房產檔案信息化管理探討

馬興花

摘要：本文在探討房產檔案信息化管理的含義、房產檔案信息化管理特點的基礎上，指出房產檔案信息化管理存在的部分單位房產檔案資料數字化建設不足、檔案管理人員專業技能不足、管理效率及手段有待改進等5個問題，提出加強房產檔案信息化管理的5條建議，即，加強房產檔案數字化建設、提升管理人員專業技能、整合管理系統、實現網上辦事、加大對安全體系的建設力度等。

Abstract： Based on the discussion of the meaning and characteristics of real estate archives informatization management， this paper points out five problems of real estate archives informatization management， such as， insufficient digital construction of archives of some units， lack of professional skills of archive management personnel， management efficiency and means to be improved， and so on. Five suggestions for strengthening the informatization management of real estate files are proposed， namely， strengthening the digital construction of real estate files， upgrading the professional skills of management personnel， integrating management systems， realizing online services， and strengthening the construction of security systems.

關鍵詞：房產檔案;信息化;產權產籍;管理

Key words： real estate archives;informatization;property rights;management

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2018）35-0123-03

0? 引言

隨著我國社會經濟的快速發展及房屋商品化的深入推進，房屋成交的數量也明顯增多，增加城市房屋產權辦理機構工作量的同時，房產檔案管理的難度也在加大。而隨著住房制度改革的不斷深化，特別是在當今社會信息化的背景下，市場化的高度發展對房產檔案管理也必然提出新的要求，傳統房產檔案管理模式已經無法滿足實際需求，檔案管理信息化建設成為新時期房產檔案管理的必然趨勢及要求。

1? 房產檔案信息化管理的含義

房產檔案是在房地產管理過程中形成的可以歸檔保存載體的一種文件性質的材料，是房地產物權登記的成果記載和原始憑證，是對房屋產權、房屋自然狀況以及權利狀況進行詳細記載的各種資料的總稱。隨著房地產市場的蓬勃發展，房產檔案的數量日益增多，為城市拆遷規劃、房屋權屬登記與交易、處理房地產糾紛等提供了重要依據，是房地產經營和管理的重要組成部分。房產檔案管理是國家對房地產進行管理時，對所有權以及相關的一些權利進行登記、交易、確權等活動過程中產生的，可以反映權利人的自然房屋狀態以及其土地使用的情況。

房產檔案管理信息化是指應用計算機、掃描儀、數據庫和多媒體存儲等現代信息技術，通過圖像、文字等手段，將房產檔案資源轉化成數字化的電子信息檔案，將資料以電子信息的形式進行儲存，利用計算機對其進行管理，最終成為一個有序的信息管理系統。房產檔案信息化管理模式從面向傳統的紙質檔案等實體保管為重點，向以房產檔案資源的數字化信息向社會提供服務為中心的轉變，建立一個有序的房產檔案數據庫，將各類房產檔案資源以電子信息的形式進行存儲，以網絡的形式進行共享，利用計算機系統進行管理，實現資源共享。實現房產檔案管理的信息化，已成為房地產行業科學管理的發展方向。將信息技術與房產檔案管理相融合，構建信息化檔案管理模式，能夠改善傳統紙質檔案的眾多弊端。特別是大數據高度發展的今天，通過網絡完成房產檔案信息的存儲與管理，提高了信息交流與溝通的有效性的同時，也增加了信息容量，也更方便存儲及調取，不易造成信息丟失問題，房產檔案信息化管理在推進我國房地產市場改革中，無疑發揮著越來越重要的作用。

2? 房產檔案信息化管理的特點

房產檔案管理是以國家相關的法律法規為依據，對房地產物權全過程進行完整記錄，專業性和政策性較強，其合法性是最主要的特征。在開展檔案管理工作的過程中，其登記的內容中必須要將房產地址、面積大小以及權利狀況清楚標明，以便于登記工作能夠符合專業要求。檔案管理的時效性和動態性也較強，房地產情況、權利具有明顯動態性，會隨著產權人變化、房屋買賣、繼承、贈與等房地產物權的變化而變化。同時，檔案管理人員需要及時記錄房產信息變更情況，以確保信息的準確性、真實性，房產檔案管理因而具有一定的時效性。同樣，房產檔案是對其物權情況的真實記錄，必須和實際情況相符。而房產檔案的信息化管理，也體現如下特點：

2.1 數字化與專業性相結合

信息化管理的背景下，檔案實體被作為原始的憑證入庫保存，與日常服務分離。大量的信息通過計算機進行處理和應用，并形成相關的信息化管理數據庫，進而建立房產檔案信息管理系統。利用存儲于計算機中的集圖、文、像于一體的多媒體信息，實現檔案管理的日常服務。房產檔案管理的專業性主要體現在它是由房產管理部門負責登記活動，其記錄具有真實性，過程具有嚴肅性、專業性，其登記及交易等行為是依照一定的法規來進行的，檔案資料的專業性較強。

2.2 網絡化與動態性相結合

通過網絡進行信息交流傳遞是房產檔案信息化的關鍵，并以此實現信息資源共享。借助網絡應用，能夠提高檔案資料的利用率，檔案信息收集、整理、移交、歸檔等工作都可以在網上集中辦理，省卻了傳統檔案管理過程中不必要的時間浪費，所有業務環節都在計算機網絡里完成，顯著提高檔案管理工作的效率，實現信息價值最充分的利用。房產檔案形成后，房產權屬情況隨著房產的買賣、繼承、贈與等行為使房屋產權不斷發生變化，因此形成房地產檔案的變更和轉移，具有很強的動態性。

