通信建設企業服務采購與付款循環的內部控制管理

唐慶+金英姿

【摘 要】隨著國內各通信運營商出于降本增效的考慮，更加廣泛地采用集采招標方式進行通信建設服務采購，以及參與通信建設服務市場的主體不斷增加，通信建設企業之間的市場競爭日趨加劇。如何通過加強分包服務采購和付款循環的內部控制來達到控制項目成本、保障合理利潤水平和采購資金安全顯得日益重要。本文基于內部控制體系建設理念，識別通信建設企業服務采購與付款循環的主要風險，并提出應對的措施建議。

【關鍵詞】通信建設企業；服務采購與付款；內部控制

一、國內通信建設行業現狀簡述

隨著我國通信行業的飛速發展，人們對通信服務的需求日益增多，在給行業內相關企業帶來機遇的同時，通信建設企業之間的競爭也越來越激烈。通信建設企業最大限度地做好企業內部控制，對項目進度、成本、質量進行全面把握，選擇合適的分包服務提供方、做好采購管理和項目管理尤為重要。目前通信建設行業基本狀況如下：

1.低價中標導致行業利潤較低

由于通信市場投標競爭激烈，一些通信建設企業為了中標不顧自身財務狀況和施工能力競相壓低投標價，部分中標企業甚至靠將中標項目違法轉包出去而僅收取少量管理費生存。而且投標時運營商往往要求通信建設企業墊付大量資金或者收取投標、履約保證金，這種低報價、墊資、不顧自身施工能力情況下的中標，很可能導致工程利潤低于期望利潤甚至發生虧損，進而引發項目應付賬款支付風險、履約風險和訴訟風險，使企業面臨嚴重的財務危機和信用危機。

2.分服務方市場不完善

現階段我國的通信建設分包市場體系尚不完善，提供勞務或專項工程分包的分服務方良莠不齊，由于我國通信建設行業實行資質管理時間不長，分服務隊伍相對不足，可以選擇的分服務方有限，因此在分服務方準入時存在對其資質、資信、業績能力把關不嚴的情況，使得一些不具備相應能力的施工隊進入分服務方市場。另外，部分通信建設企業內部管理不規范，分服務方選擇沒有一個客觀公正的程序和標準，存在暗箱操作。

3.項目管理水平差異大

通信建設企業的業務存在單項工程數量眾多、單個項目規模小、項目節點多、地域分散、服務采購業務發生頻繁、工作量巨大等特點，并且在項目建設過程中容易受到眾多因素干擾，決定了通信建設企業在項目管理中存在諸多風險。目前，大多數通信建設企業的項目管理水平參差不齊，在項目概預算管理、成本管理、進度管理、質量管理、安全管理等方面仍處于摸索階段，沒有形成一套系統的項目管理體系。

二、通信建設企業內部采購與付款循環的風險分析

內部控制的核心就是根據風險評估的結果，依據風險應對的策略，采取各種控制活動來防范風險。充分識別采購與付款循環各業務環節的風險，對企業的經營和發展非常重要。通信建設企業采購與付款循環各業務環節存在的主要風險包括：

1.概預算環節存在的風險

目前通信建設企業在概預算的編制和執行方面普遍存在如下問題：例如概預算編制不全面、不完整、過于粗糙、存在漏算或多算的現象；概預算未經適當審批或越權審批，存在先施工后概預算、未經批準就開始施工的現象；不能嚴格按照批復的概預算進行設計、施工，隨意增加建設項目內容導致項目超概預算等。由于概預算編制不準確、執行不到位，使其失去了指導和控制的意義，可能導致整個工程項目成本增加、項目失控甚至失敗，進而影響應付賬款的支付。

2.分服務方的選擇與管理風險

分服務方的資質、技術能力、管理能力、施工人員的素質直接影響通信建設工程項目的質量和進度，因此分服務方的選擇和管理在通信建設項目的采購與付款環節中至關重要。目前，部分通信建設企業沒有一套科學的選擇評估標準，或存在未報審批準入資格且未簽訂分服務方協議已施工的情形，部分分服務方不具備相應的資質和能力，導致項目質量得不到保證。正是由于在對分服務方的管理方面不夠完善，缺乏對分服務方的考核管理機制，或未將考核結果應用于分服務方的去留決策，因此不利于對分服務方的優化管理。

3.分服務方協議定價風險

對分服務方的服務采購定價機制不科學、定價方式選擇不當、價格確定不合理，一方面可能造成企業成本過高、利潤和資金損失；另一方面可能由于只重成本、不重質量等因素，一味壓低分服務方報價，將導致分服務方為了謀取利潤而偷工減料，導致項目進度和質量均無法得到有效保障。因此，分服務方協議定價是否合理是采購與付款循環的另一關鍵風險控制點。

4.項目管理風險

（1）項目進度風險。工程的進度目標能否順利實現，不僅體現了施工單位項目管理水平的高低，對工程項目的經濟效益影響也很大。如果缺乏工程進度計劃或計劃與實際脫節，將導致不能如實反映工程進度狀況以至于計劃失去指導作用。假如再缺乏有效的監督、激勵、考核機制，項目目標分解、相關人員的責任界定不夠明確，無法調動項目成員積極性，將導致工程進度延誤。

