檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

劉艷英

摘 要：現階段的單位組織結構檔案管理工作日益繁重，而應對隨之而言的工作量增加問題，提高檔案管理的實際能力，做好檔案管理的信息化建設，提升對檔案管理模式的調整優化，將成為改善現有檔案管理狀況的有效途徑。本文將以檔案信息化建設及檔案管理等作為研究基礎，通過分析檔案管理信息化建設方法及提高檔案管理的方法，對相關管理的問題及其改進方案進行闡述，以此為信息化技術在檔案管理方面的實際運用提供理論知識方面的相關參考。

關鍵詞：檔案；信息化建設；管理；思路

近年來，各地區相關單位機構的檔案管理工作逐步受到實際重視，尤其是對檔案管理的信息化革新及管理模式的優化，成為檔案管理開展的重要方向，同時也是現階段檔案管理工作開展的主要內容。為此相關單位組織機構要進一步做好檔案管理的信息化轉化工作，合理分配工作內容，提升工作實際協調下，以此為更好的運用信息化優勢開展檔案管理工作創造有利環境。

一、檔案信息化建設的主要特點

1.檔案信息化建設的革新性

檔案管理信息化建設是以改變傳統檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設中最為明顯的優勢之一。現代信息化檔案管理模式與傳統管理模式相比具有革新性，體現在以下幾個方面：首先，檔案管理部門利用電子信息技術能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設實現信息自動處理，能夠對收集的信息進行真假分辨，并且結合信息的使用范圍進行分類，提高內容的可靠性，實現快速處理；最后，檔案管理信息化建設為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設下，檔案管理要實現全面革新，迎來更好的管理模式。

2.檔案信息化建設的時效性

檔案信息化建設內容十分繁雜，所以檔案完善建設階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強建設內容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設內容細化、分化、消化。檔案信息化建設的時效性主要指，建設時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設時期過長，建設時間要以保障信息化建設檔案的質量為前提。在檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統軟件及設施。此外，信息化管理系統應具備實時性準則，建設途中至建設結束都應嚴格遵守時效性原則。

二、檔案信息化建設的實質

1.檔案信息化體系化建設

檔案信息化體系的建設其目的在于根據信息化檔案管理需求，對信息化檔案管理的開展形成完善的監督管理制度，從而更好的對相關作業項目進行約束，保障相關管理人員工作進行能夠始終保持在規范的實際范圍內，有效提升檔案管理信息化的實際運用有效性，通過管理制度及體系的確立，實現檔案信息化的一體化管理，各其實現信息的實時共享及更新獲取，有效的對檔案管理狀況進行深入監控，以此為合理運用信息化技術開展檔案管理工作奠定良好根基。

2.檔案信息化管理的設施及系統建設

檔案資源的信息化管理，是檔案管理工作開展的重要起始方向之一，同時也是提高檔案管理效益及檔案管理水平的有效途徑，檔案管理的信息化管理要從以下兩個方面入手開展。首要對檔案管理設備進行更換升級，提高現代信息設備在檔案管理方面的實際有效利用率，而后要根據檔案管理的特點及要求，對相關檔案管理內容進行優化，從非電子化檔案管理向信息化檔案管理進行過度。其次要做好檔案管理人員的現代化培訓，使相關管理人員能夠有效的操作信息化設備開展檔案管理工作，確保在檔案管理工作，能夠按照相關的規范要求進行執行，提高信息化管理在檔案管理方面的實際作與優勢，以此實現對現代化檔案信息管理技術的有效應用。

3.檔案信息化應用系統建設

加強智能產品的創新研發是現代信息化發展的一種體現，在檔案信息化建設中，檔案管理部門需要根據實際工作需要進行適當改進，并結合檔案工作原理，建設檔案信息化應用系統，以提高檔案管理質量。而在現實中，檔案管理部門要高度重視檔案信息化應用系統建設工作，系統中某一部分一旦出現問題，便會影響整個系統，從而出現一系列系統隱患問題。因此檔案管理部門只有建立兼容性良好的檔案管理系統，才能解決現有系統存在的問題。此外，檔案管理系統一旦出現問題，檔案管理部門應及時采取針對性的措施，對其進行封閉式處理，以避免信息遺漏、遺失。

4.檔案信息化標準體系管理

檔案管理部門需要有一套完整的規范和標準，并在工作中嚴格執行，確保檔案管理工作的正常進行。工作人員的日常工作便是審計信息及儲存數據，在工作的過程中，應嚴格遵守相關規范和標準，工作重點應避免單一提效，而是要透過檔案基本工作內容，觀察工作實質。

5.檔案信息化下的人才管理

在檔案管理工作中，為保障體系的正常運作，檔案管理部門每年都會招聘人才，能夠提高檔案管理工作的效率。在招聘人才的過程中，人事部門要遵守相應的規章制度，并且在今后市場體系發展中，選拔人才的方式也要與時俱進，由原來的單人次選拔方式，轉變為團隊選拔方式。

三、檔案信息化建設的建議及方法

檔案管理部門應在遵循科學合理原則的基礎上，編制相應的工作計劃，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。檔案管理部門應在滿足用戶需求的基礎上，構建完整的檔案數字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協同努力的良好工作格局。進行檔案信息化建設的過程中，技術是不可獲取的重要因素之一，而各種設施的建設則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術支撐體系之外，還要確保相關資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統運行穩定，檔案信息安全、可靠。首先，應完善相關基礎設施建設。可將檔案信息化建設資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。同時，可采取合作開發集服務外包的方式，來創新檔案信息化投入機制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術攻關。其次，強化軟、硬件建設。除配備相關的設施及設備外，還要對現有的設備進行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環境。對于檔案信息化管理與應用軟件，應加大相關軟件的研發力度，可在全國范圍內構建起統一的技術標準，并對技術開發企業進行分級資質認證。

四、結語

檔案信息化建設及其管理要通過多種途徑對基礎體制及管理模式進行優化，利用人員配置優勢，對相關工作項目進行規范，并簡化傳統的檔案管理流程，使信息化技術的運用，能夠在提高檔案管理效率及質量等各個方面發揮出良好作用，避免因制度等多方面因素對信息化技術的運用造成不必要的限制，以此為檔案管理工作的開展提供完善的信息化管理支持。

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