科技期刊稿件在線處理系統(tǒng)財務(wù)模塊應(yīng)用探析

琚彤軍　楊繼濤

摘 要：本文針對不同期刊社的情況，有效利用期刊采編系統(tǒng)的財務(wù)模塊。獨(dú)立法人期刊社可以直接應(yīng)用財務(wù)管理模塊，非獨(dú)立法人期刊社可以和上級主管部門做到采編系統(tǒng)和其財務(wù)系統(tǒng)的有效對接，提高編輯的工作效率。經(jīng)過整合采編系統(tǒng)的財務(wù)模塊和上級主管部門的財務(wù)模塊，可以有效提高編輯的工作效率，把編輯從這些輔助的工作中解放出來。專心做好期刊的編輯審稿校對工作。最后分析了非獨(dú)立法人期刊社如何有效利用財務(wù)管理模塊存在的問題并提出自己的進(jìn)一步設(shè)想。能實(shí)現(xiàn)兩種財務(wù)模塊的有效整合，將會大大提高編輯部的工作效率。

關(guān)鍵詞：科技期刊；在線處理系統(tǒng)；財務(wù)模塊；應(yīng)用

中圖分類號：G213 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8122（2017）12-0113-02

一、現(xiàn)狀分析

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展，借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)期刊組稿，審稿，編輯加工到發(fā)排全過程的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，已經(jīng)成為目前期刊編輯出版的發(fā)展潮流，也是我國目前科技期刊編輯出版的發(fā)展方向[1]。目前大部分期刊已經(jīng)采用稿件在線處理辦公系統(tǒng)，目前國內(nèi)主流采編系統(tǒng)有瑪格泰克（Magtech）遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，三才期刊采編系統(tǒng)、勤云遠(yuǎn)程稿件采編系統(tǒng)、騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、網(wǎng)刊通遠(yuǎn)程稿件采編系統(tǒng)。此外還有博科思網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（北京）公司開發(fā)的“期刊采編OA平臺”、北大方正公司的“文采四溢全媒體期刊采編系統(tǒng)”等[2]。國內(nèi)應(yīng)用瑪格泰克的系統(tǒng)在全國大概有1600多家雜志社、十幾家出版社[3]，騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)目前應(yīng)用已經(jīng)超過1500家[4]，勤云采編系統(tǒng)已經(jīng)超過800家[5]。

在目前的文獻(xiàn)中有不少文章針對采編系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題進(jìn)行了分析論述，曾婷[1]從國內(nèi)現(xiàn)有期刊采編系統(tǒng)出版全流程數(shù)字化和對稿件評審智能化方面的問題進(jìn)行分析，張瑞麟[2]分析了國內(nèi)外的采編系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀和采編系統(tǒng)的功能；楊琦[4]分析了國內(nèi)稿件采編系統(tǒng)的功能特點(diǎn)，楊浦[6]針對騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)優(yōu)劣勢進(jìn)行了分析，但也僅僅限于其投稿、審稿等功能的分析。從現(xiàn)有文獻(xiàn)分析的主要內(nèi)容來看，目前都全部集中在應(yīng)用采編系統(tǒng)的稿件的流程，稿件評審，學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，智能編輯，智能校對等模塊方面，而對于對期刊在線采編系統(tǒng)的財務(wù)模塊進(jìn)行分析的文章幾乎少有。

