基于內(nèi)控視角的高校經(jīng)濟活動信息化平臺研究

彭威

【摘 要】 全面實施高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制是加強教育經(jīng)費監(jiān)管的重要舉措，是完善高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、建立現(xiàn)代大學(xué)制度的必然要求，內(nèi)控信息化建設(shè)是實現(xiàn)內(nèi)部控制的必經(jīng)之路。文章從內(nèi)部控制視角出發(fā)，分析了我國高校財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、采購管理、合同管理等經(jīng)濟活動信息化存在的問題，探討在高校內(nèi)部控制建設(shè)背景下，建立一種基于業(yè)務(wù)流程再造的經(jīng)濟活動信息化管理平臺，并提出了平臺建設(shè)解決方案，以求用信息化的手段在高校內(nèi)部建立起一套合理、完善、有效的內(nèi)部控制體系來規(guī)范學(xué)校日常經(jīng)濟活動，保證經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效，提升高校財務(wù)資產(chǎn)管理水平。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制; 經(jīng)濟活動; 平臺構(gòu)建; 信息化

【中圖分類號】 G475;F233? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2018）24-0084-03

一、高校內(nèi)部控制建設(shè)背景

2014年，財政部下發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，在全國范圍內(nèi)開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作。2016年，教育部也出臺了《教育部直屬高等學(xué)校內(nèi)部控制指南（試行）》文件，在高校開始推行內(nèi)部控制建設(shè)，要求學(xué)校建立一套合理、完善、有效的內(nèi)部控制體系來規(guī)范學(xué)校日常經(jīng)濟活動，保證經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實完整等。

教育部指導(dǎo)高校應(yīng)結(jié)合自身實際業(yè)務(wù)特點，建立單位層面與業(yè)務(wù)層面并舉的內(nèi)部控制體系，內(nèi)控工作應(yīng)該貫穿到學(xué)校財務(wù)預(yù)算、政府采購、資產(chǎn)管理，項目管理、財務(wù)收支核算等多個方面，貫穿學(xué)校經(jīng)濟活動始末[1]。

高等學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)，應(yīng)以“管理制度化、制度流程化、流程信息化”作為整體建設(shè)的指導(dǎo)思想。在建立完善的內(nèi)控制度、嚴格的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，最后要以信息化的手段作為內(nèi)控工作的最終落地，以信息技術(shù)為手段，提升學(xué)校經(jīng)濟活動的風(fēng)險防范能力，實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部控制管理的系統(tǒng)化與常態(tài)化。

我國大部分高校在內(nèi)部控制信息化建設(shè)方面還處于起步階段，如何將內(nèi)部控制的思想貫穿于高校經(jīng)濟活動信息化管理工作中，如何構(gòu)建一個完善的、基于內(nèi)部控制視角的經(jīng)濟活動信息化平臺值得深入研究[2]。

二、高校經(jīng)濟活動信息化存在的問題

近年來，我國高校都加快了學(xué)校經(jīng)濟活動信息化建設(shè)的進程，各學(xué)校大都建立了經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，如財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、學(xué)生收費系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、OA審批系統(tǒng)等。其中財務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)是信息化建設(shè)的重中之重，主要從業(yè)務(wù)層面解決學(xué)校“財”與“物”的信息化管理。對于財務(wù)系統(tǒng)，教育部直屬高校大都使用“天大天財軟件”與“復(fù)旦天翼軟件”，主要解決學(xué)校財務(wù)核算問題;對于資產(chǎn)系統(tǒng)，教育部直屬高校大都使用“北化系統(tǒng)”，主要解決儀器設(shè)備的資產(chǎn)管理等。

高校經(jīng)濟活動信息化的進程雖然推進的速度很快，但從高校內(nèi)控建設(shè)的視角出發(fā)，這些信息化系統(tǒng)仍存在很大的問題，主要體現(xiàn)在以下三個方面。

（一）系統(tǒng)存在缺項，不能涵蓋業(yè)務(wù)流程管理的全周期

雖然各高校為了解決“財”與“物”的管理，建立了財務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，但從經(jīng)濟活動的全周期上來看仍然存在缺項，如在儀器設(shè)備等資產(chǎn)管理系統(tǒng)的前段，缺少了政府采購招投標管理系統(tǒng)與經(jīng)濟活動合同管理系統(tǒng);在財務(wù)收支核算管理系統(tǒng)前段缺少了預(yù)算系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)與后期的預(yù)算績效跟蹤系統(tǒng)等等。由于這些系統(tǒng)的缺失，給學(xué)校經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制帶來了管理缺項。

