企業集團檔案信息資源整合與共享研究

翟艷明/上海汽車集團股份有限公司

所謂檔案信息資源整合與共享，是指在“統一領導，分級管理”的檔案工作體制下，根據精簡、統一、高效的原則，實現檔案實體資源、數據資源、應用系統的有機聚合和有效配置，擴大檔案信息的利用范圍，滿足不同主體對檔案信息的共享需求。對于企業集團而言，“資源整合能力是企業做大做強的關鍵”[1]。企業集團是由多個法人組成的聯合體，每個法人都是資源產生、管理和利用的主體。整合分散在各個法人手中的資源，實現資源集聚化和價值最大化，是提升企業集團整體競爭力的重要途徑。作為企業的基礎性資源，檔案信息資源是企業資源的重要組成部分。針對企業集團的性質和特點，研究解決檔案信息資源整合共享的方法路徑，具有十分重要的意義。一般來說，建設檔案信息資源整合與共享系統是實現整合與共享的重要舉措。

1 企業集團檔案信息資源整合與共享系統需求分析

建設檔案信息資源整合與共享系統，是企業集團提高競爭力和維護整體利益的內在需求。然而企業集團內又有各自獨立的法人組織，如上海汽車集團所屬的產品研發、生產、銷售等各類企業達數百家，與集團的資產和從屬關系也十分復雜，各企業在檔案管理利用和維護自身利益方面存在多元訴求，因此建設檔案信息資源整合與共享系統還需綜合考量各方需求。檔案信息資源整合與共享系統既是資源管理系統，也是一息發布和獲取平臺，既要滿足面向集團內所有企業的開放需要，又要確保檔案信息安全、訪問權限可控。企業集團檔案信息資源整合與共享系統至少應該滿足以下三個基本需求。

1.1 檔案信息開放存儲需求。一是必須實現開放的檔案數據接收功能，能夠面向集團所有企業進行在線或離線的檔案數據交接業務；二是必須滿足大容量數據存儲需要，不僅滿足當前需要，而且要留有充分的數據存儲拓展空間；三是必須滿足檔案信息安全存儲的需要，采用有效的業務和技術手段，做好檔案數據安全存儲、安全備份，確保萬無一失。

1.2 檔案信息統一發布需求。檔案信息資源整合與共享系統建設的最終目的是提供快速、便捷的檔案信息查詢與利用服務，實現檔案信息共享。但是檔案信息共享不是完全自由的、隨意的，而是有條件的、得到有效管控的。因此既要滿足檔案信息共享需要，又要加強信息利用服務的統一管理；既要重視研究建設“一站式”的檔案信息服務平臺，提供開放、便捷的檔案服務，又要建立檔案信息統一管控、授權和發布機制，企業集團內的授權人員可以通過平臺查詢和共享利用檔案信息。

1.3 檔案信息安全控制需求。檔案信息資源具有內向性和保密性，其整合與共享應該在確保信息安全可控的前提下進行。特別是對于企業集團來說，信息的安全可控尤為重要，知識產權、商業秘密等信息涉及企業的核心利益，一旦泄露可能會對企業帶來重大損失，因此企業集團檔案信息資源整合與共享系統應具有高度的安全性，不僅能夠抵御外部入侵，而且能夠在內部實現有效的安全控制。

2 企業集團檔案信息資源整合與共享系統建設模式比較

企業集團檔案信息資源整合與共享的基礎是檔案信息資源的集中管理。對于紙質檔案，由于其內容依附于載體而存在，檔案的集中管理只能通過檔案實體的集中保管予以實現。而對于電子檔案，其內容與載體是分離的，集中保存與分散保存均可實現對檔案信息資源的集中管理，因此企業集團檔案信息資源整合與共享系統建設的基本模式為集中式管理和分布式管理。

2.1 集中式。集中式模式指在企業集團內統一建設并部署檔案管理系統，實現檔案資源集中管理、檔案信息統一發布。其運作方式是：第一，統一建設和部署。檔案信息資源整合與共享系統及所需的軟硬件設施由企業集團或委托所屬單位統一規劃、研發、采購，并在企業集團內統一部署、運作和管理。第二，統一存儲。企業集團內各個單位將自身業務工作形成的電子檔案信息統一按照規范要求向企業集團移交，形成電子檔案信息資源池。第三，統一制度規范。通常由集團企業檔案部門牽頭負責制定檔案信息整合與共享的相關標準及管理制度，在集團內統一制度、統一規范、統一工作依據。第四，統一提供檔案信息利用。企業集團檔案部門對集中保存在資源池中的檔案信息，通過統一有效的管控措施實施檔案信息利用授權、檔案信息統一發布、檔案信息服務推送等業務，企業集團內的單位和人員根據授權可以登錄“一站式”系統平臺獲取和利用所需的檔案信息。

集中式模式的優點在于：第一，一個企業集團只需建設一套軟硬件設施，避免了重復投資和重復建設，節省了檔案信息資源管理的成本。第二，檔案信息資源及其管理系統的日常工作實現歸口統一管理，通常由企業集團檔案部門負責，其他部門及所屬各單位不需再配置專人管理，降低了管理和維護等方面的人力成本。第三，以信息資源池的方式將檔案信息集中存儲于一個數據庫中，易于統一標準、提高數據質量。