目前在國內(nèi)期刊應(yīng)用的所有采編系統(tǒng)中都設(shè)置有期刊財務(wù)管理模塊。各個期刊編輯部的具體情況不同，財務(wù)管理系統(tǒng)在各個編輯部的應(yīng)用也不相同，目前科技期刊的管理模式大致分為以下2類。具有獨(dú)立法人資格的期刊社，非獨(dú)立法人資格的期刊社，獨(dú)立法人資格期刊社的財務(wù)管理歸屬于期刊出版單位，所以財務(wù)系統(tǒng)和采編系統(tǒng)統(tǒng)一為一體。一般直接應(yīng)用采編系統(tǒng)中的財務(wù)管理模塊進(jìn)行日常期刊社的財務(wù)工作，比如審稿費(fèi)、稿費(fèi)的登記發(fā)放和作者版面費(fèi)的收取等等，而對于非獨(dú)立法人期刊社來說，在應(yīng)用采編系統(tǒng)中，財務(wù)管理模塊基本是形同虛設(shè)，非獨(dú)立法人期刊社無獨(dú)立的財務(wù)管理權(quán)限，財務(wù)歸上級部門管理，但具體涉及到編輯部部分的財務(wù)工作則需要編輯部人員進(jìn)行審稿費(fèi)、稿費(fèi)、版面費(fèi)等費(fèi)用的登記，然后再去財務(wù)主管部門進(jìn)行再次登記，轉(zhuǎn)交給學(xué)校財務(wù)人員進(jìn)行下一步的后續(xù)工作，這樣不但耗費(fèi)編輯人員的精力，而且在轉(zhuǎn)接的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)作者，審稿專家信息不全，缺失等問題，給非獨(dú)立法人編輯部和上級主管財務(wù)部門都帶來很多不必要的麻煩。因此對于非獨(dú)立法人期刊來說，如何進(jìn)行采編系統(tǒng)中財務(wù)管理模塊的進(jìn)一步探索應(yīng)用則是目前存在的一個問題。

二、目前期刊管理模式所導(dǎo)致的財務(wù)管理模式

由于期刊管理模式不同，相應(yīng)的其財務(wù)管理模式也不同，獨(dú)立法人期刊直接應(yīng)用采編系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊進(jìn)行相應(yīng)的財務(wù)管理就可以，目前應(yīng)用的采編系統(tǒng)都有財務(wù)中心模塊，其分為審理費(fèi)管理、版面費(fèi)管理、審稿費(fèi)管理、稿費(fèi)管理等等，對于獨(dú)立法人期刊來說，這幾個費(fèi)用的信息就可以直接從采編系統(tǒng)里提取直接向作者開具相應(yīng)的票據(jù)，向?qū)徃鍖＜摇⒆髡哌M(jìn)行審稿費(fèi)和稿費(fèi)的發(fā)放和郵寄工作。而非獨(dú)立法人往往是財務(wù)歸上級主管部門管理，但期刊具體的財務(wù)工作卻需要編輯部人員去完成，而編輯部人員又無財務(wù)權(quán)，所以很多相關(guān)財務(wù)的具體工作仍然采用人工的方式進(jìn)行，首先需要從系統(tǒng)中分次分批提取作者、審稿專家的相關(guān)信息，把相關(guān)信息通過優(yōu)盤或者存成word電子文檔，通過郵件的形式發(fā)送到上級主管部門財務(wù)處專門負(fù)責(zé)票據(jù)的專職人員那里，也有的直接把相關(guān)紙質(zhì)信息打印出來，送到上級主管財務(wù)部門，該部門專職財務(wù)人員對各編輯部送來的外審專家，作者的相關(guān)信息進(jìn)行整理，然后再分別對審稿費(fèi)，版面費(fèi)，稿費(fèi)等票據(jù)信息輸入到財務(wù)票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，進(jìn)行版面費(fèi)的收取，審稿費(fèi)的發(fā)放，發(fā)票的開具。

三、非獨(dú)立法人的無獨(dú)立財務(wù)期刊管理中存在的問題

目前，非法人獨(dú)立單位期刊的這種財務(wù)管理狀況對編輯部和主管單位財務(wù)部門帶來了極大的不便。

非獨(dú)立法人期刊目前基本歸屬的上級主管部門主要有，大專院校，研究所，各個科研機(jī)構(gòu)，在這些主管單位中，期刊編輯部基本都屬于從屬輔助系列，由于種種現(xiàn)實(shí)存在的問題，各個編輯部基本屬于人員缺編現(xiàn)象嚴(yán)重，編輯不但要負(fù)責(zé)稿件的審閱和編輯校對工作，還得兼職做編務(wù)和相應(yīng)的財務(wù)工作，這樣無形之中給編輯工作增加了不必要的負(fù)擔(dān)，