（二）系統(tǒng)間相互獨立，缺乏數(shù)據(jù)的對接交互

大部分高校雖然建立了財務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)，但這些經(jīng)濟活動信息系統(tǒng)大都相互獨立，各系統(tǒng)缺少必要的系統(tǒng)對接和數(shù)據(jù)交互。如政府采購系統(tǒng)與財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)無聯(lián)系，采購經(jīng)費來源控制管理不嚴、預(yù)算執(zhí)行不到位。資產(chǎn)系統(tǒng)與政府采購系統(tǒng)無聯(lián)系，采購合同與資產(chǎn)驗收審核把關(guān)不嚴;財務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)無聯(lián)系，資產(chǎn)賬與財務(wù)賬相符實現(xiàn)困難等[3]。

（三）系統(tǒng)以業(yè)務(wù)處理為主，缺乏必要的內(nèi)控流程控制

高校招投標、采購、資產(chǎn)管理、財務(wù)核算等經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)該是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的，但由于這些經(jīng)濟活動基本上都是由不同的職能管理部門負責(zé)的，這些部門管理上相互獨立，信息系統(tǒng)也相互獨立，從而造成高校的這些經(jīng)濟活動從業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、信息流上都不能暢通整合，導(dǎo)致信息查詢有障礙、業(yè)務(wù)審批脫節(jié)，業(yè)務(wù)主管部門無法實時掌握經(jīng)濟活動全面的動態(tài)，學(xué)校紀委、監(jiān)察、審計部門也無法實時監(jiān)控業(yè)務(wù)處理過程中的合法合規(guī)性，學(xué)校經(jīng)濟活動整體管理水平與效能低下，自然也無法達到經(jīng)濟活動全面內(nèi)控的目的。

三、基于內(nèi)控的經(jīng)濟活動信息化平臺構(gòu)想

高校的經(jīng)濟活動主要體現(xiàn)為預(yù)算管理、招投標采購管理、儀器設(shè)備資產(chǎn)管理、財務(wù)收支核算管理、合同項目管理等，這些管理工作是一個緊密相連的整體，學(xué)校應(yīng)注重加強這些經(jīng)濟活動主管部門間的合作，減少部門間溝通成本，因此，非常有必要在高校建立一種基于內(nèi)部控制思想的經(jīng)濟活動信息化管理平臺。

（一）高校經(jīng)濟活動信息化管理平臺的總體框架

高校經(jīng)濟活動信息化管理平臺以經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程為主線，通過平臺可以對高校的預(yù)算、采購、資產(chǎn)、財務(wù)等全面管理。平臺的總體框架涉及基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)系統(tǒng)層等，如圖1所示。

1.基礎(chǔ)設(shè)施層：主要包含經(jīng)濟活動信息化平臺所需要的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等物理硬件，為整個平臺提供物理支持。

2.應(yīng)用支撐層：主要涵蓋統(tǒng)一身份認證、數(shù)字簽名等平臺支撐子系統(tǒng)，提供身份認證、電子審批、數(shù)字簽名服務(wù)，并為各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接及數(shù)據(jù)交互提供統(tǒng)一接口。

3.業(yè)務(wù)系統(tǒng)層：主要涵蓋預(yù)算管理、采購管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)核算等業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，高校相關(guān)教師、科研人員、管理人員，通過這些系統(tǒng)完成日常經(jīng)濟活動的處理工作。

（二）高校經(jīng)濟活動信息化平臺的功能設(shè)計

高校經(jīng)濟活動信息化平臺功能應(yīng)涵蓋學(xué)校招標、采購、財務(wù)核算等各項工作流程，為學(xué)校財務(wù)部門、采購部門、資產(chǎn)部門、學(xué)院各二級單位和在校師生搭建一個統(tǒng)一的經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息化服務(wù)平臺，廣大教師、學(xué)生可通過大平臺辦理各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)。學(xué)校所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)及經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生的財務(wù)、資產(chǎn)、招標、采購等數(shù)據(jù)均在平臺中流轉(zhuǎn)。與此同時，學(xué)校紀委監(jiān)察部門、審計部門、財務(wù)資產(chǎn)管理部門、校領(lǐng)導(dǎo)、二級單位負責(zé)人均可通過該平臺進行業(yè)務(wù)電子簽單審批、權(quán)限內(nèi)部控制設(shè)置、經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程審計跟蹤等。平臺業(yè)務(wù)層面功能設(shè)計如圖2所示。

1.財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)與招投標采購系統(tǒng)對接，進行交互的數(shù)據(jù)有儀器設(shè)備、服務(wù)、工程的預(yù)算數(shù)據(jù)，如：高校改善基本辦學(xué)條件專項的設(shè)備購置預(yù)算內(nèi)嵌于財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中，招投標采購系統(tǒng)需要在預(yù)算系統(tǒng)中確認這些經(jīng)過教育部評估過的設(shè)備清單才可以進行政府采購。預(yù)算與采購數(shù)據(jù)打通，完善了政府采購流程上的內(nèi)部控制，可以做到“無預(yù)算、不采購”。

