學校檔案信息化管理水平的提升措施研究

帥愛華

摘 要：隨著互聯網在生活各方面的不斷深入，學校檔案管理也應向著信息化發展，這是檔案工作者未來工作環境、工作狀態的必然趨勢?；ヂ摼W的融入能夠讓學校檔案管理更強調效率性、科學性以及規范性，讓檔案管理工作更具高效性。本文首先分析了現階段學校在管理檔案工作中表現出的弊端，并在此基礎上以信息化管理為切入點，研究了檔案管理的優化措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化管理；優化措施

隨著現代化教育的不斷推進，在學校檔案管理工作中信息技術正逐漸滲透至工作的方方面面，為檔案管理工作質的飛躍帶來了新的希望[1]。根據目前學校檔案管理水平而言，仍存在不少弊端，例如重視程度不足、管理水平落后、數據庫建立不完善等等，影響了檔案管理的信息化發展[2]。本文以學校檔案管理為主線，研究了信息化管理的優化策略。

一、現階段檔案管理存在的弊端

（一）體制不健全

學校的檔案管理涉及到方方面面，信息量大、種類繁多，必須在體制上健全化，完成對檔案信息的科學分類并確保信息的真實性。以對學生的檔案管理為例，涉及到多層面信息，需要學生所在年級學院、后勤部、教務處、財務部、團委、就業部等多方面均提供真實信息，確保部門之間的獨立性以及信息的真實性[3]。目前，學校在此方面的管理更偏向粗放型狀態，導致檔案內容未全面填寫，存檔、采集數據等方面缺乏統一標準，審核階段過于寬松，材料接收偏向隨意性，檔案存在頻繁丟失情況。

（二）管理方式過于傳統

現階段仍有不少學校在檔案管理方面沿用了傳統模式，即使用紙質文件來管理各類檔案。隨著檔案工作要求的不斷提升，學校面臨的檔案類別及數量將有爆發性增長，傳統紙質檔案已經無法保障信息的全面性。加上紙質檔案在接收、存儲、管理等方面的弊端，易出現損毀情況[4]。另外，紙質檔案導致信息無法實時共享且缺乏全面性，用人單位在接收學生時難以在第一時間了解學生在校表現等情況，無法充分發揮檔案的功效。

（三）專業人才儲備不足

目前檔案管理人員不僅需要具備基本的檔案文件管理意識，還需要熟練應用電子計算機來實現檔案的電子化管理。目前不少學校在檔案管理人員安排上更偏向于教師擔任，缺乏檔案管理專業人才。在這一點上，其原因可歸咎于學校重視程度不足，造成檔案管理工作缺乏足夠的硬件設施及資金投入，檔案管理信息化建設呈現出遲緩發展狀態。

二、信息化檔案管理的優化措施

（一）重視人才儲備

作為人才培養基地，學校在檔案管理方面也應重視人才的儲備，確保檔案管理聘用高素質綜合性人才。除了基礎教育工作之外，還應加大檔案管理者的職業道德教育以及職業能力培訓。具體而言，可根據學校實際情況以及現階段檔案管理工作呈現的弊端，有針對性的開展一系列培訓工作，培訓必須具有持久性以及規劃性，切不可要求檔案管理工作者通過一次培訓提升自身能力。檔案工作管理隊伍必須熱愛檔案管理并具有較強的責任心，在扎實的檔案管理知識儲備基礎之上結合先進檔案管理技術，不斷豐富自身知識儲備以及檔案管理技能，讓信息化檔案管理狀態真正實現。

（二）完善管理體制

現代化建設在檔案管理中的融合離不開校方的重視以及相關管理體制的完善。校方在建設檔案管理隊伍時必須明確專業性，區分專職與兼職人員，定期組織會議了解階段性檔案管理存在的問題、面臨的挑戰以及發展趨勢。加大信息化建設中的投入，包含計算機、組織培訓、各類數據庫管理軟件等，并將檔案人員的培訓費用以及軟硬件的購置、維護費用均列入工作預算之中，讓檔案管理體制更為健全化。除此之外，由于檔案在信息化狀態下可容納更多資源，因此可強化數據庫利用率，讓檔案的涵蓋信息更為全面。工作人員應樹立檔案管理意識，高度重視檔案信息的全面性與真實性，在資料審核時嚴格把關，確保歸檔于數據庫的資料均真實有效。

（三）落實基礎建設

信息化檔案管理的發展離不開基礎業務建設。首先應確保在電子檔案管理過程中每位管理人員均了解其操作，避免出現數據庫內容不真實或電子信息遭到損壞情況。工作人員在管理檔案過程中嚴格遵循操作規程及歸檔制度，階段性審核電子檔案是否存在錯誤和遺漏情況，重視檔案的形成、積累、收集、鑒定、歸檔過程。其次，在數字化檔案工作進程過程中應根據學校具體情況，從檔案的重要程度以及查閱頻率著手，將檔案分為不同類別，以便于對檔案的高效率管理。最后應重視數據庫建設，包含學生信息數據庫、教學資源數據庫、后勤儲備數據庫等等，對數據庫中資源明確分類、方便查找，提升檢索快捷性。

三、結束語

綜上所述，信息化時代下學校檔案的管理朝著數據化、電子化方向發展已經成為了必然趨勢。校方應重視檔案管理技術水平的提升以及專業人才的儲備，了解現階段檔案管理工作呈現的弊端以及落后性，有針對性地強化學校檔案工作，提升檔案管理有效性。

參考文獻：

[1]武云霞，于艷.檔案信息化：學校創新發展新動力——南京市瑯琊路小學創建省5A級數字檔案室紀實[J].檔案與建設，2017，No.342 06：76-77.

[2]劉巖.“互聯網+”背景下高校學生檔案信息化管理途徑解析[J].辦公室業務，2017，No.274 17：54.

[3]陸芳.基于數字技術發展背景探究高中學校檔案工作信息化管理模式[J].辦公室業務，2013，No.180 19：168-169.

[4]張仙玉，李鵬.本科教學評估視域下高校教學檔案信息化管理探析[J].佳木斯職業學院學報，2016，No.166 09：488+491.endprint