淺析事業單位加強人事檔案管理的對策

陳 樂

(秦皇島市衛生和計劃生育委員會，河北 秦皇島 066000)

事業單位人事檔案是記錄事業單位員工歷史背景、個人經歷、行為軌跡、工作表現、獎懲情況和工作成就的重要信息載體，這一信息載體是事業單位選人、用人、育人和留人的重要參考依據，而加強人事檔案管理則可以更好地提高檔案管理水平和質量，實現人事檔案管理有章可依、操作規范和科學合理。

一、事業單位人事檔案管理的重要意義

(一)有利于推動事業單位的可持續發展

事業單位發展的關鍵在于是否擁有高質量的人力資源。而高質量人力資源的發現和獲取，則與事業單位人事檔案管理密不可分。事業單位通過人事檔案管理，可以更好的了解檔案管理人員現有工作狀況，及對工作崗位的適應及勝任情況，可以從現有的管理人員中找出最適合崗位發展需求的人選，委以重任，實現人力資源效用的最大化，從而進一步推動事業單位的可持續發展。

(二)有利于提高人事檔案管理再上新臺階

傳統的人事檔案管理缺乏一定的規章制度，主要依靠經驗管理，導致檔案資料丟失的現象時有發生，這種管理方式難以適應快速發展的社會對檔案管理提出的新要求，不利于充分有效地利用檔案資料推動事業單位管理水平的提升。而事業單位強化人事檔案管理，在人事檔案管理過程中引入現代化的技術手段，可以準確有效地記錄、檢索和利用人事檔案，提高人事檔案管理的質量。

(三)有利于提高人事檔案管理人員素質

隨著事業單位職能、性質和地位及所面臨環境的變化，只有通過加強對人事檔案資料的管理，才能適應新形勢下社會發展提出的新要求，而繁瑣復雜的事務及規范有效的檔案管理，則需要高素質和能力的檔案管理人員，而強化人事檔案管理則利于提升檔案管理人員的綜合素質。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

伴隨社會經濟的快速發展，事業單位所肩負的使命和承擔的責任也隨之變化，原有的管理理念和模式已難以適應發展需要，面對事業單位分類改革的逐步深入推進，其人事檔案管理所顯現出的問題日漸增多，本文從事業單位對人事檔案管理的認知、管理手段、管理人員素質和管理信息化四個維度展開對人事檔案管理問題的分析。

(一)對人事檔案管理認識不深刻

伴隨事業單位改革的深入推進，其職能和定位已發生了很大的變化，新時代事業單位也應為中國夢的實現貢獻力量，事業單位的創新發展離不開優秀的員工，而加強人事檔案管理則可以實現人力資源效能的最大化，凝聚起實現中國夢的強大力量。然而，現階段不少事業單位不能緊跟國家的決策部署，對自身的發展定位不是十分清晰，對加強人事檔案管理尚未達成共識，總是認為人事檔案管理并非那么的重要。

(二)人事檔案管理手段較為落后

以往事業單位員工隊伍規模小，人數少，流動性不高，人事檔案管理主要依靠人工勞作，對人事檔案管理的效率、質量、效益要求并不高，基本上可以滿足組織發展的需求。但是，隨著事業單位職能的發展變化，員工隊伍的規模、人數出現了相當變化，工作崗位對從業人員的素質要求較高，復合型人才是事業單位發展的關鍵，因此人事檔案管理不能繼續沿襲以往的做法。

(三)人事檔案管理人員的素質較為低下

以往人事檔案管理人員多數是非檔案管理專業出身，缺乏對檔案知識和技能的系統把握和應用，他們中的大部分人對人事檔案管理的重要性認識不足，認為其僅是對人事檔案資料的簡單整理，依靠現有的工作經驗完全可以做好檔案管理，缺乏對人事檔案管理知識及技能的不斷學習，其綜合素質和能力水平的低下難以滿足組織發展需求。

