電力系統電子檔案管理現狀及發展方向探究

張媛

【摘要】：電子信息技術日益發展迅速的今天，檔案管理工作也融入了電子信息技術。使得電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式，檔案的安全性、實用性都大大提高。本文主要針對電力系統的電子檔案管理工作進行分析，探究其中的問題，以及未來發展的方向，希望能夠為檔案管理工作帶來一些幫助

【關鍵詞】：電力系統；電子檔案管理；現狀；發展方向

引言

隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學化管理，可以提高企業內部檔案的管理水平，為企業的發展提供可靠的參考依據。然而，目前我國許多企業在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。

1、電力系統電子檔案管理存在的問題

1.1是電子檔案的完整性問題

在我國電力系統電子檔案管理發展中，電子檔案管理存在真實性、完整性的問題，使得檔案的原本價值受損。對于電子檔案而言，其獨立性和變化性是其重要的特點，而電子檔案并不是固定不變的，管理人員可以隨著事情的變化進行檔案的修改，然而在修改之后其缺乏校驗工作的保障，因此使得電子檔案的真實性和準確性存在嚴重的缺失。有些時候，檔案管理人員由于沒有根據要求，嚴格進行電子檔案的校驗和審核，因此導致電子檔案中存在很多的問題得不到及時的發現和修正，除此之外，因為現代電子檔案的系統安全系數較低，因此很容易被篡改。

1.2 電子檔案專業管理人才短缺

由于現階段，許多企業檔案正在由實體檔案形式向電子檔案形式轉變，其在檔案管理工作上的結構安排還不到位，導致電子檔案管理缺少專業技術人員，影響了電子檔案管理效果。專業管理人員的缺失，首先會影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經常會出現檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實性。其次，電子檔案專業管理人員的缺乏，還會制約企業對電子檔案管理工作的創新，檔案管理理念還停留在實體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據信息時代的發展對電子檔案管理體系進行及時更新，導致電子檔案管理工作與企業發展不相符。

1.3電力系統電子檔案利用率偏低

檔案管理這項工作相對較為繁瑣，所以總是有很多的問題不斷出現在實際管理過程中。但是，就現在電子檔案管理實際情況來看，大多數工作人員無法對其中存在的相關問題予以收集整理，且也不能做出合理的分析和妥善的處理，以致于許多重要的信息都被丟失，從而無法保證檔案的真實性、完整性，大大制約了電子檔案管理的發展。除此之外，績效考核制度不完善仍然是當前電子檔案管理中普遍存在的一個問題，諸多管理人員在實際工作中責任感不強，不重視網絡平臺建設和網絡信息的收集，造成電子檔案利用率不高，電子檔案應有的價值也未充分體現出來。

2、電力系統電子檔案管理工作改進策略

2.1確保電子記錄管理的完整性

使用現代技術措施對電子檔案管理的真實性，原創性和完整性的進行保護，使其信譽得到提高。管理人員可以通過背景信息和元數據等方式來驗證電子檔案管理的真實性，原創性和完整性，或采用存儲用戶的相關信息進行認證以及消息認證。如果使用信息，則必須通過認證才能獲取信息；使用數字簽名，光筆簽名等簽名技術。還可以使用防火墻技術在組織與其他系統網絡之間建立障礙，避免檔案管理系統被非法訪問或盜竊。做好電子檔案備份以及對電子檔案加密技術等等。使用這些措施將有助于電子檔案管理的真實性，原創性和完整性的維護，提高人們對電子檔案管理的信心，使更多的企業和機構能夠更放心的使用。與傳統紙質檔案管理不同，電子文件管理的核心是信息存儲的安全。文件歸檔管理存儲專用文件管理室，手動對文件進行管理和保護，使文件的安全性受到保護。而電子文件管理是利用互聯網傳輸和共享數據，因此，電子文件管理的安全性考慮到單臺計算機對數據存儲的安全性，還要根據互聯網的特點設計和使用分布式數據存儲技術。根據一定的策略和算法分配存儲在遠程位置的電子文件數據，還可以對所有的數據進行備份，使電子文件在被損壞之后，能夠快速的恢復。

2.2對電力系統電子檔案進行動態管理

由于企業是不斷發展的，其在各項交易活動中會不斷生成新的電子檔案。為了保證電子檔案信息的及時性，企業需要針對自身的發展趨勢，對電子檔案進行實時動態管理，以確保電子檔案不會缺失。首先，企業要明確檔案管理部門在檔案動態管理中所要負責的內容，保證電子檔案管理工作的各個環節都有專人負責。其次，企業在對電子文件進行收集與整理時，要對電子文件進行分類和檢驗，并及時歸檔，要保證電子歸檔的時間與準確性，以確保檔案信息能夠得到及時更新。此外，還要做好實體檔案的數字化工作，保證電子檔案信息與原始信息全面一致。

2.3增強電子檔案管理意識

在新的市場經濟環境下，電子檔案管理人員應從傳統陳舊的觀念與工作態度中突破出來，重新認識電子檔案管理工作，將電子檔案管理的相關規章制度予以有效執行，進而促進管理意識的不斷增強，進一步規范發展電子檔案管理。同時，在實際工作中還需對管理的規章制度進行規范，制定科學合理的電子檔案管理績效考核標準，以促進電子檔案管理人員綜合素質與專業水平的提高，最終使電子檔案管理工作的整體效用均得到提升。

2.4完善電力企業的電子檔案管理政策

在文件內容的形成，處理，歸檔，管理和使用電子文檔的各個方面可能會發生變化和丟失，因此需要管理人員具備熟練的操作技術，并嚴格的根據相關的管理措施進行操作，實現檔案管理標準化發展。為了保障電子檔案的真實性就需要建立嚴格的制度來予以保障，通過制度要求和規范，使得電子檔案管理人員能夠嚴格的按照管理要求進行操作，減少真實性缺失問題。

結語

總之，在現代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發展的主要方向，電力企業非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責任制度，還要選拔和培養優秀的員工，為管理工作提供更加堅實的人才基礎，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進行，希望電力企業能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業發展提供更強的動力。

【參考文獻】：

[1]王靜. 新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 經營管理者，2016，（11）：275.endprint