論大型企業文秘人員“生存”技能

歐陽孟強

【摘 要】大型企業中樞部室是辦公室，文秘崗位是辦公室中樞崗位，起到承上啟下、溝通協調、服務保障的樞紐作用。做好文秘工作，要有扎實的功底，要有豐富的知識儲備和較強的寫作能力，要有對企業大局的思考和廣闊的視角等等，只有不停地學習，不斷地豐富自己，才能不斷地成長，適應工作崗位的需要。

【關鍵詞】傳達；方法；學習

文秘工作是文書工作和秘書工作的總稱，是大型企業日常工作的重要組成部分。它是實現企業職能的重要手段，又是承上啟下，聯系內外，溝通左右的紐帶，為領導工作起著參謀和助手的作用。文秘人員要在大型企業“生存”下去，要具備以下技能。

一、勤學習，不斷豐富內涵

企業的發展要順應社會的發展，當今時代是一個風起云涌的時代，信息化、大數據、AI智能的快速發展讓各個行業的發展既面臨著前所未有的機遇，同時也面臨著生死存亡的考驗，“市場不相信眼淚”，同樣的，企業也不需要無用之才，只有不斷地快速適應時代的發展，企業才能更好更健康的發展、生存下去，作為企業重要樞紐的文秘工作人員更是要適應社會和企業的發展。

要全方位涉獵各類知識。大型企業的經營范圍一般就比較廣泛，大多涉獵不同行業、領域，企業文秘人員就要對企業的方方面面所有了解和掌握，這就需要盡可能的廣泛涉獵各類知識，且越多越好，不管與企業的經營范圍是否有關。很多人會質疑，學那么多跟企業無關的知識是不是浪費時間，其實不然，社會是一個整體，所有的行業或多或少有存在著聯系，我們學的越多，在使用的時候才能出類拔萃、才能旁征博引，比如，學習邏輯學，對于文字秘書在謀篇布局時會提供參考。研究國家大政方針政策，是提出企業發展思路的基石。要深入學習專業知識。術業有專攻，文秘人員就要對崗位的工作技能進行深入了解和分析，然后進行針對性的學習、鍛煉，文書工作需要上傳下達，需要文件處理、分析，需要對文稿進行排版、審核，這就需要細致了解企業領導分工、熟悉企業政策方向、熟記公文格式規范等等，比如，文書工作人員在文稿審核過程中要進行排版（很多企業不設專門的文稿排版人員，一般由文書人員兼任），這就需要對排版工作由準備的把握，而當前使用文稿排版規范主要遵循的是中央辦公廳、國務院辦公廳于2012年4月16日印發《黨政機關公文處理工作條例》，這就需要對條例進行學習、掌握，同時配套相關的應用指南一類的書籍，對公文用紙幅面尺寸、版面要求、編排規則、印制裝訂要求進行全面的熟悉掌握，才能勝任文稿排版的工作；秘書工作經常腰撰寫文稿，就要不斷學習寫作的方法的技巧，勤學多練。同時，要熟悉公文寫作的各類文體，通知怎么寫，通報怎么寫，兩者的主要區別有哪些都要進行了解，否則，就可能出現通知、通報混用的情況，貽笑大方。不管是文書還是秘書，都要對專業知識進行深入學習和掌握，因為這是安身立命的基礎和前提，也是服務好企業的根本和必須。

二、善表述，做好上傳下達

表述，是指口述個人對某實際特征的觀察結果，在這里用作在工作中對領導交辦的事項，下級單位請示的事項，其他單位考察交流文函的原意表達。“差之毫厘、謬之千里”，如果不能原意的表達所需要傳達的意思，很可能會出現截然相反的結果，比如說領導安排事項時，明確了牽頭部門，配合部門，牽頭、配合的順序就一定不能搞錯，因為牽頭部門一般是業務的專業辦理部門，如果把配合部門安在牽頭部門身上，那么事情的辦理結果可能就會偏離方向，從而達不到理想的效果，追究起來的話文秘人員有著直接責任。