2.招投標采購系統(tǒng)在完成政府采購任務(wù)后，將匯總相關(guān)預(yù)算數(shù)據(jù)、采購信息，自動生成采購合同，并推送到合同管理系統(tǒng)中，完成合同的信息化管理。

3.合同管理系統(tǒng)在完成合同簽署后，將合同數(shù)據(jù)、設(shè)備明細數(shù)據(jù)推送到儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，為資產(chǎn)的驗收提供第一手準確的數(shù)據(jù)信息。

4.儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)在完成資產(chǎn)驗收并生成資產(chǎn)賬后，將電子固定資產(chǎn)驗收單推送到財務(wù)核算管理系統(tǒng)中，財務(wù)部門依據(jù)電子驗收單進行賬務(wù)處理，處理完畢后將財務(wù)賬務(wù)信息回傳到資產(chǎn)系統(tǒng)，雙方實時完成“資產(chǎn)賬”與“財務(wù)賬”的對賬工作，從而解決了困擾高校資產(chǎn)管理部門多年的“賬實不符、賬賬不符、對賬困難”的問題。

（三）內(nèi)部控制與經(jīng)濟活動信息化平臺的關(guān)系

高等學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)，以“管理制度化、制度流程化、流程信息化”作為整體建設(shè)的指導(dǎo)思想。“流程信息化”是高校內(nèi)控建設(shè)最終的落腳點，這里的流程，應(yīng)涵蓋高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理、合同管理、項目管理等多個方面，不僅僅局限在業(yè)務(wù)層面，也應(yīng)該涵蓋權(quán)限設(shè)置流程、簽字審批流程、審計跟蹤流程、紀檢監(jiān)察流程等內(nèi)部控制流程。因此，我們在構(gòu)建高校經(jīng)濟活動信息化平臺時，應(yīng)注重將經(jīng)濟活動內(nèi)部控制的功能設(shè)計到平臺的建設(shè)中去。如圖2所示，高校經(jīng)濟活動內(nèi)控管理，以業(yè)務(wù)流程處理為主線，各類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)全打通的同時，信息化全過程貫穿業(yè)務(wù)授權(quán)、財務(wù)審簽、審計跟蹤、內(nèi)控分析、風(fēng)險點防控等多項內(nèi)控措施，從而達到內(nèi)部控制的效果，實現(xiàn)內(nèi)控管理流程信息化。

1.構(gòu)建完善的財務(wù)審簽系統(tǒng)。對傳統(tǒng)的財務(wù)簽字審批、項目經(jīng)費審批、部門負責(zé)人審批進行流程改造，利用CA證書與電子密鑰建設(shè)電子簽名與審批系統(tǒng)，并內(nèi)置到經(jīng)濟活動信息化管理平臺中，加強審簽的內(nèi)部控制。

2.構(gòu)建完整的審計分析系統(tǒng)。將審計部門信息系統(tǒng)整合到經(jīng)濟活動信息化平臺中，審計系統(tǒng)可以實時的跟蹤、挖掘出財務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，進行審計分析與數(shù)據(jù)跟蹤，加強審計的內(nèi)部控制[4]。

3.構(gòu)建完善的風(fēng)險控制與內(nèi)控評價系統(tǒng)。將內(nèi)部控制體系中的風(fēng)險點檢查、風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險評估、內(nèi)控評價、缺陷管理等內(nèi)控管理里工作流及工作節(jié)點整合到經(jīng)濟活動信息化平臺中，通過對經(jīng)濟活動的流程管理及財務(wù)數(shù)據(jù)的分析、挖掘、跟蹤、評價，真正實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化管理[5]。

四、結(jié)語

建立健全學(xué)校內(nèi)部控制規(guī)范體系，提高學(xué)校經(jīng)濟活動和財務(wù)管控水平，是擺在高校管理者面前的一項新命題。高校的內(nèi)控建設(shè)應(yīng)以信息化建設(shè)為最終的落腳點，實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部控制從管理制度化向制度流程化、流程信息化的有序推進。建立一套基于內(nèi)控視角的高校經(jīng)濟活動信息化管理平臺，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程進行重構(gòu)，融合財務(wù)審簽、跟蹤審計、實時監(jiān)察等功能，構(gòu)建多維管控方式，對提高學(xué)校資金管控水平、加強資源優(yōu)化配置、提升學(xué)校經(jīng)濟活動的風(fēng)險防范能力、實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部控制管理的系統(tǒng)化與常態(tài)化有著重要的現(xiàn)實意義。

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