（2）項目質量風險。工程項目的質量不僅關系到通信建設企業的收入、利潤能否完全實現、是否會因為質量問題遭受索賠而發生損失，而且關系到企業的形象和后續的生存發展。該環節的風險點主要在于缺乏嚴格的質量監管制度，質量監管職責不清、效果不佳，對工程建設過程各環節的質量把控不嚴。

（3）項目安全風險。安全生產事關施工企業的生存發展和員工的生命健康，然而目前部分分服務方未給施工人員購買安全保險或意外保險，對安全問題重視不夠，輕視事前管理。

（4）項目成本風險。工程項目成本直接影響施工企業的經濟效益，通信建設企業對工作量的復核直接關系到項目成本，然而由于存在項目眾多、分布廣泛、金額較小的特點，導致對全部項目的工作量進行完全復核比較困難，工作量復核機制不健全導致存在虛報工作量的風險，使得項目成本虛高、利潤減少。

5.付費結算風險

通信建設企業項目眾多，出于節約成本考慮而存在業務及財務人員配置不足的情況，可能導致對付費審核把關不嚴。例如業務部門缺乏工程付款單的復核機制，無相應人員對工程付款單應付金額的準確性進行復核或有人復核但執行不到位。部分企業缺乏會計系統對服務采購訂單應付總額與付費申請單應付總額的復核機制，無法保證會計系統中應付金額的準確性。而且，通信建設工程項目最終結算金額存在審減的風險，可能導致出現超合同、超進度付款。另外，由于對預付賬款控制不嚴，也可能存在虛構分服務方協議訂立假經濟合同、套取資金的風險，造成企業資金損失。endprint

三、通信建設企業內部采購與付款循環風險的應對措施

1.強化概預算管理

為了提高工程項目概預算管理，減少不合理支出，從源頭控制成本，保障工程有條不紊的進行，通信建設企業概預算編制必須采取科學的計算方法，正確套用項目定額，做到不重不漏。同時應嚴格執行概預算的審批制度，杜絕先施工后概預算、概預算不經過審批即施工的情形。嚴格控制概預算的執行，不得隨意增加和修改概預算，凡超概預算的事項必須重新經過適當審批。

2.規范分服務方的選擇與管理

通信建設企業應當建立科學的分服務方評估和準入制度，嚴格控制分服務方的準入資格，對分服務方的資質、安全證書、資信、業績能力等進行嚴格審核，只有審核通過后才可簽訂分服務方協議。同時應建立合格分服務方管理信息系統，對分服務方提供的服務質量、價格、項目交付及時性、分服務方的資信和經營狀況等進行實時管理和綜合評價考核，并將考核結果應用到分服務方的項目分配和去留調整上，促進分服務方的長效優化管理。

3.優化分服務方協議定價

（1）通信建設企業應當建立分服務方定價機制，綜合考慮成本、利潤和質量等因素，選擇既能夠保質保量完成任務、又能夠確保企業利潤的分服務方，實現通信建設企業與分服務方雙贏。

（2）通信建設企業應當建立分服務方協議評審制度，對分服務方、項目計費基數和費率、付款方式等重要條款進行評審，未經評審和授權不準對外簽訂分服務方協議。對于影響重大、涉及較高專業技術要求或法律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等專業人員參與評審。

4.嚴格控制項目管理過程

（1）項目進度管理中應制定項目進度管理體系，建立總體進度、階段性進度、定期進度計劃表。并在具體實施時對各相關節點的進度進行控制和監督考核，不斷更新和完善進度計劃表。

（2）項目質量管理中應建立質量監督和考核機制，對項目建設過程中影響工程質量的五個主要因素（人員、材料、儀器和工具、工藝和施工條件）進行嚴格控制把關；在項目結束時對項目驗收進行嚴格管控，必須獲取經過建設單位、監理單位簽章的驗收報告。

（3）項目安全管理中應重視對分服務方的安全保險購買等安全措施情況進行嚴格把關，明確雙方責任，規避安全風險。

（4）項目成本管理中應建立嚴格的工作量復核與監督機制，定期抽查項目進行現場計量、測算其工作量，并與分服務方上報的工作量進行對比、記錄，將抽查結果運用到分服務方考核和付費管理中。

5.規范付費結算

通信建設企業應建立嚴格的付費復核機制，明確相關人員需要復核的內容、應當承擔的責任及獎懲措施；加強會計系統控制，建立會計系統服務采購訂單金額與付費申請表應付金額的復核機制，確保會計系統應付金額準確無誤；采取信息化技術實現應付金額的自動計算或檢測，減少人工的差錯。同時，為了防止審減導致的超付風險，應當嚴格按照合同條款進度付款，在審定前不得全額付費，并建立超付清理扣回處理機制。次外，可通過采用背靠背付款的方式來防止訂立虛假經濟合同、套取資金的風險。另外，針對大額或長期的預付款項，定期進行追蹤核查和風險分析，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施。

總之，建立以風險為導向的采購與付款循環內部控制體系對通信建設企業的持續健康發展至關重要，只有不斷完善采購與付款循環的風險控制，才能為企業的持續發展奠定堅實的基礎。

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