2.3 智能化與圖檔相結合

隨著信息化的快速發展，檔案管理也體現出智能化的特點。利用計算機軟件，如設計檔案管理APP等，能夠實現檔案信息網上智能化檢索，更加方便輸入信息及瀏覽，能顯著提高工作效率，節省了很多人力物力。而在房產檔案管理中就形成了以簿、圖、檔為主要內容的產籍，通過智能化的應用及圖檔結合，真正把權利反映清楚，并能提高管理效率。

3? 房產檔案信息化管理存在的問題

3.1 部分單位房產檔案資料數字化建設不足

當前部分單位房產檔案管理工作停留在收集到原始資料，僅輸入了房產基礎信息資料到管理系統，尚未將所管理的房產產權產籍檔案資料掃描件輸入管理系統，沒有建成功能完備的產權產籍檔案資料數據庫，一定程度影響了房產產權、產籍檔案資料的有效管理和使用。

3.2 檔案管理人員專業技能不足

現階段的信息技術在房產檔案管理中的有效應用，使得信息化時代對房產檔案的管理方式有著更高的要求，管理人員不再像過去那樣完全紙質化操作，而更多的體現在計算機操作過程中，并且隨著技術手段不斷更新，檔案管理人員也要不斷掌握新的管理方法，時代特征明顯成為房產檔案管理中的一個主要特點。因此，在房產檔案管理的過程中，相關工作人員除要有較強的專業知識和技能外，也必須掌握一定的計算機專業知識。當前，我國的房產檔案管理工作人員相當一部分人員表現為計算機相關知識不足，對信息化的高度發展表現出力不從心，當工作中遇到問題時，不能及時找到解決問題的辦法，不能做到有針對性的采取措施加以處理，在一定程度上影響了房產檔案數字化建設的效率和質量。

3.3 管理效率及手段有待改進

目前，很多單位都有自己的房產登記管理檔案系統，而在信息化管理時代，這種不統一的檔案管理系統就造成了管理的分散化，不利于信息管理的統一，從而增加了單位之間、部門之間的必要性審批和審查步驟，降低了工作效率。同時，由于各單位對房產檔案管理的重視程度不同，使得部分單位的房產管理信息化平臺淪為形式，很多信息技術僅用于登記、儲存和查閱檔案方面，而在其它方面如檔案信息的整合、數據挖掘和進一步分析利用上等并沒實現有效利用。

3.4 沒有完全實現各環節、全流程網上辦事

與房產所有人共享信息不足，沒有把產權產籍與房產交易合為一體，產權登記發證、產權交易、房產抵押等工作需要房產所有人走遍每個辦事環節，沒有完全實現房產所有人網上辦事。

3.5 房產檔案的抗風險能力較弱

現階段管理房產檔案信息化管理部門在日常工作中，會考慮到數據安全性而采用一些數據保護措施，但往往只是簡單的保護，風險意識還不夠強。一旦在房產檔案的數據傳輸過程中，不嚴格按照要求操作，就很可能導致信息被泄密。在現實工作中，一些部門仍然缺乏健全的管理制度，導致管理人員的安全意識不強。

4? 房產檔案信息化管理的建議

一是加強房產檔案數字化建設。在完善已有的產權產籍綜合業務數據庫的基礎上，要將所管理的房產產權、產籍檔案資料全部采用電子掃描等輸入方式轉化為產權電子檔案信息，全部輸入管理系統，建設功能完備的產權產籍綜合業務數據庫和實物影像數據庫，形成數字化檔案，逐步實現“以圖管房、數據共享、網上運作、規范管理”，確保房產產權、產籍檔案資料的安全存放和使用方便。

二是提升管理人員專業技能。加強對檔案管理人員的專業技能培訓，熟練運用計算機相關知識，提升房產檔案專業知識以及數字化操作能力。及時跟蹤最新理論技能知識，引導職工不斷自覺學習，掌握新時期房產檔案電子化的特點以及規范的管理內容，并努力實現房產檔案電子化管理的創新。不定期對檔案管理人員進行考核，加大獎懲力度，激勵員工自覺學習，提升專業化水平。

三是整合管理系統，提高工作效率。要加強單位之間、部門之間檔案管理的協調與溝通，整合不同單位、部門的房產登記管理檔案系統，提升管理效率，改進管理手段，確保檔案管理水平整體提升。同時，加強檔案信息的整合、數據挖掘和進一步分析利用，提升房產檔案信息的有效利用率。

四是要加強與房產所有人的信息共享，實現網上辦事。把產權產籍與房產交易合為一體，使產權登記發證、產權交易、繼承、贈與、抵押等工作逐漸由手工作業過渡到網絡微機作業，實現房產檔案的全程數字化。一方面房產所有人可根據需要在網上查找相關的房產信息，還可將自身存在的相關問題留在網頁上，管理人員可及時了解使用者的需求，并解答其預留問題。另一方面房產所有人可通過網絡實現網上辦事，極大地提高了工作效率。

五是加大對安全體系的建設力度。嚴格制定并實施安全制度。該制度必須能夠覆蓋房產檔案管理中的每一個環節，提升房產檔案抗風險能力。強化檔案管理人員的責任意識，將房產檔案數字化的安全保護責任落實到個人，樹立良好的職業道德，嚴格遵守各項工作中的規定，嚴禁隨意更改操作流程或省略操作環節的行為產生，嚴禁重要檔案發生泄露和被利用等現象。增加對計算機檢測及安全技術的應用，根據檔案的機密程度，有針對性地對訪問的權限進行設置。此外，還應注意房產檔案的備份工作，避免數據丟失帶來不必要的損失。

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