面貌緊密相關。在目前激烈的社會競爭環境中，高校檔案隨著教育改革開放漸漸由內向型轉化為外向型、封閉式轉化為開放式、由被動服務模式轉化為主動服務模式。這樣的巨大變化需要一支多元化的、具備各方面檔案專業知識的檔案工作人員隊伍，使高校檔案館成為多功能、多學科、多元化、服務優化的檔案服務機構，促進高校檔案工作的發展。

高校對檔案工作的日益重視，讓更多的專業人才進入檔案管理領域，一些非檔案專業的畢業生也可以進入檔案館從事工作，比如計算機、信息科學、英語等專業的畢業生人才，給高校檔案館的多元化發展帶來了很大的可能性和很多有利的優勢條件，有利于檔案館開展更深層次更新穎的檔案信息資源服務管理工作。

(二) 檔案資源結構多元化

根據中華人民共和國教育部的27號令規定的高校檔案資源主要包括11類檔案：黨群、行政檔案、基建檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、產品檔案、財會檔案、設備檔案、出版檔案、外事檔案。

高校檔案館大部分收藏的是各種教學資料和黨政部門的一些文書檔案等等，檔案載體形式比較單一，但又不整齊統一，并且檔案館的大多館藏檔案不具備高校自身特點特色，不能全方面的反映一個學校的整體面貌和歷史全貌。在檔案收集方面，高校應著重收集不同載體形式的檔案資料，例如聲像檔案、實物檔案等比紙質檔案更加靈活和直觀的載體形式。尤其是在當今信息化時代的發展背景下電子文件等多種形式的檔案不斷出現，高校檔案館應逐漸將多媒體融入到檔案管理中去，努力適應時代的發展要求。此外各高校還可以建立屬于自己學校的特色館藏資源，并為了更好的反映學校的歷史面貌在最低限度館藏的情況下最大限度地保存更多的檔案信息，更好地滿足用戶的需求。

(三) 管理模式多元化

檔案收藏進館需要對其進行系統性的整理，傳統的高校檔案管理模式就是將檔案按照檔案類型分類之后進行排序、編目和裝訂來進行有類別的排放，這種模式比較容易管理，但也存在一定的缺陷。由于傳統的知識與現代的知識在某些知識的交叉點的融合性上有很大的不同，傳統的檔案分類體系不能通過多層次、多角度系統的展現一個具體類型的檔案所包含的內容，無法全方面地覆蓋某一專題和類型下的檔案信息資源，例如有關校史的研究中，需要對學校的基建、科研、教學等多方面進行全面的了解，而就目前的檔案信息分散管理狀態下，各種檔案信息資源被分在不同的類別之中，就需要消耗大量的人力、物力以及時間去進行資料整理才能使用，這需要高校檔案對管理模式進行多元化改進。

高校應加強檔案意識，為了適應用戶更深入更細致的了解檔案信息的需求，高校檔案館需要逐漸開展對檔案不同專題進行數據庫的開發工作。通過對信息數據庫建立的方式，對所有的檔案信息資源進行有效的組織和整合，將符合專題系列的檔案整理到一起，并更高效地反映出檔案的主題內容。高校就學生個人信息可以通過建立相應的數據庫，將每一個學生的信息包括錄取信息、學籍信息等整個在每個學生的名下，做到最大化、集成化、系統化。

(四) 利用方式多元化

無論是檔案收集還是檔案管理等所有的檔案管理工作都是圍繞著檔案利用所展開的，讓用戶能夠在使用檔案信息資源時能更高效有質量地進行。高校傳統檔案主要利用方式是閱覽室，主要提供復制品、副本、縮微品等文件，其次檔案利用的方式還有檔案文件外借、檔案的公布、展覽，出版以及檔案參考咨詢等。歸根結底檔案的作用就是資政育人，也是檔案在高校中的價值根本，檔案利用方式只有發揮了其文化教育功能才算實現其真正意義。而傳統檔案館大部分是將紙質的檔案提供給用戶供其閱覽、復制等，檔案的內容比較分散，而且紙質檔案表現力比較差，缺乏連貫性，用戶需要消耗大量的時間和精力獲取自己想要獲得的信息，容易產生不良的情緒，導致檔案利用服務工作的低效率進行，因此，檔案真正實現文化教育功能就要求檔案利用方式的多元化發展。

檔案的編研和咨詢都是一種比較具有主動性的系統展開的一種檔案信息服務方式，檔案利用方式的多元化主要要求表現在高校要意識到檔案編研和咨詢服務的重要性，并重視起來，盡可能地將所包含的檔案資源更生動更深層次地展現給用戶。逐漸開始嘗試借助互聯網的形式來開展檔案的閱覽和查詢等服務，使用更多元化的手段將檔案信息資源進行展示，如很多高效的檔案館和圖書館都采用了三維動畫、語音視頻播放等手段全方位的展現。可以通過借助遠程檔案信息服務系統等，進行電話語音自助查詢或者是網站查詢等方式被越來越多的使用，這些改變都有助于檔案利用的多元化發展，讓檔案用戶更多的掌握主動權，可以主動地準確地獲取自己想要獲得的信息資源，并且借助網絡信息平臺進行檔案管理服務開始嘗試向每個用戶開展有針對性的信息推送服務，這不僅方便了用戶還減輕了管理工作人員的工作。