另外。編輯部兼職財務(wù)人員每次都需要從采編系統(tǒng)里提取審稿專家，作者的相關(guān)信息，然后按財務(wù)要求進(jìn)行整理歸類，最后送交上級主管財務(wù)部門進(jìn)行后期的財務(wù)票據(jù)開具和審稿費(fèi)，稿費(fèi)等發(fā)放工作，在這個過程中增加了很多中間環(huán)節(jié)，審稿專家，作者的信息在提取轉(zhuǎn)存，整理排版的過程中難免會出現(xiàn)信息不完整或者錯誤的情況，這樣就會給財務(wù)部門，審稿專家，作者等造成不必要的損失和麻煩，也增加了編輯部兼職財務(wù)和上級主管部門財務(wù)人員的工作量。

四、對 策

1.期刊采編系統(tǒng)和主管部門財務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)單位就編輯部采編系統(tǒng)財務(wù)模塊和上級財務(wù)管理系統(tǒng)如何對接進(jìn)行技術(shù)交流，在這2種系統(tǒng)中分別開發(fā)集成一種模塊，該模塊可同時兼容采編系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)所需要的一切相關(guān)信息，主管部門財務(wù)系統(tǒng)各根據(jù)出版單位的工作需要隨時隨地從采編系統(tǒng)提取相關(guān)信息。各期刊主管部門采用的財務(wù)系統(tǒng)也不盡相同，編輯部采用的采編系統(tǒng)也有幾種類型，因此，對于不同的采編系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，雙方開發(fā)人員有針對性的研制出各個應(yīng)用單位的兼容模塊。雖然，這種方式需要雙方采編系統(tǒng)開發(fā)人員投入大量的人力物力，但一旦開發(fā)成功，對非獨(dú)立法人單位采用該系統(tǒng)的單位會大大增加，無形也增加了開發(fā)單位的收益，屬于一勞永逸的事情，對于非獨(dú)立法人期刊和其上級主管部門來說也極大的減少了工作中很多不必要的環(huán)節(jié)。

2.在這2種系統(tǒng)之間可以嘗試設(shè)置采編系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊與主管單位的期刊管理相關(guān)模塊進(jìn)行部門資源共享，在這種共享環(huán)境下，主管單位財務(wù)部門也可以很方便的提取作者，審稿專家的相關(guān)信息，進(jìn)行費(fèi)用的發(fā)放和票據(jù)的開具等工作。這樣就完全減少了出版單位通過優(yōu)盤，郵件形式單個提取信息，然后再發(fā)送的現(xiàn)狀。

五、實(shí)現(xiàn)這兩種模式的前提條件

1.投稿作者必須在系統(tǒng)進(jìn)行稿件投稿注冊的時候，需要完善所有的相關(guān)資料信息，如作者的單位系統(tǒng)、單位財務(wù)賬戶、身份證號，納稅人識別號，電話，務(wù)必要求準(zhǔn)確無誤，審稿專家在采編系統(tǒng)注冊時也同樣要求提供資料完整準(zhǔn)確。

2.科技期刊應(yīng)用的采編系統(tǒng)和上級主管部門的財務(wù)系統(tǒng)2家的研發(fā)人員首先得協(xié)作共同開發(fā)一種通用的模塊，然后再根據(jù)不同出版單位的特殊要求進(jìn)行小部門微調(diào)。這樣才能最大限度降低開發(fā)成本，是實(shí)現(xiàn)這一模塊的應(yīng)用成為可能。

3.非獨(dú)立法人期刊上級主管部門必須要有熟悉采編系統(tǒng)的專職財務(wù)人員進(jìn)行此項(xiàng)工作。可以通過專門的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)采編系統(tǒng)財務(wù)應(yīng)用模塊。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曾婷.期刊稿件采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀及展望[J].江漢大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2012，40（4）：101-104.

[2] 張瑞麟，吳益?zhèn)ィ砻?國內(nèi)外期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用分析[J].科技通報，2016，32（8）：247-250.

[3] http：//www.magtech.com.cn/CN/model/index.shtml.

[4] 楊琦，劉曉莉.國內(nèi)外期刊稿件采編系統(tǒng)功能特點(diǎn)[J].長安大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，17（2）：99-103.

[5] http：//www.e-tiller.com/ch/index.aspx.

[6] 楊浦.騰云采編系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對策略——以《河南師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版）》為例[J].新聞研究導(dǎo)刊，2016，7（1）：205-206.

[責(zé)任編輯：傳馨]endprint