集中式模式也存在問題和缺點：第一，為了將檔案信息資源集中存儲，需要對檔案信息數據進行遷移，這增加了數據泄露和損壞的風險，檔案信息的真實性、完整性和準確性受到威脅。第二，海量的數據集中存儲于一處，對數據庫的容量和網絡傳輸的速度要求較高，如果達不到要求，用戶體驗將會下降。第三，大量的檔案信息資源集中存儲在一處增加了安全風險，一旦發生安全事故后果比較嚴重。第四，由于企業集團內的所有單位采用統一標準和系統，作為獨立的法人，各單位檔案管理利用的個性化需求難以得到滿足。

2.2 分布式。分布式建設模式指檔案管理系統分別建設部署、資源分別存儲、信息統一發布。其運作方式是：第一，分別建設和部署。企業集團制定統一的檔案信息資源整合和共享標準體系，各單位按照標準自行組織研發和部署檔案管理系統，各個系統在物理上分布于不同的地點，在邏輯上互聯互通。第二，分別存儲。與系統的分別部署相適應，檔案信息分別存儲于各個企業自身的數據庫中，并由各個企業自行負責檔案數據的采集、整理、管理和維護。第三，統一和分級相結合的檔案信息利用服務。各企業可以在本單位系統平臺上查閱利用單位內部檔案信息。與此同時，企業集團建立統一的系統發布平臺，各企業的檔案管理系統與之掛接，企業集團按照既定的制度規定可以調用和統一發布分布在各個企業數據庫中的檔案信息資源，并實現對所屬各企業跨單位利用檔案信息的統一管理。企業集團內各單位和人員也可按照授權登錄企業集團的系統平臺獲取所需的檔案信息。

分布式模式的優點在于：第一，不需要對檔案數據進行遷移，檔案信息的真實性、完整性和準確性能夠得到較好的保障。第二，檔案信息分布存儲于不同的數據庫中，系統可對不同數據庫中的數據進行分布式處理，減輕了服務器和網絡傳輸的壓力，可以提高數據的處理速度和用戶的使用體驗。第三，企業將檔案數據存儲于自家的服務器中，知識產權能夠得到較好的保護。第四，系統由各企業自行建設部署，能夠較好地滿足個性化定制需求。第五，有利于降低檔案管理系統的整體故障風險，各單位的單個數據庫出現故障，不會影響企業集團檔案管理系統的整體運行。

分布式建設模式也存在如下缺點：第一，檔案管理系統重復建設，而且每個企業都需配置軟硬件相應的管理人員，建設和管理成本較高。第二，檔案信息由各企業自行負責存儲和管理，質量控制難度較大。

3 企業集團檔案信息資源整合與共享系統建設模式選擇

通過上述分析可以發現，集中式模式是通過物理集中的方式實現對檔案信息資源及其管理系統的集中管理，而分布式模式是通過邏輯集中的方式實現對檔案信息資源及其管理系統的集中管理。筆者認為，當前企業集團檔案信息資源整合與共享系統建設采用分布式模式更為適合。

第一，從保障信息安全的角度來看，分布式模式更具安全性。檔案信息是由企業集團內的各個企業在業務工作中分散形成的，一旦生成便存儲于企業自身的數據庫中。如果采用集中式建設模式，需將檔案信息整體遷移至指定的數據庫中，這樣勢必會增加數據損壞與丟失的風險。此外，如果檔案信息集中存儲在一個數據庫中，一旦該數據庫發生故障整個系統將受到影響；而如果檔案信息分布存儲在多個數據庫中，一個節點發生故障并不會影響整個系統的使用。

第二，從合理運用技術的角度來看，分布式模式更符合信息技術的發展方向。當前云計算已經得到廣泛運用，“作為新一代的網絡資源共享模式，它在網絡資源共享尤其是網絡信息資源共享等方面具有明顯的優勢：對用戶端的設備要求低，使用方便；便于實現數據和應用的充分共享；有效節省社會資源等”[2]。云計算支持數據的分布存儲與集中共享，因此分布式模式更加符合信息技術的發展方向。

第三，從維護企業利益的角度來看，分布式模式更容易得到企業的支持。出于提高資源利用效率和維護企業集團整體利益的目的，企業集團具有整合與共享檔案信息資源的意愿，但與此同時，各法人企業又具有保護自身利益的訴求。集中式模式要求各企業將檔案信息資源移交至指定的機構存儲，這顯然會降低企業合作的意愿。在目前的技術條件下，“將所有的電子文件信息集中在一起并不是難事，但是，體制和制度并不允許或者沒有必要這樣做”，“我們需要的是管理上的整合”[3]。

注釋與參考文獻：

[1]張維迎.資源整合能力是企業做大做強的關鍵.創新科技,2006(1):6.

[2]王良城.檔案信息資源共享服務機制的戰略構建.中國檔案,2013(1):65.

[3]于英香.“區域—國家”電子文件管理整合：內涵、原則與路徑.檔案學通訊,2013(2):58.