三、 高校檔案管理順應多元化發展的具體構想

當代迅速發展的社會需要一個更加多元化更加開放的高校檔案館，高校要重視對檔案管理的多元化發展，順應發展趨勢，進一步優化管理人才結構，通過更加科學的和有效的方式將檔案信息資源展現出來，與用戶積極溝通信息，掌握用戶需求，有效進行高校檔案管理工作。

(一) 更新檔案管理理念和手段

為了實現檔案管理的多元化方向發展，首先要改變傳統的檔案管理理念，考慮長遠可持續發展。確保檔案事業與學校其他事業協同發展就要具有“服務教學、面向學校，服務公眾、面向社會，服務當前、面向未來”的工作理念，開拓創新將學校檔案管理工作向現代化方式轉變。其次管理模式也要向現代化模式轉變，科技的進步讓檔案工作的內容不斷繁瑣，對檔案管理工作提出了更高的要求，傳統的檔案管理手工操作模式也需要轉換為自動化、智能化、現代化模式才能適應如今信息化時代的信息儲存和數字化收集與傳遞。

管理人員要向復合型人才模式轉變，傳統的檔案管理工作人員是比較具有專一型的，而多元化的發展需要更具有專業性的人員來進行管理操作,所以就要加強管理人員的能力和素質。首先,要重視對高校檔案工作人員的專業化培訓，積極開展檔案管理知識培訓活動。讓檔案管理人員不僅熟悉的掌握檔案管理系統的規范性操作和電子文件的相應特征，還要掌握一些有關計算機的網絡信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。其次,檔案管理人員還要進行自我管理加強自身工作素質，努力學習有關高校檔案管理的專業知識和其他有關技術知識,熟練掌握檔案管理工作操作流程和操作技巧，提高工作效率和工作質量，在日常的工作中要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進行有效的學習交流，取長補短，積極探討工作經驗，有效提高自身工作能力和工作效率。

(二) 建立多元化的館藏體系

首先要健全檔案的門類，拓寬歸檔渠道，讓檔案的形成主體漸漸的多元化。歸檔檔案的載體形式可以是紙質、電子照片、錄像、錄音、三維動畫等多種形式。檔案館需要確保檔案的完整性、系統性和科學性。學校不僅僅要將各種載體形式各種類別的檔案歸檔，還要面向社會，對一些具有特色的檔案和具有價值的檔案進行收藏。

其次要學會利用現代化的技術，將檔案信息數字化。配備專業化的、統一的檔案管理系統和統一的數字化設備，將檔案管理過程能夠利用這些信息化設備進行字符識別和轉化、自動編目和檢索、自動儲存和標引，計算機輔助立卷以及文檔一體化等過程，通過電腦軟件將電子文件改為“只讀性”文件，這樣能夠避免文件的更改，保證電子文件的原始結構，為檔案管理的信息數字化提供可靠的保障。

再次要解決檔案的保存問題。可以使用大容量的檔案儲存載體，將文件信息利用計算機儲存在磁盤等中去，提高檔案管理的效率。電子檔案的保存環境也比較重要，在電子文件的生產開始階段要開發穩定的計算機系統環境，對長期保存的電子文件要進行定期的檢查和文件復制，嚴格防控網絡病毒的入侵，以防信息的損傷或丟失。

最后還要優化檔案結構，一些數據字段存在依存的關系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關系，運行程序之間也存在一定的關系，組成一個網絡化的檔案管理系統，通過建立數據庫的方式，促進數字化檔案的多元化發展，將整個數據庫都進行安全性和完整性的改進，為檔案管理提供更方便的信息和方式，保障信息網絡的暢通，實現資源共享。

(三) 建立多元化的服務機制完善管理體系

解放思想，拓寬高校檔案工作的服務領域是多元化服務機制的重要內容，高效的檔案機構不僅僅是要為了學校師生服務，還應該為社會利用檔案創造優勢條件，這也是賦予高校的一個新的職能：服務民生，以人為本。

發揮檔案的宣傳教育功能，挖掘檔案資源。高校可以利用館藏的檔案信息資源開展各種形式的檔案展覽活動，大力進行檔案宣傳工作，可以加強校園的精神文明建設和豐富校園文化，還可以滿足人們的多元化需求。

搭建網絡平臺。網絡和虛擬技術其實也可以被應用于檔案的管理工作中，將檔案信息服務多層次化和多元化，推進檔案館的社會功能開展和信息管理服務以及服務拓展。最大限度地做到檔案面向社會，服務于民，實現資源共享。

完善高校檔案信息安全管理體制，檔案的數字化處理必須要慎重，加強檔案系統的身份認證工作，保證檔案的真實性和有效性，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

四、 結語

高校檔案工作在高校教育工作中具有重要的地位和作用，加強高校檔案管理工作，進一步推進高校檔案管理向多元化趨勢發展，提高檔案管理工作質量和工作效率，為高校教育和社會提供更好的服務。