機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理研究

任仙玲

(山西省呂梁市孝義市國土資源局，山西 孝義 032300)

一、樹立檔案規(guī)范化管理觀念

為了推動機關(guān)單位的健康有序發(fā)展，各個單位都在檔案規(guī)范化建設(shè)方面加大了研究力度。而檔案規(guī)范化管理的前提條件那就是從根本上認(rèn)識到檔案管理的突出價值，同時要樹立規(guī)范化管理的思想觀念，并將這樣的理念逐步在實踐當(dāng)中落實，實現(xiàn)思想到實踐的有效轉(zhuǎn)化。第一，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，提高對檔案規(guī)范化管理工作的重視，以便帶動其他工作人員共同投入到規(guī)范化檔案管理當(dāng)中。第二，領(lǐng)導(dǎo)在履行自身領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和給予檔案規(guī)范化管理給予保障的同時，要積極整合單位內(nèi)部的各項資源，開展多種形式的檔案管理宣傳工作，將規(guī)范化管理思想方法進(jìn)行更大范圍的傳遞，讓各個單位的工作人員都能夠在工作當(dāng)中承擔(dān)好自身的職責(zé)，確保檔案信息的真實性、完整性和可靠性，為規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。第三，要求檔案管理人員定時定期的對規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程進(jìn)行匯報，總結(jié)規(guī)范化管理過程當(dāng)中的成就和不足。

二、構(gòu)建規(guī)范化檔案管理制度

機關(guān)事業(yè)單位在改革建設(shè)的進(jìn)程中逐步認(rèn)識到了檔案管理的價值，并在檔案規(guī)范化建設(shè)當(dāng)中投入了更大的力度，但是如果缺乏制度約束的話，要想真正達(dá)到規(guī)范化的層次是無法實現(xiàn)的。針對這一現(xiàn)狀，機關(guān)事業(yè)單位要在檔案制度建設(shè)方面加大力度，為規(guī)范化檔案管理的實現(xiàn)提供制度約束。第一，對歸檔立卷制度進(jìn)行完善和落實，為文檔一體化的有效發(fā)展提供動力支持，同時也讓檔案管理人員能夠切實秉持自身的責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成各項檔案事務(wù)。第二，對國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深層次和準(zhǔn)確化的解讀，要以此為根據(jù)制定規(guī)范化檔案管理的方法，將檔案收集、整理、歸納、保管等融為一體。第三，構(gòu)建檔案安全管理制度。機關(guān)事業(yè)單位的各項檔案信息具有極強的保密性，所以保證檔案信息的安全是非常必要的，因此要加強檔案安全管理制度建設(shè)。

三、加強單位檔案的監(jiān)督管理

檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)要有制度約束，同時還必須做好全方位的監(jiān)管工作，如果監(jiān)管力度不足，給出的要求不夠嚴(yán)格規(guī)范的話，甚至?xí)o單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來不良影響。為了進(jìn)一步強化檔案監(jiān)督管理的力度，加快檔案規(guī)范化建設(shè)的步伐，機關(guān)事業(yè)單位要立足實際，構(gòu)建專門督查小組，負(fù)責(zé)對檔案管理的全過程進(jìn)行全方位和立體化的監(jiān)管，及時分析和發(fā)現(xiàn)檔案規(guī)范化建設(shè)中的缺陷與不足，并針對性的提出解決方案。同時，可以通過定期崗位考察的方法，對檔案管理人員是否切實履行了自身職責(zé)進(jìn)行監(jiān)督管理，假如發(fā)現(xiàn)他們的狀態(tài)不佳或者是有缺崗問題的話，必須對其進(jìn)行督促教育，使其能夠承擔(dān)自身職責(zé)。對于問題嚴(yán)重的人員，還要根據(jù)相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。另外，要建立激勵制度，表揚和獎勵在檔案規(guī)范化工作當(dāng)中表現(xiàn)優(yōu)異的人員，激發(fā)他們的檔案管理熱情，使得他們更加主動積極地投入到檔案規(guī)范化管理中，保證管理質(zhì)量。所以，整體的監(jiān)督管理工作要將柔性管理和剛性管理結(jié)合起來，在剛?cè)岵?dāng)中加快規(guī)范化管理進(jìn)程。

四、做好檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員承擔(dān)著檔案管理的主要工作事項，承擔(dān)著處理檔案業(yè)務(wù)的各項責(zé)任，如果他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)不能夠滿足檔案規(guī)范化管理要求的話，那么檔案管理質(zhì)量自然無法得到保障。根據(jù)這樣的情況，要做好對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，確保檔案管理的質(zhì)量。第一，定期組織多種形式的檔案管理培訓(xùn)實踐活動，指導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)多方面的管理方式，提高對各項業(yè)務(wù)的熟悉度，掌握先進(jìn)的檔案管理方法，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理的各項制度法規(guī)，不斷優(yōu)化自身的管理行動，提高檔案管理的針對性。第二，對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和思想觀念的教育，尤其是要注意引導(dǎo)檔案管理者樹立服務(wù)理念，在處理各項檔案管理事務(wù)時能夠?qū)⒎?wù)意識體現(xiàn)在思想行動當(dāng)中。另外，還要培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的意識，讓他們能夠在檔案管理工作崗位上不斷探究改進(jìn)檔案服務(wù)的模式與方法，推動檔案管理創(chuàng)新。

五、強化單位檔案信息化建設(shè)

在如今這個信息化社會，如果仍然沿用過去以人力管理為主的模式，會在規(guī)范化管理當(dāng)中面臨重重障礙，同時規(guī)范化管理目標(biāo)也無法真正達(dá)成。人力處理在很多時候會產(chǎn)生較大的誤差，所以檔案管理的規(guī)范化水平較低，于是要改變以人力為主的傳統(tǒng)檔案管理模式，通過利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化。第一，機關(guān)事業(yè)單位要在檔案信息化管理的硬件設(shè)施方面加大投入和經(jīng)費保障，購進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，并結(jié)合單位檔案管理的要求設(shè)計開發(fā)管理軟件，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)運行。第二，提高對網(wǎng)絡(luò)信息安全的重視程度，對信息化檔案管理系統(tǒng)的運行安全進(jìn)行優(yōu)化提升，借助多元加密技術(shù)保證信息處理和利用的安全。第三，加強對信息化人才的培養(yǎng)，提高他們的信息素養(yǎng)，使其能夠有效掌握信息化檔案管理的規(guī)范化要求。