EAM系統DM模塊在核電廠文檔管理中的應用研究

劉忠良/中核核電運行管理有限公司文檔管理處

當前，核電廠文檔管理存在管理流程與核電廠業務流程的銜接不夠緊密、文檔部門與其他業務部門之間的溝通與交流效率不高、核電廠實體設備或設計方案與文檔不一致、各個核電廠文檔管理部門的管理方法和標準各不相同，不能實現知識的有效共享。為實現中核集團“平臺統一、業務統一、數據統一、報表統一”的信息化戰略目標，中核集團將EAM（Enterprise Asset Management）系統DM（Document Management）模塊引入文檔管理之中，以提高核電業務與文檔關聯性、降低文檔管理的成本、實現核電廠間文檔受控共享。

1 EAM系統DM模塊概述

1.1 DM模塊在EAM系統中的位置

DM模塊是EAM系統眾多模塊中的一個，在日常工作中DM模塊除了完成文檔本身的管理流程以外，還與其他業務模塊（如工程變更模塊、庫存管理模塊、合同管理模塊、行動跟蹤模塊、工作管理模塊、采購工程模塊等）一起協同工作，完成整個業務流程。DM模塊在業務上與其他模塊相互關聯，各模塊通過交叉引用受控文檔、記錄或者對象文檔來推動電站生產工作。如，工作管理模塊將設備/部件/UTC等業務對象與受控文檔和記錄進行關聯，將工單與對象文檔進行關聯。有的模塊通過頁面跳轉進入DM模塊，直接使用DM中的流程，如，工程變更對ADL（受影響文檔列表）中的文檔進行升版并解決文檔沖突。

1.2 DM模塊的文檔類型

DM模塊的文檔根據處理方式的不同分為受控文檔和記錄。受控文檔是指在升版、審查、審批和分發過程中需經正式程序控制管理的文件。受控文檔區別于其他文檔的地方在于，它具備升版、審查/審批環節、分發受控、用大/小版本號區分不同版本的特點。核電廠的受控文檔是指為確保公司核電機組的安全可靠運行和公司經營管理活動的有效運作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對文件的版本、修改、狀態和使用進行特別控制和管理的文件，主要包括仍有現行效力的上游文件，以及公司范圍內仍現行有效、用于工作實施或指導、具有版次的技術與管理文件等，包括大綱導則、管理程序、技術規程、圖紙、手冊、工程文件、上游文件等。對受控文檔進行管理，能夠確保所有受控文檔被正確地跟蹤和維護，以滿足業務需求和監管機構的要求。

記錄是指為各種物項或服務的質量以及影響質量的各種活動提供客觀證據的文件，往往不需要流程控制。記錄具備不進行升版和審批、同一類文件歸為一個記錄類型、用日期區分不同版本的特點，這是它區別于其他文檔的地方。核電廠的記錄是指在核電廠運營期間產生的與建設、生產、經營和管理活動直接相關的記錄，這些記錄一般來自運行、維修、燃料操作、技術、化學、輻射防護、核安全管理及其他與電站生產運行有關的工作中，也包括經營管理活動中產生的計劃、報告、信函、會議紀要、商務合同和財會文件等記錄，如運行日志、通訊錄、函件、會議紀要等。這些記錄記載了公司機組生產和經營管理的實際工作狀態和結果，是各項工作的真實反映。

1.3 DM模塊的角色

DM模塊根據用戶業務內容，其角色主要分為文檔編制人、文檔審批人、文檔管理員、技術文件歸口人員。文檔編制人負責提出文檔創建申請，編寫文檔內容，創建文檔審批路徑，補充文檔對應的電廠、機組、系統、專業、設備及關聯文件的信息，并對所編寫文檔進行培訓需求分析。文檔審批人主要是文檔審批路徑中各個層級的審批人員，負責各審批環節的審批工作。文檔管理員負責處理經技術文件歸口審核后的文檔創建申請，根據文檔編制人提供的基礎信息創建相應的文檔條目，文檔批準后對其進行生效發布，最后對文檔進行分發。技術文件歸口人員負責審核技術大綱、技術規程、圖冊等技術文件創建申請，審核文件屬信息，確定技術文件是否需要新增、合并或修改，并對文件版本進行管控。

2 DM模塊業務應用

2.1 受控文檔業務流程

為確保公司核電機組的安全可靠運行和公司經營管理活動的有效運作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對文件版本、修改、狀態和使用進行特別控制和管理，被控制和管理的文件就是受控文檔，主要包括仍有現行效力的上游文件，以及公司范圍內仍現行有效、用于工作實施或指導、具有版次的技術與管理文件等。核電廠的生產技術文件大都屬于受控文檔的范疇，生產技術文件使用前都需要流轉規定的審批流程。受控文檔業務大致可以劃分為文件編寫申請、文件條目、版本創建、文件編寫、文件審批、文件生效發布5個環節。

