企業印章管理的法律風險初探

劉 革

中鐵十一局集團第六工程有限公司，湖北 襄陽 441003

企業印章作為企業對外意思表示的一種手段與途徑，是企業經營管理活動中行使職權、明確各項權利義務關系的重要憑證和工具，在企業的社會經濟活動中發揮著極其重要的作用。筆者擬結合自身工作，就企業印章管理過程中存在的風險及其防范，作以下探討。

一、企業印章的概念

企業印章是指企業刻制的以文字、圖記表明主體同一性的公章、專用章，它是企業從事民事活動、行政活動的符號和標記，其在企業經濟活動中的地位和作用表現在：

(一)企業印章是企業身份和權力的證明，蓋有印章的文件受法律保護，同時意味著企業對文件的內容承擔法律責任。

(二)企業印章是公司經營管理活動中行使職權的重要工具，關系企業正常經營管理活動的開展，甚至影響企業的生存和發展。

二、企業印章的法律意義

如前所述，企業印章是經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，是企業對外意思表示的一種手段和途徑。在實踐中，相對人以加蓋印章作為企業真實意識表示，進而開展正常的民事活動。基于此，相對人是以印章作為企業真實意識表示的判斷，一旦該企業印章被人仿冒、盜用，容易造成法律意義上的表見代理風險。

表見代理是指行為人雖無代理權，但由于本人的行為，造成了足以使善意第三人相信其有代理權的表象，而與善意第三人進行的、由本人承擔法律后果的代理行為。正如《合同法》第49條規定：“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后以被代理人名義訂立合同，相對人有理由相信行為人有代理權的，該代理行為有效。”其意義在于維護代理制度的誠信基礎，保護善意第三人的合法權益，建立正常的民事流轉秩序。“員工私刻印章簽合同致他人受損，因屬表見代理而由公司承擔責任”的案例屢見報端，值得每一位管理者深思。

三、企業印章管理中存在的主要問題和法律風險

為避免因印章使用不當而引發表見代理風險，必須首先厘清印章管理實踐中存在的主要問題。

(一)刻制風險。一是未經批準擅自刻制企業印章。印章的刻制應由企業領導人員批準，個別企業沒有嚴格執行審批程序，而是根據業務需要進行刻制。二是未在公安機關指定單位刻制，未履行備案手續。印章承制單位必須是公安機關制定的專業機構，非指定單位刻制的印章無法進行備案，亦得不到公安機關認可，當屬“假章”。

(二)保管風險。一是未指定專人保管，或因人員調動、離職，造成印章保管人變更頻繁，一旦交接不暢極易出現管理空檔。二是未經審批擅自外帶印章，此時，若未指定專人攜帶并按計劃用印，將會使印章置于損毀、遺失或被人盜用的風險之下。三是印章使用后未及時落鎖，而是隨意放置。印章遺失或被盜后未在第一時間報告，也未及時發布作廢聲明，期間一旦被人惡意使用，在沒有充分證據的情況下，企業無疑要承擔相應的法律責任。

(三)使用風險。一是未經審批擅自用印。實踐中，多存在未批先蓋、先蓋后補等審查不嚴的現象。二是未建立印章使用臺賬，無原始審批記錄查詢。現代企業管理雖多已普及網絡辦公，但仍存在使用紙質申請或領導手簽資料用印的情況，易出現原始申請單遺失或手簽事項未予登記的問題。三是空白頁用印不規范，更有甚者直接在空白紙張上用印。

(四)回收風險。未建立完善的印章回收管理制度，廢止的印章未及時收回、銷毀，造成印章流失，存在被人惡意使用或仿冒的風險。

四、企業印章管理法律風險防范措施

為有效解決企業印章管理中存在的問題，規避可能出現的法律風險，企業需從自身出發，在制度建設和使用流程上下功夫。

(一)健全管理制度。一是明確印章管理歸口部門和印章管理職責，實行歸口管理、分級負責。由印章歸口部門負責企業印章的審批、刻制、備案、回收、銷毀、監管等工作，各印章的具體使用、管理部門或單位，承擔、履行相應的管理職責和義務。二是明確印章刻制、備案、保管、使用、停用和銷毀等業務流程，做到有規可依、有章可循。三是明確管理責任，對私刻印章、擅自用印、因管理不善造成印章被盜或遺失的，應予追責。

(二)提升人員素質。一是明確崗位職責，選擇政治素質好、保密觀念強、敢于堅持原則的內部職工保管印章，不因上級指令或人情關系而改變本應遵循的程序。二是增強辨識能力，用印時做到“先審批、再核實

、后用印”，認真核實領導簽字、用印資料。三是強化責任意識，須由印章保管者親自加蓋，不得他人代勞，避免夾帶、空白頁用印、證照未注明適用范圍、應蓋未蓋騎縫章等情況。

(三)完善應急預案。當出現印章被盜用、仿冒或遺失等情況，應第一時間上報并啟動應急程序。一是及時向公安機關報案，保留相關證據，追究盜用、仿冒或偷盜者法律責任。二是在市級以上公開發行的報刊上發布遺失聲明，公開告知利益相關人。對可能出現的仿冒合同，要與相對人協商或通過法律途徑解除。三是重新刻制的印章應與原章有顯著區別。

隨著企業的不斷發展，印章管理難度也在不斷加大，但其作為企業管理和風險防控的重要一環，管理者更應從細部著手，把握好每一環節，最大程度降低法律風險，提高企業依法治理、合規經營的能力。