淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

邵貝卡

摘 要 檔案管理工作是我國行政事業單位管理工作的基礎，做好檔案管理工作可以為行政事業單位提供更加全面的信息資源方面的支持。在開展相關檔案管理工作的過程中，實現信息自動化是一個非常重要的工作內容和工作方向，同時成為提升檔案管理工作質量和水平的一個切入點。針對當前行政事業單位檔案管理工作開展中存在的問題，我們應該進行科學的分析和解決，本文對此進行探究。

關鍵詞 新形勢 事業單位 檔案管理 創新與服務模式 改革思路

檔案管理工作的開展效果直接影響了行政事業單位的經營和發展。在開展檔案管理工作的過程中，我們應該構建一套更加科學、規范化的檔案管理體系，讓檔案管理工作更好地為事業單位的經營管理提供依據和基礎。在實際工作開展中，我們應該融入創新性的意識和思路，切實發揮檔案管理工作的價值。在行政事業單位日常工作中，檔案資料本身既包括了單位內部員工的相關信息，同時也對單位發展中所取得的成果進行記錄和總結，是集中管理的重要工具。做好檔案管理可以更好地促進事業單位持續健康的發展。

一、計算機技術在檔案管理應用中的必要性

對于事業單位檔案管理工作來說，如何有效地處理檔案一直是檔案管理工作的重點。面對新的發展需求，在網絡化管理模式下，可以實現更加高效的檔案管理和文書處理。這種檔案處理方式可以解決檔案工作效率低下的問題，優化工作流程，降低檔案管理工作的開展難度。通過網絡化環境，相關管理人員可以輕易獲取和查詢各類檔案信息資料，并對不同醫療技術的應用情況進行對比分析。在事業單位展開相關工作的過程中，通過記錄不同環節中的經驗和認識并形成檔案，這可以為日常工作的開展和決策的落實提供重要的支持和依據。應用計算機技術也可以讓日常的研究開展獲得更多的支持，實現檔案信息隱性知識的價值并加以利用。

二、行政事業單位檔案管理存在的問題

首先，事業單位的檔案管理工作制度存在一定的疏漏和不足。新時期，檔案管理工作面臨著新的挑戰，但部分單位依然沿用以往的檔案管理制度，很多管理模式已經不能很好地適應新時期檔案管理工作的需求，并且很難發揮其重要的執行依據作用。雖然行政事業單位內部會對檔案信息進行歸檔和分類，但沒有采取自動化的管理模式，整體信息自動化管理仍然處于初級階段，工作缺乏有效性。

其次，基礎設施不夠健全。現階段，部分行政事業單位的檔案管理工作的開展缺乏一個規范、良好的基礎設施環境。部分檔案管理的基礎設施不夠完善，檔案存放區域的環境條件不達標。很多基礎檔案設施和設備都存在缺失，這大大地影響和制約了相關檔案管理工作的開展。

最后，信息化建設工作有待提升。在傳統的管理思路下，檔案管理信息化建設工作的開展深度十分有限，其僅僅覆蓋了基礎的工作內容，沒有從全局的角度對檔案管理工作作出改進和調整。

三、新時期檔案管理工作的開展思路

第一，全面優化制度。行政事業單位內部應該依據自身的具體情況，做好對相關檔案管理制度的創新和調整。結合檔案管理工作中存在的問題，給予相應的調整策略。結合不同崗位人員的實際情況，明確工作職責，提升內部控制監管水平。電子信息化時代下，管理領導要正確地認識檔案管理工作的重要性，并且給予全面、有效的支持，與時俱進地進行創新和改進，在當前信息化環境下實現檔案資源共享。

第二，完善基礎設施。對于檔案管理工作來說，基礎設施是否齊備是影響檔案管理工作開展成效的重要問題。開展檔案管理工作，我們應該加強物質層面上的重視，合理增加資金投入。對于實際工作中所需的相關設備進行合理添置和采購，最大限度滿足檔案管理工作的開展需求。為檔案管理部門提供專用閱覽室、庫房以及辦公區，并且確保其整潔干凈，安裝必備的設備和器具，同時做好防火、防水、防盜等工作。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。

第三，積極推進檔案管理信息化建設工作的落實。在行政事業單位基層檔案管理工作開展的過程中，我們應該認識到信息化建設工作的重要性，同時不斷地改進，強化信息化建設工作的開展效果。面對信息化建設，我們應該認識到信息化建設所帶來的重要意義和實際價值，并且結合具體的工作需求和相關技術，解決目前檔案管理工作中存在的問題。在優化信息處理流程的過程中，要完善信息系統的需求，并且采取更加科學的方法進行操作，對原始信息進行有效的精選、分類、排序和比較，提升各類信息的準確性和整體質量。在構建信息化管理平臺的過程中，我們應該注重整體信息化建設深度，不僅要滿足檢索、錄入、輸出等方面的基本需求，更要探尋出更加科學的信息化管理思路，站在更高的角度，全方位地開展信息化管理工作。

四、結語

對于行政事業單位的日常工作開展來說，檔案是重要的執行依據和基礎，做好檔案管理工作可以為其他工作提供保障。行政事業單位內部應該加強對檔案管理工作的重視，找出檔案管理工作中的不足，找準切入點，對檔案管理工作進行有效優化和調整，進而更好地為事業單位相關工作的開展開辟新的路徑。

（作者單位為濟寧市鄒城市就業服務局）

參考文獻

[1] 萬欣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016（24）.endprint