在工作中，文秘人員要準確掌握領導的意圖，這就需要對領導平時的言行就行認真細致的觀察，這樣才能更好、更快地去領會領導所要表達的想法；同時，要敢于發問、善于發問，發問的前提是要做好充分的準備，需要問什么，要明確什么，這個一定要搞清楚，比如，對領導交代的事情不是特別清楚的時候，為了避免出現傳達錯誤，就需要向領導進一步請示，請示之前，要做好充分的準備工作，比如事情的大致概況，要實現的目標等等，這樣在請示過程中才能有的放矢，用最簡單明了的語言表達自己的意思，獲得自己想要的內容，進而準備的傳達。上傳下達，不止是對人的意圖的傳達，還包括對文件的傳達，現在很多大型企業都在使用OA辦公平臺，文件由文秘人員按照領導的審閱意見進行流轉，一般來說，這樣的上傳下達是最簡單的，因為它是由文字的形式出現，而不會出現上面因表達或者理解有誤從而出現差錯的情況。作為文秘人員，你如果這么認為的話，那就大錯特錯了，一般來說，文字簡單明了，按章操作就行，其實這里面也是很有講究的，比如一些比較緊急的文件，在處理過程中，文秘人員要實時跟蹤，不能一放了之，出現滯留情況時，要及時提醒催促，避免流轉卡殼；一些大型企業領導層較多，領導簽署意見時，有時不寫全稱，而是以形式代之，如“請孫總閱處”這個批閱意見，單位只有一個孫總，那么文件直接轉給孫總，若公司出現兩個甚至更多的孫總時，該怎么辦？文書人員就要根據文件內容和領導分工進行流轉，拿捏不準的要請領導明示。情況各有不同，但是方法都是共通的。

三、掌方法，力爭游刃有余

上面就文秘工作人員的基本要求做了簡單說明，會了不難，但是作為企業的樞紐，文秘人員在做好業務工作的同時，更要精益求精的去找好的工作方法，一個好的工作方法往往會起到事半功倍的效果。在企業中，不論在任何崗位，大家的目的都是一致的，取得更高的薪水、獲得更高的職位，這不僅需要扎實的業務功底，還需要突出的綜合素質，綜合素質則主要體現在干工作的方法上。

物競天擇，適者生存，這句放之四海而皆準的話，在企業中一樣適應。很多人認為，作為文秘人員，離企業管理層最近，往往也有著更容易進步的渠道和路徑，這話說的也對，也不對，離領導進，升職的機會可能要多些，也不對，崗位競爭的壓力也更大；而且，往往一個小事故就會失去晉升的機會。文秘人員從事的工作比較繁雜，而且需要經常應對突發的事情，一旦稍有疏忽，就會造成不可彌補的損失，對企業和個人造成不好的影響。為了更好地處理工作，文秘人員就要掌握高效的工作方法，遇事不亂，從容面對，才能有條不紊的處理好繁雜的工作，獲得領導的好評，得到升職加薪的機會。比如，遇到緊急重要事情時，要按照“急事緩辦”的原則來處理，首先要保持大腦清醒，要先匯報相關分管領導，同時報告給辦公室主任，告知事情的處理過程，并做好記錄，這樣的話既能確保領導在第一時間知曉事情，又能讓辦公室主任知曉事情始末，使事情在最短的時間內得以解決，這種特事特辦的事情一定要在熟知領導分工的前提下去通知，拿捏不準的要先包括辦公室主任，由辦公室主任進行處理，否則，只會出現“好心”辦壞事，不但事情沒解決好，領導對辦事人員也會產生不好的印象。在日常工作中，文秘人員要想學會好的工作方法，就需要多聽、多看、多想、多練，經常向身邊的同時學習，只有不斷的借鑒、實踐、積累，才能形成一套自己的工作方法，才能在工作中不斷地成長進步，才能游刃有余的干好自己的本職工作。

行百里者半于九十，文秘工作比較單調，枯燥，很多人在長時間的工作中出現了懈怠的心理，干工作沒有激情、得過且過，久而久之就會消極怠工，而文秘工作容不得半點馬虎，這樣的工作態度往往會出現錯誤，嚴重者可能會丟掉“飯碗”。要想干好文秘工作，就要持之以恒的保持飽滿的工作激情，加強學習，豐富自己；掌握方式方法，干好本職工作，只有這樣，才能在企業中不斷地成長進步，實現企業與個人的“雙贏”。

【參考文獻】

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