中學檔案管理中安全保障分析

張騰

摘 要：中學檔案管理中安全保障工作關(guān)系著學校工作的正常開展，要從管理制度、人員培養(yǎng)、技術(shù)升級、領(lǐng)導層的重視度各方面入手，讓檔案管理安全保障措施落實到實處，提升各方面的配合效果，確保工作推進的高效性。

關(guān)鍵詞：中學 檔案管理 安全保障

檔案管理已經(jīng)是各單位需要做的基本工作，在中學中，檔案管理需要做好資料的收集整理、歸檔、成卷與運用管理，相關(guān)資料可以有效的為后續(xù)工作提供一定指導價值。在管理工作上，需要保證安全性，避免檔案的缺漏遺失與盜取，保證檔案的完整性。[1]

一、中學檔案管理中常見安全問題

中學檔案管理中集合了大量學校歷年來的有關(guān)資料，對學校工作的開展留下的必要的證明，為后續(xù)工作的開展可以起到借鑒與憑證作用。具體的安全問題上，可以分為多種情況：首先，是要防控檔案的缺漏、損毀、遺失等，尤其是傳統(tǒng)原始資料需要做好防火、防霉變、防蟲蛀等安全管理；其次，是要防止非對外信息的流出泄露，或者被不法分子盜取利用；其三，是防止信息通過網(wǎng)絡(luò)等新媒體渠道傳播到更廣的互聯(lián)網(wǎng)范圍，形成輿論的錯誤導向，或者被不法分子利用制造社會負面輿論。尤其是第三點，是新媒體環(huán)境下出現(xiàn)的新型檔案管理問題，傳統(tǒng)媒體環(huán)境下，信息的傳播都是經(jīng)過嚴格審核，專業(yè)的傳統(tǒng)媒體在信息的發(fā)布上更為嚴謹，而當下新媒體環(huán)境相對復雜，監(jiān)管不嚴導致不法分子利用網(wǎng)絡(luò)媒體傳播謠言，甚至形成社會整體的負面影響，對各單位構(gòu)成較大的輿論壓力，影響學校正常工作開展。尤其是網(wǎng)絡(luò)媒體人生攻擊情況嚴重，對師生日常生活構(gòu)成嚴重損害。[2]

二、中學檔案管理安全保障處理措施

1.注重管理人員培養(yǎng)

要注重檔案管理人員培訓管理，培訓內(nèi)容集中在職業(yè)道德、專業(yè)技術(shù)、協(xié)調(diào)溝通能力、法律常識等多方面。培訓方法可以采用線上、線下、校內(nèi)、校外多種形式，保證工作人員專業(yè)提升的便捷性，適宜工作人員自身情況；培訓方面需要依據(jù)員工自身情況而定，可以分為崗前培訓、在崗培訓等，讓培訓工作具有針對性，適宜員工實際情況。近些年來，我國在信息管理上的力度逐步加強，尤其注重各單位內(nèi)部的信息管理安全，避免監(jiān)守自盜。可以通過國家法律條文來達到威懾作用，讓管理人員充分意識到自身檔案管理的責任，避免信息泄露引發(fā)的個人責任風險。在專業(yè)技術(shù)上，一般情況下檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)人員，更多情況下是其他文職人員兼任，因此，要注重檔案管理專業(yè)知識的培訓管理，提升檔案管理人員的專業(yè)性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員需要充分掌握信息時代的檔案管理方法，了解信息時代檔案管理中的安全把控注意事項。培訓需要做好對應的考核管理，做好工作考核。

2.注重管理制度專業(yè)化

要注重管理制度規(guī)范化，明確檔案管理人員工作內(nèi)容與責任。落實崗位責任制，讓檔案管理有充分的責任意識，避免工作馬虎大意或者利益誘導作出違規(guī)違法行為?？梢詫⒇熑沃茪w屬于具體部門領(lǐng)導，提升領(lǐng)導對工作監(jiān)管的責任心，督促執(zhí)行人員做好細節(jié)的完善。管理制度上要將人員招聘制度、培訓制度、監(jiān)督制度、激勵制度、工作考核制度、崗位責任劃分等情況做明確的規(guī)定，保證制度清晰，盡可能的做好量化說明，提升執(zhí)行管理的明確性。要形成制度化管理，避免傳統(tǒng)粗放型的人管人、人盯人模式，讓制度促使工作人員不敢隨意的違規(guī)、馬虎執(zhí)行，確保工作流程的自動化操作，不會因為個別人員懷孕、離職、休假而導致工作運行不暢問題。任何操作都可以依據(jù)制度規(guī)定執(zhí)行，提升所有人員的自覺配合意識。

3.注重安全保障系統(tǒng)建設(shè)

要注重安全保障系統(tǒng)建設(shè)，尤其是當下信息化管理成為趨勢，各種信息資料的原始版本可以通過影像技術(shù)做留存，形成數(shù)字化管理，便于信息的查詢與備份，避免資料一時查找不到引發(fā)的工作障礙。要注重系統(tǒng)安全管理，對學校內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)做單獨設(shè)計，或者將信息單獨的存放在獨立硬盤上，避免與外網(wǎng)聯(lián)通，保持信息的安全性。同時要注重原版信息紙質(zhì)資料等形式的安全管理，設(shè)定獨立的檔案室或者檔案柜，做好防火、防盜、房蟲蛀與防霉變等管理，做好各項安全防護措施。檔案管理所在的區(qū)域要嚴格人員進出管理，避免陌生人隨意進出。檔案的調(diào)取借閱需要有對應的規(guī)范，對于機密文件不可外借，同時查閱人員要做好人員登記，確保信息資料問題后的追責，同時也提升查閱資料人員自身的遵守規(guī)則的意識。檔案室要有專業(yè)的監(jiān)控設(shè)備，對于人員進出情況做24h監(jiān)控，對于異常情況能夠及時有影像記錄，對后續(xù)調(diào)查提供參考依據(jù)與憑證。[3]

4.提升領(lǐng)導層的重視程度

要注重領(lǐng)導層對檔案管理的重視程度，從而才能更好的在制度管理、制度執(zhí)行、人力投入、物力投入、資金投入上保持必要的傾斜，從而促使各項工作的有效展開。例如在資料的收集使用上，如果領(lǐng)導層重視相關(guān)問題，各部門、人員會有更高的配合意愿；如果領(lǐng)導缺乏足夠重視，則會導致其他人員缺乏配合度，大導致檔案管理工作操作困難。要充分的說明檔案管理的價值，運用實際工作中或者社會上引發(fā)的安全問題做借鑒，讓領(lǐng)導層意識到檔案管理不佳容易為學校管理構(gòu)成較大的負面影響?；蛘邔W校曾經(jīng)出現(xiàn)的檔案管理失誤問題做實際說明，讓領(lǐng)導層意識到檔案管理安全保障的實際價值，從而調(diào)動各方面力量來支持檔案管理工作的開展。

結(jié)語

中學檔案管理中存在著大量的重要信息，關(guān)系師生各方利益，要做好安全管理才能確保工作的正常運行。尤其是檔案管理信息化趨勢下，需要嚴防數(shù)字化技術(shù)帶來的安全隱患，避免信息大規(guī)模的泄露流失，確保信息管理的安全性。

參考文獻

[1] 劉燕.檔案管理安全體系建設(shè)研究[J].企業(yè)改革與管理，2015，（14）：30-30.

[2] 劉麗.檔案管理安全與可靠性分析[J].蘭臺世界，2014，（5）：41-42.

[3] 陳靖，張勇.云環(huán)境下的檔案管理安全模式研究[J].河南科技，2016，（9）：47-49.endprint