高校教學管理臺賬的管理與利用策略

姚金泱

摘要：高校教學管理臺賬是反映常規教學工作的客觀憑證，是提供師生信息反饋的中介載體，是制定教學規劃與決策的重要依據。當前高校教學管理臺賬在管理過程中的現狀：管理制度不健全，管理權責不明，利用率不高。可以通過以下策略來加強管理與利用：構建標準化的分類體系，建立健全規范的管理機制，加強管理隊伍的建設，全方位開發利用。

關鍵詞：高校；教學管理；臺賬；策略

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）04-0029-03

一、做好高校教學管理臺賬管理與利用的重要性

所謂臺賬，原指擺放在臺上供人翻閱的賬簿；現代管理工作中的臺賬，是指對日常管理過程中各個環節的明細記錄；高校的教學管理臺賬，則具體指全面、真實、客觀反映高校教學實踐、教學管理各個環節的原始記錄。教學是高校的中心工作，隨著教育體制改革的深入、人才培養模式的多樣、課堂教學形式的創新，教學管理臺賬的范圍越來越廣、種類越來越多、總量越來越大。做好教學管理臺賬的管理與利用工作，對于推進高校各項事業的全面、協調、可持續發展具有重要的現實意義。

1.反映常規教學工作的客觀憑證。建立規范的教學管理臺賬，不僅利于將分散的原始教學數據分類分級管理，全面、客觀、系統地反映常規教學實踐活動各個方面的情況，而且還可將大量繁瑣的原始數據收集整理工作分攤在日常完成，便于及時查證常規教學的動態秩序，隨時掌握教學管理工作的進度。同時，教學管理臺賬以真實數據反映了各二級教學單位的教學工作量和教學成果，是評價二級教學單位教學工作的客觀依據，也是增進院校兩級工作協調的紐帶。

2.提供師生信息反饋的中介載體。教學管理臺賬是教學活動的中介和載體，為教學經驗的交流和教學成果的檢閱提供了平臺。教師和學生作為教學活動的參與者，既是教學管理臺賬的制作者，也是教學管理臺賬的使用者。教師和科研人員可以利用教學管理臺賬進行自我評價，比如通過學生評價數據來了解自己的教學效果，也可以吸收其他教師的優點來提高自己的教學水平；學生也可以通過查閱教學管理臺賬了解學校的最新教學動態。

3.制定教學規劃與決策的重要依據。教學管理臺賬不僅能反映當前的教學實踐活動，也能反映出一個階段高校教學工作的發展歷程和態勢，為全面梳理高校的教學管理和實踐工作、總結教育教學發展規律提供了豐富而詳實的原始數據。這些珍貴的一手資料正是高校制定教學發展規劃與決策，開展教學研究與改革的重要依據。

二、高校教學管理臺賬管理與利用的現狀

1.管理制度不健全。臺賬與檔案雖都是以文字、圖表、音像等形態存在的反映人們社會實踐活動的信息記錄，但二者并不是等同的。檔案通過收集、分類、組卷、整理、編目、歸檔等一系列檔案管理標準流程進行統一保存、管理及利用。而臺賬除了部分具備保存價值被轉換成為檔案外，其余則分散在不同人手中。教學管理臺賬有來自教學管理部門的，如招生信息、學籍管理、專業設置、課程信息等；有來自教研室的，如教研活動、教學競賽、教學觀摩等；有來自教師手中的，如教學大綱、教材編寫、教改項目等；有來自學生手中的，如畢業（論文）設計、學生實習、學科競賽等。缺乏科學、有效的教學管理臺賬的管理制度，管理過程無章可循，甚至出現為了應付評估檢查指標而弄虛作假的情況。

2.管理權責不明。涉及教學管理臺賬的部門眾多，包括教學管理部門（教務處、招生辦）、學生管理部門（學生處、團委）、各二級教學單位以及相關教輔單位（信息中心、圖書館）。檔案管理部門的關注點在于那些具有保存價值的臺賬；教學管理部門又缺乏信息梳理、檔案管理的專門人才；有些二級學院認為教學管理臺賬的收集、管理是職能部門的事，沒有給予足夠的重視；有些教師認為教學成果是自己在教學過程中獲得的，占為己有、不愿移交；作為教學管理臺賬集散中樞的教學秘書往往埋頭于日常繁忙的教學管理事務中，甚至身兼數職，無暇顧及臺賬的規范管理工作。

3.利用率不高。涉及教學管理臺賬的部門眾多，包括教學管理部門（教務處、招生辦）、學生管理部門（學生處、團委）、各二級教學單位以及相關教輔單位（信息中心、圖書館）。龐大復雜的工作關系網的溝通協調是臺賬的統一管理、資源共享的一大挑戰。電子化的教學管理臺賬能有效改變傳統紙質臺賬索引、查詢不便的缺點，為實現資源共享提供了平臺。但每個部門都有各自的信息管理系統，一般情況下，只有本部門工作人員才有權限，就像一座座信息孤島，處于封閉或半封閉狀態中，教學管理臺賬的利用率低，其利用價值沒有得到最大限度的挖掘。

