提高辦公室檔案管理效率的方法分析

王勝紅

(山西省孝義市陽泉曲鎮辦公室，山西 孝義 032300)

辦公室檔案管理是辦公室工作的重要內容，做好辦公室檔案管理對于單位整體工作的順利開展具有重要的意義。辦公室檔案資料很多都為指導性的資料，所以做好檔案管理還能夠提高單位的工作效率，而檔案本身也具有重要的作用。因此，在辦公室檔案管理中，一定要采取有效的方法來提高檔案管理的效率。

一、提高辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案管理是一項非常重要的工作，檔案作為信息產業的重要部門，提高辦公室檔案管理效率能夠更好為人們的檔案信息查詢和利用提供便利，這也是新時代對檔案管理提出的新要求。在新時代，信息檔案應該要更好為人們提供服務，所以做好檔案管理工作至關重要。其次，提高辦公室檔案管理工作還能夠有效促進檔案事業的發展，檔案管理工作本身就具有持續性和連貫性的特點，而當今時代信息量非常大，要做好對各種信息的采集、整理和保存工作，就一定要提高檔案管理的效率，要結合檔案管理工作的實際情況來采取有效的措施提高工作效率。檔案并不是一次性形成的，其具有歷史性和時間性，而確保檔案的完整性是檔案管理工作中非常重要的環節，這就要求在實際的檔案管理中不能遺漏或者丟失重要的信息，而提高檔案管理的工作效率才能確保檔案資料和信息的完整性[1]。總之，辦公室檔案管理工作本身是一項非常重要的工作，對提高辦公室檔案管理具有重要的意義。

二、提高辦公室檔案管理效率的有效方法

(一)實現檔案管理的現代化

要想提高辦公室檔案管理效率，就要實現辦公室檔案管理的現代化，我國社會在不斷進步，各種先進的科學技術應用越來越普遍，已經走進了人們生活的方方面面，辦公室檔案管理的現代化是必然的趨勢。檔案管理的現代化就是要改變以往傳統、低效率的檔案管理理念和方法，采用先進的檔案管理模式，面向社會發展來創新工作方法。現代化的辦公室檔案管理模式應該要有先進的檔案管理思想，所有的工作人員都要提高對檔案管理的重視程度，并充分利用先進的技術和方法，從檔案的收集、整理、儲存和利用等各方面都可以應用音響技術、靜電復印技術、計算機技術等來完成，以先進的科技來代替傳統的人工，從而大大提升工作效率。此外，還要建立辦公室檔案服務的反饋機制，通過有效的反饋來了解掌握企業各方面的信息，為企業的工作方法改進提供可靠的支持[2]。建立現代化的辦公室檔案管理制度，檔案的存放要分門別類，貼上對應的標簽以供人們更好查詢和查找。在存放檔案時，應該將重要的檔案資料保存在更安全的地方。建立完善的檔案管理體系，對于目前檔案管理中存在的問題和一些披露要及時糾正和改善。檔案管理不僅要制定和落實相關的制度，同時還要加強對檔案管理工作的嚴格監督和管理，建立科學的獎懲制度，以此來調動工作人員的積極性。

(二)加強工作人員的專業技能

辦公室檔案管理是一項非常復雜、繁瑣的工作，對工作人員的耐心、職業道德和專業水平要求都比較高，如果辦公室檔案管理人員缺乏專業的技能和相關的知識就會導致辦公室檔案管理出現各種問題。時代在不斷發展，信息技術的應用非常廣泛，這就要求檔案管理也應該跟上時代的潮流，充分利用現代技術來協助檔案管理，所以要求檔案管理人員具備現代辦公軟件的操作技能，所以要不斷提高檔案管理工作人員的計算機水平和信息水平。此外，檔案管理的專業性非常強，在檔案的收集、整理、統計和檢索的每一個環節都要求工作人員要有相應的理論和方法，只有這樣才能保證檔案管理的工作質量[3]。因此，檔案管理人員要具備較高的專業技能，掌握檔案管理的理論和方法，才能保證工作質量和工作效率。

(三)加強檔案管理的信息化建設

加強檔案管理的信息化建設也是提高辦公室檔案管理工作效率的一個重要手段。現階段計算機技術已經在各個領域都有了非常廣泛的應用，在辦公室檔案管理中，同樣也能夠充分利用計算機技術和信息技術來提高工作效率，利用計算機技術實現信息化的檔案管理，建立電子檔案，加強對電子檔案的信息化管理，檔案的收集和整理都可以利用計算機技術來高效、高質完成，還能夠更快速查詢到相關的檔案，提高檔案的利用效率，真正發揮辦公室檔案的重要價值。結合檔案管理的要求，要實現對不同載體檔案的數字化處理和轉換，將紙質檔案、照片、錄像資料等進行數字化轉化，做好電子文件的歸檔整理，保存有價值的電子文件。

三、結語

提高辦公室檔案管理工作效率具有重要的意義，在實際的檔案管理工作中，要想真正提高辦公室檔案管理的工作效率，就要實現檔案管理的現代化，充分利用先進的科學技術，同時不斷提高檔案管理人員的工作水平和專業技能，實現檔案管理的信息化建設，從而發揮辦公室檔案管理的重要價值和作用。