學校基建檔案應科學化管理

文 李曉晴

近年來，隨著國家教育事業的飛速發展，普通中學工程建設如火如荼，提高了學校基礎設施的硬件水平，同時也給普通中學的基建檔案管理工作帶來了新的挑戰。基建檔案作為學校基本建設歷史和現狀的真實紀錄，是學校檔案中不可或缺的重要部分，對學校的發展有一定的作用。因此，探討基建檔案的特點及如何科學化管理勢在必行。

一、中學基建檔案的內容和特點

基建檔案是指各種建筑物包括教學樓、實驗室、圖書館、行政辦公用房、學生公寓、食堂、體育場所及地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用維修活動中形成的具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的檔案資料。基建檔案直接記錄和反映了基本建設活動，是人們認識自然和改造、利用自然活動的原始記錄。從內容上看，記載了基建工作者從事基建活動的過程和結果，能真實地反映當時建設的場景；從形式上看，基建檔案載體上保留著檔案形成者當時活動的各種標識，能客觀地反映檔案形成過程中的原始特征。

要想做好基建檔案的收集、整理、歸檔、利用、編研等工作，必須了解它的基本特點。一是基建檔案的專業性。基本建設項目檔案是指從建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產使用的全過程中形成的應歸檔保存的各種形式與載體的文件材料，專業技術含量特別高，區別于一般檔案，所以具有專業性的特點。二是基建檔案的多樣性。基建檔案記錄形式有文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等多種樣式，包括紙質載體、光盤載體、磁性載體、實物載體等，所以它具有多樣性的特點。三是基建檔案的成套性。以一個基建工程為例，一幢樓房中的線路會形成一系列相關的文件圖紙，就會形成一套圖。這就是它的成套性特點。

二、中學基建檔案管理中的問題和漏洞

由于基本工程建設具有投資大、流程長、環節多、參建單位多、項目文件資料雜等特點，在基建檔案收集、歸檔和利用等方面存在很大的壓力和挑戰，存在各種問題和漏洞。

（一）管理沒有達到精細化的程度，基建檔案材料缺失時有發生

由于基建檔案資料具有專業性強、來源渠道分散、載體類型多樣、形成周期長、內容復雜等特點，檔案人員對基建工程不能全過程、全方位地參與，造成歸檔率低和歸檔資料的完整性不高。而且，基建工程建設隊伍各個部門之間缺乏相互溝通交流，流動性比較大，隨著環境的不斷變化，時間的不斷推移，各種圖紙和資料容易丟失，對學校以后的評估、擴建、修繕產生影響。

（二）管理模式不能與時俱進，仍然采用傳統模式

學校對基建檔案管理重視不足，資金投入較少，沒有使用專業的檔案管理軟件，對檔案的整理還停留在手工抄寫和手工排碼。收集、整理、編目、統計和利用等方面全是靠手工處理，僅僅是一種物理管理，提供利用的速度慢、效率低，同時還會造成檔案的損耗，只能被動地提供簡單、淺層次的檔案服務。如今，傳統的管理模式已經無法適應現代社會的要求。

（三）普遍低估基建檔案的價值，利用率偏低

學校對文書檔案、人事檔案較為重視，基建檔案通常處于邊緣地位，雖然各級檔案工作者對基建檔案具有的現實價值和歷史價值、憑證價值和情報價值、利用價值和保存價值不存在異議，但檔案管理人員管理意識淡薄、基建檔案利用率不高等現象都制約著學校基建檔案作用的發揮。現在的利用基本上是“登門造訪式”，幾乎沒有主動推送信息的服務，一般檔案員只滿足于基建檔案利用的行為和利用的數量，而忽略了利用的實際效果，沒有建立高效的檔案利用體系。

三、中學基建檔案科學管理的辦法和對策

為保證基建檔案完整、準確、系統、安全和有效利用，實現科學化、信息化和標準化管理，需要在以下幾個方面下功夫：

（一）配備高素質的檔案員，建立健全管理制度

基建工作人員往往只關注建設工程的進展和質量，在完成基建項目時，沒有完整保存檔案材料的意識，或為了自己查閱方便不愿意歸檔，致使很多基建檔案資料常常分散在各個部門和業務人員的手中，造成檔案材料不完整、不系統。為了將基建檔案收集齊全，檔案員就要經常深入基層，與施工方及時溝通，不斷進行檔案材料的跟蹤檢查，對工程資料的形成和整理進行業務指導，不僅要把數量關，還要把質量關。另外，按照國家頒布的《檔案法》，制定完善有效的規章制度與獎懲辦法，對基建檔案的收集、形成、保管和借閱的每一個環節都要有細致而明確的規定。同時，也可以采取一些有效措施，比如預先收取一定數量的保證金，等到各類工程竣工結束交付使用后，相關資料全部交回再退還。

（二）做好基建檔案工作，需要專業化和現代化引導

基建檔案與文書檔案相比具有專業性強、實用性強、類型廣泛的特點。首先，基建檔案圖紙、圖表多，文字敘述較少；第二，基建檔案技術含量高,圖表、數據間的關聯性強；第三，資料種類多,除文字、圖表、圖紙外，還會有照片、音頻、視頻等多種形式；第四，基建檔案的保存期限較長，多數為永久性保存，包含紙質歸檔、光盤硬盤刻錄等多種存儲方式；第五，基建檔案保密性要求較高。基建檔案的科學歸檔需要多元化的知識結構和水平，除了掌握檔案基本知識外，還要掌握與基建專業工作相近的專業知識，需要專業化引導；借助計算機和各種現代化設備進行立卷、歸檔和管理，生成電子檔案，實現基建檔案的縮微化和數字化，需要現代化引導。

（三）發揮基建檔案的價值，做好開發利用

充分發揮基建檔案的歷史憑證作用、法律法規效用、建設參考作用是檔案工作者的任務，所以我們推崇基建檔案開放利用應堅持及時原則、區別原則、法律原則和效益原則。檔案管理員要為基建檔案多層次、多角度的利用提供服務。借出基建檔案應根據用途和范圍、保密程度等履行嚴格的審批手續，明確歸還時間，督促借閱人員妥善保管并及時歸還，記錄利用效果。基建檔案若有毀損、丟失等情況，檔案部門要馬上報告主管領導，研究解決辦法，采取補救措施。

總之，基建單位常常服務于多行業多領域，活動頻繁，業務甚廣，因此建設單位基建檔案的管理對于總結基建成果經驗具有不可替代的作用，對于未來基本建設的技術發展與創新具有非常重要的價值和意義。普通中學應該針對基建檔案管理遇到的困境，采取針對性的措施，促進其規范和健康發展。