如何做好文件保密、歸檔與利用

劉 濤

(大同煤礦集團(tuán)白洞煤業(yè)有限責(zé)任公司，山西 大同 037029)

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的二十一世紀(jì)，隨著智能化辦公設(shè)備的普及，信息的承載形式也發(fā)生了改變。現(xiàn)今社會(huì)上文件的形式越來越多樣化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，到新興的音頻、視頻、文檔等電子文件，文件的種類變得越來越繁多。這同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的文件管理方式造成了沖擊。然而與之相對(duì)的是，在現(xiàn)今的信息化時(shí)代，信息往往是一個(gè)組織做出決策的關(guān)鍵。文件的管理工作變得越來越重要，這就對(duì)文件管理工作提出了更高的要求。本文從社會(huì)需求出發(fā)，在文件的保密、歸檔，以及利用方面，對(duì)文件管理工作進(jìn)行了探討。

一、文件的保密工作

(一)文件保密工作存在的問題

要做好文件的保密工作，首先，就需要了解在文件保密過程中存在哪些漏洞。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件與現(xiàn)在普遍使用的電子文件，在保密性能方面各有優(yōu)缺點(diǎn)。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更容易保護(hù)和保存，只要存放好文件的載體，基本就不會(huì)有泄密的風(fēng)險(xiǎn)。但是相對(duì)的，在紙質(zhì)文件的保密過程中，如果工作流程不嚴(yán)謹(jǐn)，就容易導(dǎo)致泄密。比如文件的初稿、討論稿等，由于不是正式文件，工作人員在這些文件的保密過程中很容易掉以輕心。另外，在文件的復(fù)印、傳輸、存檔等過程中，往往會(huì)經(jīng)過多人的傳遞，如果其中有一人出現(xiàn)了工作上的疏忽，也很容易導(dǎo)致泄密。并且紙質(zhì)文件一旦泄密，往往很難留下痕跡，也就難以找到泄密的線索。

而對(duì)電子文件來說，在保密工作中還存在另一個(gè)泄密風(fēng)險(xiǎn)，也就是電腦的漏洞。如果電腦的工作系統(tǒng)被黑客入侵，就很容易導(dǎo)致機(jī)構(gòu)的信息泄露。除此之外，文件經(jīng)手人員不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨橐踩菀讓?dǎo)致文件的泄密。例如，使用保密程度低的通訊方式，如網(wǎng)絡(luò)郵箱、聊天工具等，傳遞文件，在使用文件后忘記銷毀電腦上的文件等，這些不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨槎己苋菀讓?dǎo)致文件的泄密。

(二)文件保密的策略

針對(duì)以上提出的幾點(diǎn)問題，有以下幾個(gè)策略能夠幫助降低文件泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

第一點(diǎn)是，從文件修訂第一稿開始，就做好文件的保密工作。紙質(zhì)的筆記、討論稿、文件稿等要及時(shí)回收并銷毀，電子文件則要注意及時(shí)銷毀多余的備份，尤其要避免將需要保密的電子文件傳輸?shù)奖Ｃ苄缘偷脑O(shè)備中。第二點(diǎn)是，加強(qiáng)對(duì)機(jī)構(gòu)工作人員保密意識(shí)的訓(xùn)練。除了文件管理機(jī)構(gòu)的工作人員外，參與文件制定、傳輸?shù)娜藛T也需要了解文件保密工作的重要性，并且需要對(duì)基本的保密手段加以了解。比如，工作用的電腦要盡量避免連接未知網(wǎng)絡(luò)，并且要設(shè)置安全性高的密碼以及防火墻，紙質(zhì)文件等要盡量存放在安全的地方等。第三，在文件的保密工作中要完全杜絕人情關(guān)系，嚴(yán)禁收受賄賂，不能留下泄密的可能性。檔案室等存放文件的地方要嚴(yán)格篩選管理人員，對(duì)來訪、查閱的人員做好管理、登記工作。

二、文件的歸檔工作

(一)電子文件的歸檔

對(duì)于電子文件的歸檔來說，主要有兩種方式。第一種方式是離線歸檔，第二種方式是在線歸檔。離線歸檔，就是將電子文件集中存儲(chǔ)到可脫機(jī)保存的載體上，并移交給檔案管理部門，在線歸檔則是將電子文檔保存在線上的工作系統(tǒng)中。

在電子文件歸檔工作開展的早期，由于對(duì)當(dāng)時(shí)的科學(xué)技術(shù)的不信任以及對(duì)泄密的恐懼，電子文檔的歸檔工作通常采用離線的方式進(jìn)行。后期隨著科技的發(fā)展，在線歸檔漸漸走入了人們的視野。離線歸檔的優(yōu)點(diǎn)在于其保密性較為優(yōu)越，不用擔(dān)心技術(shù)問題導(dǎo)致的泄密，但是一旦文件載體損壞，可能會(huì)難以復(fù)原；而在線歸檔則可以較好地保存文件，文件損壞的可能性較小，但是會(huì)加大泄密的風(fēng)險(xiǎn)。這兩種電子文件歸檔方式各有優(yōu)缺點(diǎn)，在管理過程中，需要根據(jù)文件的性質(zhì)來決定采用哪一種歸檔方式。

(二)紙質(zhì)文件的歸檔

與電子文件相比較而言，紙質(zhì)文件不同于電子文件可以直接檢索。而且紙質(zhì)文件上信息的保存主要依靠對(duì)載體的保護(hù)。因此對(duì)紙質(zhì)文件的歸檔主要可以從兩個(gè)方面入手，第一是文件的整理方面，第二是文件的保管方面。在整理紙質(zhì)文件時(shí)，最好采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件的整理，例如歸檔時(shí)間、文件來源等，避免對(duì)文件的再次提用造成困難。而對(duì)紙質(zhì)文件的保管，重點(diǎn)應(yīng)該放在對(duì)環(huán)境的控制上。比如，防蟲、防光、控制濕度等。

三、對(duì)文件的利用

對(duì)文件的利用首先需要明確服務(wù)對(duì)象。目前在許多機(jī)構(gòu)中都采用權(quán)限分級(jí)的方法，用以明確機(jī)構(gòu)人員可以查閱的文件類型及等級(jí)。這一制度的基礎(chǔ)，在于對(duì)文件的前期歸檔工作。只有前期對(duì)文檔進(jìn)行嚴(yán)格的分類以及整理，才能保證在后期利用文件時(shí)，能夠有迅速、明確地反應(yīng)。其次，需要建立明確的文件管理制度。例如，紙質(zhì)文件是否可以帶出檔案管理中心，電子文件是否提供下載，普通文件的保存期限是多久，等等。其三，應(yīng)該培養(yǎng)服務(wù)對(duì)象對(duì)于文件管理制度以及文件保護(hù)方法的基本認(rèn)識(shí)。這樣一來，當(dāng)服務(wù)對(duì)象需要查閱文件時(shí)，可以明確的知道查閱文件時(shí)的具體步驟，并且可以防止查閱者由于缺乏相關(guān)知識(shí)而損壞文件。

四、結(jié)論

對(duì)文檔的保密、歸檔與利用工作是文件管理工作的核心，要做好文件管理工作，還需要文件管理部門嚴(yán)肅對(duì)待每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，建立明確的文件管理制度，并且嚴(yán)格地按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。