優化事業單位檔案管理工作的方法

康美寧

摘要：事業單位檔案管理在事業單位的日常工作中是有非常重要的作用，是單位里日常工作的真實記錄，直接體現出單位此時的工作狀態，也為單位以后的發展提供依據和方向。因此，優化事業單位檔案管理工作是有必要的，對于提高工作效率、規范管理有著重大作用。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 工作方法

在單位發展的過程中必然會產生大量的檔案和資料，這些資料可能會成為日后工作的參考和依據，會根據這些資料制定出單位日后的工作計劃，因此，事業單位的檔案管理工作受到政府以及各個部門的高度關注，并且要求事業單位對檔案管理工作進行優化，提升工作效率，促進事業單位積極穩定并且長遠的發展。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業度不夠

很多的事業單位在工作當中，忽略了檔案管理工作的重要性和專業性，目前的情況下，檔案管理的工作人員缺少專業的知識和專業的能力，而且很多的檔案管理人員也沒有經過系統專業的培訓就上崗，缺少了專業度。對檔案收集的要求、裝訂、整理的工作不夠認真仔細。還有些單位的檔案管理工作人員人兼多職，人員流動性大，變動頻繁。這些問題都直接影響了檔案管理工作的穩定性，也影響了工作效率。

（二）檔案信息化程度不高

社會在不斷的進步，互聯網技術也在突飛猛進的發展，信息技術已經融入到生活的方方面面，在檔案管理中應用互聯網技術實施信息化管理的優勢也日益凸顯，但是在實際操作過程中，很多單位還不能很好的應用信息化的技術。導致檔案管理的效率很低，對于單位里些混合的文件也不能起到合理的監督作用。

（三）管理制度流于形式，執行力不夠，不完善

事業單位檔案管理中存在很多問題，最主要的問題還是檔案管理制度混亂。一些單位對檔案管理工作不夠重視。國家頒布了很多關于檔案管理的法律法規，如《檔案法》、《檔案管理辦法》。但是很多單位對這些法規的認識不夠，執行力度也達不到。也沒有根據本單位的特點結合國家的法規制定適合本單位檔案管理辦法。因此，造成了檔案管理工作沒有具體的參考標準，也沒有具體的可執行的根據。在正常的工作當中，沒有章法可以參考，工作混亂。

二、優化事業單位檔案管理工作的方法

（一）優化并且提高檔案管理工作人員素質

每個單位最主要的核心是人，要建立一支高素質的人才隊伍，才能提高事業單位檔案管理的工作質量，也才能提升工作效率。事業單位的領導同志也要足夠的重視檔案管理工作，意識到檔案管理與單位發展之間重要的關系，定期的給檔案管理人員進行培訓，組織人員外出學習，制定適合本單位的人才培養的技術，也結合本單位的實際確定一套科學的評價考核體系和激勵機制。對于過去的工作有更好的評價，對于表現好的員工有更好的獎勵，提高工作的積極性。同時也要完善人才培養目標，將檔案管理工作列入單位整體發展和規劃當中，更好的促進人才的選拔和發展，也讓事業單位檔案管理工作有個整體水平的質的提高。

（二）優化檔案管理體系

在有了一支高素質的人才隊伍之后，對于檔案管理，還應該建立一套科學的管理體系，用來約束和規范檔案管理人員的行為，增強他們的工作責任心，強化他們的管理的意識和積極性。要他們從現有的實際情況出發，結合本單位檔案管理中存在的問題，制定出適合本單位檔案管理的制度。促進單位整體的工作效率的提升。具體的實施上，第一，單位的管理人員要認真做好各項基本調研，結合本單位的具體情況制度出實施度比較高的制度和規定，基本要求是從實際出發。第二，要保證制度可以有效的實施，操作性要高，制定的規章制度和內容也要能明確的規范工作人員的行為準則和思想，并且有積極的引導作用；第三，制定的制度要人性化，要符合單位員工的個性工作特點，員工可以積極并且自覺的投入到日常工作當中，畢竟管理并不是一種束縛，是為了更好的工作。這些制度要更好的體現對于員工的體恤和關懷，但是檔案管理制度也要具有權威性，有獎懲制度和評價標準，連接著單位員工的日常量化考核和單位領導的升職，用制度約束人，更好的讓單位員工執行制度規范。

（三）加強電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系的優化路徑

目前事業單位在檔案管理當中主要的工作方式還是紙質檔案的管理。隨著信息技術的發展，檔案管理數字化成為了必然的趨勢。檔案管理數字化可以有效的提高工作效率。很多單位目前還沒有普及信息化檔案管理，可以采用數字化與紙質檔案相結合的管理模式。在實際的工作中，可以采用日常的管理模式進行歸檔，收集然后將收集的資料錄入計算機當中，形成電子檔案，方便查閱和尋找，提高工作效率。

三、結束語

優化事業單位檔案管理，首先要改變觀念，運用現代化的技術，在新的管理理念之下實施管理。在具體的工作過程當中，熟練的運用各種技術和社保，沖破傳統觀念的束縛，建立有效并且完善的管理機制，確保單位檔案得到合理的保管，為大家提供更加便利的服務。endprint