檔案管理現代化的現狀與對策分析

翟英姿

摘 要：隨著我國經濟建設和計算機技術的高速發(fā)展，更多的科學技術被廣泛應用于實現生活和工作中。檔案管理作為一種現代化管理數據的方式，擺脫了紙質版的不便與浪費，也促進了管理工作的現代化。為了能夠滿足檔案管理工作不斷變化的市場需求以及提高管理數據檔案的效率，發(fā)展檔案管理現代化已成為一個必選的工作方向。但隨著我們經濟建設的高速發(fā)展和經驗不足等問題，在發(fā)展中還存在著很多問題和隱患。以下，筆者將對檔案管理現代化的現狀進行簡單的分析。

關鍵詞：檔案管理；現代化；現狀；分析

檔案管理現代化的內容簡述

檔案管理現代化是利用計算機技術在傳統(tǒng)檔案管理基礎上發(fā)展出來的。一般來講，檔案信息管理現代化主要包括檔案管理的信息化和檔案管理的標準化。首先是檔案管理信息化，這也是作為檔案管理的核心思想。它應用了范圍更大的現代信息技術和先進的設備，將檔案設備資源和檔案基礎平臺聯系在一起。通過這兩者的聯系，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案資源很難進行共享的問題，還可以保證管理工作的進一步發(fā)展；其次是檔案管理的標準化。標準化檔案管理是實施檔案管理現代化較為重要的內容。其目的是把檔案數據的信息傳遞、交換、共享進行規(guī)范的管理。一方面可以提升檔案管理工作的效率，另一方面可以保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。

檔案管理現代化工作中存在的問題

首先，是基層檔案管理人員認識不到位的問題。一部分管理人員認為檔案管理現代化就是買入光盤、計算機等先進的管理設備。但在實際的操作過程中，很多管理人員因為對設備不熟悉、缺乏經驗等，在日常的檔案工作中就會擱置下來這些設備，造成了經濟和設備的巨大損失。另一部分基層管理人員由于長期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，隨著其在日常生活中對工作熟練度和認識的加深而取得了較大的進步并積累了大量的工作經驗，他們從內心深處認為這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經是先進的方法進而抵觸現代化的檔案管理方法，而且就算大多數檔案管理人員對檔案管理現代化有了一定的認識并想運用此技術提高工作的效率，但大部分檔案管理單位沒有及時將更多資金投入到檔案管理人員的工作培訓中，或者由于專業(yè)知識缺少的原因他們也很難利用設備實現檔案管理現代化。

其次，是檔案管理基礎工作薄弱的問題。檔案管理現代化的主要內容是實現文書檔案工作的標準化與規(guī)范化。在實際工作中，由于人為原因檔案管理工作常常存在很大的隨意性，缺乏標準的文案層出不窮，這種情況大大降低了數據檢索與錄入的準確性，這一環(huán)節(jié)更會影響到整個檔案管理工作的質量。因此，檔案管理基礎的薄弱也是影響檔案管理現代化發(fā)展中的重要因素。

再者，檔案管理現代化準備不充分也是其存在的問題之一。雖然現在一些基層檔案管理人員和檔案管理部門已經開始進行培訓方面的工作，但其準備工作仍做得不夠充分。由于高質量的數據輸入是實現檔案管理現代化的保證，但從實際操作來看，很多基層檔案管理工作者并不能短期內完成高質量的數據輸入。因此，也就決定了檔案管理現代化在工作中很難真正地實行下去。而且數據輸入在檔案管理現代化中十分復雜還需要手動輸入，所以工作效率在其準備不足的情況下很難提高。然后是檔案管理缺少統(tǒng)一的管理標準問題。部分企業(yè)會因為資金不足等原因控制原材料成本更多地會從經濟視角去選取計算機設備，而不同機構的計算機設備在工作過程中會存在一定的差異性。成本較低的設備性能較低，工作效率缺乏一定的保證。若每個單位之間應用不同的計算機設備，便造成了檔案管理現代化工作通用性低的問題。因此可以看出，檔案管理現代化缺少統(tǒng)一的管理標準也是一個重要因素。

解決檔案管理現代化的問題

解決檔案管理基礎工作是較為重要的問題。第一，健全數據共享和軟件共享是檔案管理現代化同一文檔一體化的重要步驟。由此可以減輕工作人員的工作量，減少工作人員的浪費和經濟資源的浪費。第二，需要自動的文書互相分離和轉變檔案的管理模式，可以促進文檔一體化的發(fā)展[2]。第三，因為不同的檔案工作需要互相之間的聯系。因此強化對檔案工作的管理是加強行文文件聯系過程中的重要步驟；其次，是對基層檔案工作人員加強定期培訓。第一，為了保證采購設備后檔案管理現代化的質量，對基層工作人員進行培訓是非常重要的。通過一系列的專業(yè)設備的培訓，不僅能提高檔案工作人員使用計算機進行現代化檔案管理和操作機器的熟練度，也能加快工作人員對檔案管理現代化的認識和降低他們對現代化技術的抵觸心理，同時也能讓基層管理人員明確檔案管理現代化的意義及內涵，更好地提升檔案管理人員的專業(yè)管理技術。通過定期的培訓，也可以及時發(fā)現管理工作人員在實際操作過程中的問題，進而尋找解決問題的方法，以幫助他們在以后的工作過程中能夠避免同樣問題的發(fā)生。第二，是加強檔案管理現代化工作的準備。很多單位對于前期的準備工作不夠扎實，導致導入的檔案數據不夠充分，而且很多工作人員并不知道實現檔案管理現代化的前期是需要手工錄入數據的。最后，是檔案管理現代化的統(tǒng)一標準。由于檔案管理發(fā)展的極不平衡，單位與單位之間計算機設備管理工作的不同，對檔案文件的查找仍離不開人工查閱，這就致使一些設備處于無法實用的狀態(tài)，造成了資源的浪費。

（作者單位：信陽市平橋區(qū)檔案局）

【參考文獻】

[1]劉麗莎.我國檔案管理現代化的現狀與對策分析[J].中國科技博覽，2015（41）.

[2]李福來.議檔案管理信息化建設的現狀及應對措施[J].才智，2017，2（19）.