2.1.1 文件編寫申請

文檔編制人根據工作需要在系統中提出文件創建申請，申請中包含該文件所屬的核電廠、文檔類型、文檔子類型、機組、系統碼、文檔標題、版本、編寫人、責任處室、責任班組、計劃完成日期、審查周期、備注（新增/修訂/作廢理由）、存檔信息（大修號、核安全相關等）、申請類型（新增、修訂/作廢）等基礎信息，該申請會通過系統自動流轉至技術文件歸口人員。技術文件歸口人員對創建申請進行信息審核，同時對文件新增或升版進行判斷，如升版則由技術文件歸口人員完成升版操作，如新增則流轉至文檔管理員，文檔管理員接受經過審核的創建申請。以往該環節在核電廠一般是通過郵件或者單獨的申請系統來完成，現階段則將相關用戶和操作都納入到同一個系統整體內，這樣使得申請環節更加嚴謹、更加規范，各個環節權責清晰，同時將文件申請和后續文件編寫有機聯系在一起。系統內每一份文件都能做到有據可查且查詢方便，大大提升了文檔工作的效率和質量。

2.1.2 文件條目、版本創建

如果申請的是新增文件，文檔管理員根據文件申請提供的信息創建相應的文件條目，然后流轉至技術文件歸口人員進行版本創建；如果只是升版技術，文件歸口人員直接完成相應升版工作。文件版本創建后，文件創建申請的工作結束，技術文件歸口人員在系統內關閉相應的申請任務，系統會自動觸發消息通知文檔編制人進行接下來的編寫工作。整個文件創建申請工作到此結束，這樣整個工作流程成為一個閉環；同時管理者可以通過系統查詢到申請工作開始或結束的時間，便于對工作各環節工作效率進行相應管控。

2.1.3 文件編寫

文件編寫人員完善相關信息，編寫或上傳技術文件，根據文件編寫管理程序創建審批路徑，并根據技術文件的適用范圍及要求進行培訓需求分析，如需培訓則自動通知培訓部門安排后續工作。培訓需求分析環節打破了文檔編寫活動僅限文件編寫人員、文檔管理人員、文檔審批人員的局限。后續工作以文件編寫作為功能開發點，根據核電廠工作需要進行相應的技術開發，因此文件編寫加強了文檔工作與核電廠其他工作模塊的聯系。

2.1.4 文件審批

文件審批環節比較簡單，審批人員完成相應的審批工作。如審批流程中的審批人提出修改意見并退回，系統會自動將之前已流轉的審批人重新流轉，這樣的審批邏輯縝密，保證了文件最終符合審批流程中所有審批人的要求。審批路徑可以根據工作需要安排人員或工作組，審批方式可以選擇串行或并行，審批流程靈活多變，能適應文件編寫人員和審批人員的各種需求。

2.1.5 文件生效發布

文件經最終審批人批準后具備有效性，文檔人員在系統內進行生效發布工作，并根據文件使用特性進行相應的電子、紙質文件分發；同時培訓處室針對文件編寫人員之前的培訓需求分析安排相應的培訓工作，使核電廠用戶及時學習有效文件。

2.2 記錄業務流程

如上文所述，記錄不進行升版和審批、同一類文件歸為一個記錄類型、用日期區分不同的版本，因此記錄的業務流程相比受控文檔業務流程比較簡單，分為創建記錄和增加記錄。

一是創建記錄。文檔編制人員根據工作需要在系統中提出記錄創建申請，要求文檔人員創建記錄條目。文檔人員負責分配記錄編碼和創建條目，并輸入相關信息。

二是增加記錄。記錄條目創建完成后，文檔人員通過系統通知文檔編制人員創建新記錄，輸入與記錄相關的屬性和自定義屬性信息，并上傳實體文檔。

3 EAM系統DM模塊應用成效及前景

EAM系統DM模塊定位高、覆蓋范圍廣、集成性強。應用EAM系統DM模塊可以有效地組織和管理核電廠各個領域和各種類型的文檔，能夠有效地完成文檔索引建立、文檔元數據維護、文檔升版、文檔審查審批、文檔生效發布以及分發等工作流程，并對工程變更、庫存管理、合同管理、行動跟蹤、工作管理、采購工程、購買等進行文檔支持，使得文檔管理與核電業務工作的關聯性更加緊密，并實現了文檔信息與核電廠其他業務模塊信息的共享和交換，提高了文檔的利用率和利用便捷性。此外，EAM原生架構還包含著多電廠管理、群堆管理、統一標準化業務流程管理等理念，隨著后續開發，DM模塊將不單單為一家核電廠服務，而是將服務延伸到多家核電廠，這將大大推動核電事業發展。