(四)人事檔案管理信息化程度較低

事業單位人事檔案多數是紙質檔案，仍停留在手工記錄和保存紙質材料層面，容易造成檔案信息資料的失真和丟失，而且這種傳統的管理方式效率低下，不利于開發和利用人事檔案資料，如果在事業單位人事檔案管理過程中能夠引入信息化手段，則無疑會提高人事檔案管理的效率和質量，促使人事檔案資料在部門之間的共享，提高人事檔案的使用率和對事業單位發展的促動作用。

三、事業單位加強人事檔案管理的對策

(一)加強事業單位對人事檔案管理重要性的認識

提高事業單位對人事檔案管理的思想認知水平，是確保人事檔案管理有序進行的前提。而在事業單位人事檔案管理過程中，領導者和員工則是提高人事檔案管理兩大切入點。要組織事業單位有關領導學習人事檔案管理知識和技能，并安排他們去參觀一些事業單位因為加強人事檔案管理而發生的深刻變化，使他們逐步認識到新形勢下加強事業單位人事檔案管理的重要性。還可以組織事業單位檔案管理人員，到一些開設有檔案管理專業的高等學府進行深入學習，從理論和實踐層面提高檔案管理人員的綜合素質，并組織他們到一些人事檔案管理做的比較好的事業單位進行參觀學習，讓他們在學習與比較中感受到管理差距，并切身體會規范的科學的檔案管理給事業單位所帶來的變化，讓他們從思想上提高對人事檔案管理重要性的正確認知。

(二)完善人事檔案管理的制度和規范

人事檔案管理是一項系統的工程，其主要由對檔案資料的搜集、整理、分類、保存、登記、借閱等環節組成，其中對人事檔案資料的搜集是人事檔案管理的首要環節，也是人事檔案管理中的一個核心環節，沒有完整的、準確的、規范的人事檔案資料，就不可能涉及到對人事檔案資料的合理利用。人事檔案資料的收集，主要包括年度考核表、學籍資料、職稱評審材料、政審材料、任免材料、綜合鑒定材料、獎懲情況、掛職鍛煉材料和重要的工作培訓經理等，人事檔案資料收集的越完整，越能比較全面的反映出一個人的綜合素質，為組織用人提供參考。但是在人事檔案資料收集前還要加強甄別、嚴格分類、有序編排、統一存管等，必要時還要設立二次審核機制，對檔案資料的真實性、準確性進行審核，以避免日后不必要的糾紛。

(三)推動人事檔案管理信息化建設

人事檔案管理的信息化，不僅可以提高檔案管理的效率，實現檔案資料在部門間的傳遞，而且可以提高了檔案信息的實用性和有效性，實現檔案資料的異地查詢、審核，為檔案管理人員的異地工作調動提供便利。在人事檔案管理過程中，引入信息化技術手段，比如引入一定的系統設備、軟件，借助一定的技術處理手段，把文字、聲音和圖片等資料轉化為數據資料，并定期對系統中的人事檔案信息進行及時的更新，提高人事檔案資料的準確性，提高人事檔案管理的效率。另外，人事檔案資料的保管環節，也應引入相應的技術手段，做到火、盜、潮、腐蝕四防范，確保人事檔案資料的完整性和準確性。

(四)加強人事檔案管理隊伍建設

人才隊伍建設是人事檔案管理的關鍵，專業的人事檔案人員不僅可以提高人事檔案管理的效率，實現人事檔案資料的快速檢索、查詢和使用，而且可以把人事檔案資料轉化為一種有用的資源，促進事業單位人事單位的發展。第一，要引進檔案管理專業畢業的專業人才，構建一支具有較高專業水平和管理水平的檔案管理隊伍。第二，事業單位要對檔案管理人員加強培訓和教育，并將培訓所學應用于人事檔案管理實踐中去，以提高人事檔案管理的效率和質量。第三，要選派一部分人事檔案管理人員，到高等院校和事業單位進行學習深造和掛職鍛煉，以提高人事檔案管理的實操技能。