淺析檔案管理工作經驗總結

朱愛琴

摘 要 文章根據筆者多年的工作經驗，提出檔案管理的幾點經驗，以期完善檔案的管理制度及發展方向，為政策決策者制定檔案管理的制度提供依據。

關鍵詞 檔案 管理 經驗總結

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

通過十多年的檔案管理工作，筆者基本系統地了解了檔案與檔案工作的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到以后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是筆者以后努力的方向，它促使筆者不斷地思索，不斷地進步。概括對檔案管理工作的認識、收獲和體會，主要有以下幾個方面。

（1）認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。檔案信息是一種無形資產，也是高校院系的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。筆者認為高校院系的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入高校院系管理制度，明確管理檔案的部門或人員。 二是建立健全高校院系檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入高校院系管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把高校院系檔案管理納入制度化軌道。比如，確定分管領導和專（兼）職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受高校院系辦公室的監督、指導。辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。要將檔案管理工作納入高校院系業務管理程序，納入高校院系各高校院系、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

（2）檔案管理工作的發展方向是管理模式上集中統一，實體分部門保管利用。檔案工作中許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合高校院系具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前高校院系發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。針對這種特性， 高校院系檔案管理也要符合這一高校院系特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定高校院系檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求高校院系各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄高校院系發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種高校院系檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷，而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。

（3）進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的現狀，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。目前，高校院系辦公室的檔案管理是將平時上面下發的收文、內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、人事、教學管理、科研歸類、綜合業務管理制度多方面的內容集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著高校院系的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上高校院系發展的要求。由此筆者深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對高校院系特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。所以，重新構建適宜高校院系業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

參考文獻

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