三、高校教學管理臺賬的管理與利用策略

1.構建標準化的分類體系。從上文分析可知，教學管理臺賬具有分散性、復雜性、半封閉性等特征，但并不是完全無規律可循的。高校的教學活動本身就是遵循教育教學發展規律，按照學年、學期開展周期性教學活動，不同層次（本科生、研究生）、不同屆次、不同專業（方向）的學生有各自的人才培養體系，與此對應的教學管理臺賬也隨之具有周期性、系統性特點。教學管理臺賬的管理，一方面應抓住教學活動的客觀規律，以教學管理環節為橫向進行分類，以教育層次為縱向進行分級；另一方面也要符合學校發展目標和工作實際。2017年下半年，廈門理工學院即將迎來教育的審核評估。作為評估檢查主要依據的教學管理臺賬，以評估指標體系作為科學指導，構建標準化的分類體系，不僅能為教育部專家實地考察提供客觀依據，展示學校教學臺賬整體規范，也能以評促建，反哺教學。

2.建立健全規范的管理機制。編制教學管理臺賬的相關管理制度，如《教學管理臺賬的管理手冊》等，以規范臺賬管理工作的基本原則、過程環節、崗位責任等，保證臺賬的齊全與準確，進而有效地推動學校教學管理工作的健康發展。作為廈門理工學院教學管理核心部門的教務處，擔負起全校教學管理臺賬的協調和監督工作，牽頭檔案館、規劃與品質管理處，對教學管理臺賬的管理工作進行了統一部署，并開展二級教學單位的教學管理臺賬建設工作的專項檢查。首先，要求二級教學單位建立專門的教學資料室，對其標識、規模、設施、管理水平都有相應的要求。其次，要求二級教學單位在學校規章制度的基礎上，進一步明確教學管理臺賬的收集整理細則，理清哪些臺賬是過程信息，哪些臺賬具有保存價值而轉換成檔案，明確臺賬的歸檔時間、保存期限和移交手續等。做到時間上隨時收集、及時整理、按時歸檔，從數量上保證臺賬的完整齊全，從質量上保證臺賬的真實性、準確性。endprint

3.加強管理隊伍的建設。加強教學管理臺賬的管理隊伍建設，首先要實行目標責任制。將教學管理臺賬的收集整理任務按大類分解到人，包括職能部門專兼職人員，二級教學單位的分管領導、系主任、教研室主任、辦公室主任、行政秘書、教學秘書、教師等。還可以把臺賬管理工作成效納入業務考核范圍內，實行獎懲分明的考評制度，對業績突出的管理人員進行獎勵，或在評優、職務晉升等方面給予一定的傾斜。其次，構建業務素質精良的管理隊伍。提高全體教職工的臺賬意識，營造全員參與臺賬收集的良好氛圍，增強臺賬歸檔工作的自覺性和主動性。通過業務培訓、學習交流、課題研究等途徑，提高臺賬管理人員的業務能力和服務水平。

廈門理工學院每年都會開展教學管理人員的培訓，培訓對象包括教務處等職能部門的教學管理人員，也包括二級教學單位的教學管理人員。將教學管理臺賬的管理和利用工作納入培訓內容中，促進教學管理人員成為教學管理臺賬的管理者、組織者、利用者和傳播者。每個教師都是教學管理臺賬的制作者，但教學管理人員是統一收集、集成管理教學管理臺賬的中樞，起著承上啟下的作用，常常擔任教學評估工作中支撐材料組的重要工作人員。他們不僅要有較強的材料整合、編輯研究能力，善于溝通協調，熟練調閱資料，還要在信息化時代下熟練掌握信息系統、現代媒體的基本操作，從單純的臺賬管理人員向集管理、編研、信息化能力于一身的復合型人才的角色轉換。

4.全方位開發利用。教學管理臺賬的管理目的即為利用。教學管理臺賬收集整理成為可再生利用的教學信息資源。如何開發好這些教學信息資源，以達到靈活、充分利用的目的，是一個重要的課題。首先，在大數據時代背景下，高校的各項教學管理工作正逐步走向電子化，日常辦公系統、教學管理系統、檔案管理系統、高校微信平臺都得到了更大范圍的推廣和運用，教學管理臺賬正逐漸從紙質向電子形態轉變。因此，要加大信息開放程度，打破不同信息管理系統各自為政的局面，配備開放型的服務設施，互為統一、互相利用，最大限度地開發和利用教學管理臺賬。其次，開展臺賬編研工作是一項艱辛但有價值的勞動。深入加工現有的教學管理臺賬，挖掘臺賬與臺賬之間的深層次關系，不僅能提升臺賬標準化管理的水平，還能更好地滿足高校對教學管理臺賬的利用需求。

近年來，廈門理工學院加快校園信息化建設步伐，由信息中心牽頭，規范、整合各部門的信息管理系統，努力構建便捷高效的全方位網絡管理體系。教務處大力推廣、應用現代網絡信息化技術和教育教學改革成果，設計完成網絡課程中心建設，推廣教務處微信公眾號，并計劃啟動適應新需求的新版教學管理系統等，形成“教務處—教學秘書—教研室—教師”的信息主線。為加大對教學管理臺賬數據分析工作的重視，廈門理工學院在評估材料收集與整理工作的基礎上，進行教學研究成果的編纂工作，凝練學校“開放式、應用型、地方性、國際化、親產業”的辦學特色。短期來看，可為教務處等職能部門對各教學單位的工作考核提供依據，為審核評估的考評資料作好準備；長遠來看，可推動教學及其管理工作的改進，促進人才培養水平的提升，實現建設高水平應用技術大學的目標。

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